Решение
Реализация проекта
Методология и архитектура системы
Мы выстроили архитектуру управленческого учета на базе Бит.Финанс. Система станет центральным инструментом для работы с платежами и финансовыми заявками. Регламентированный учет продолжится в 1С:Бухгалтерии.
Основные задачи проекта:
01 внедрение централизованного казначейства,
02 перенос процессов согласования заявок в систему,
03 унификация финансовых справочников,
04 настройка бюджетирования и план-фактного анализа,
05 создание гибкой системы прав доступа,
06 организация обмена данными с бухгалтерскими базами.
Унификация справочников
Ранее в разных системах заказчика использовались свои классификаторы финансовых статей и ЦФО. Это стабильно приводило к несоответствию управленческой отчетности и бухгалтерских данных. Мы произвели унификацию справочников между:
— Бит.Финанс
— 1С:УНФ
— 1С:Бухгалтерией предприятия
Так к единой структуре пришли статьи движения денежных средств, статьи финансовых оборотов и центры финансовой ответственности. Появилась сопоставимость данных между управленческим и бухгалтерским учетом.
При проектировании структуры мы отказались от избыточной детализации аналитик и добавления дополнительных блоков. В системе реализован минимально необходимый набор аналитик — ЦФО, проекты, статьи БДДС и договоры. Это позволило оперативно запустить систему и снизить нагрузку на пользователей.
Команда клиента будет постепенно расширять аналитическую модель. Бит.Финанс поддерживает добавление аналитик без изменения базовой архитектуры, но их число ограничено настройками.
Казначейство
Ключевым модулем проекта стало казначейство.
Все заявки на оплату формируются и проходят согласование в Бит.Финанс. После оплаты документы выгружаются в бухгалтерскую базу сугубо для отражения операций в регламентированном учете.
Процесс управления платежами выстроен как единая система. Что в него входит:
1.Создание заявок и реестров.
Заявки на расход средств формируются в системе и после согласования попадают в реестр платежей.
2.Формирование платежных поручений.
3.Выгрузка в бухгалтерские базы.
4.Платёжные документы распределяются по бухгалтерским базам, каждая из которых соответствует своему юрлицу. Разграничены права и ответственность.
5.Отправка в банк.
Из бухгалтерских баз поручения передаются в клиент-банк.
6.Фиксация факта оплаты.
После платежей выписки загружаются обратно в Бит.Финанс. Система отмечает факт исполнения и сопоставляет с заявками. Мы помогли клиенту отказаться от согласования платежей через таблицы.
Работа с группой компаний
Компания Факт ведет деятельность через несколько юрлиц. Сотрудники могут участвовать в проектах, относящихся к разным компаниям группы. При проектировании системы мы учли взаимосвязь между проектами, юрлицами и пользователями.
В Бит.Финанс выстроена модель работы с группой компаний. Каждый проект связан с конкретным юрлицом, а финансовые операции учитывают эту связь.
Так можно корректно распределять финансовые данные между компаниями группы и сохранить прозрачность управленческого учета.
Бюджетирование и план-фактный анализ
Основной аналитикой в системе выступают центры финансовой ответственности (ЦФО). Бюджетирование помогает фиксировать фактические данные по платежам и анализировать отклонения.
В компании используется механизм:
— планирования расходов
— контроля лимитов
— анализа фактических платежей
— сопоставления плановых и фактических данных
План-фактный анализ позволяет руководству быстрее принимать финансовые решения и эффективнее контролировать использование бюджета.
Алгоритмы согласования
Одной из сложных задач на проекте стала настройка гибких алгоритмов согласования заявок.
Мы выстроили механизм маршрутов согласования, позволяющий корректно обрабатывать финансовые сценарии компании. Маршруты формируются автоматически и зависят от нескольких факторов:
— проекта, в рамках которого формируется заявка,
— юрлица, к которому относится проект,
— центра финансовой ответственности,
— типа платежа,
— наличия контрагента и договора.
В некоторых случаях процесс согласования требует создания контрагента или договора в системе. Тогда в процесс вовлекаются специалисты по первичной документации.
Настройка алгоритмов согласования позволит корректно обрабатывать заявки для группы компаний и учитывать специфику внутренних процессов.
Настройка прав доступа
Мы решили реализовать ограничения по нескольким уровням:
— доступ к данным по ЦФО,
— доступ пользователей к документам, в которых они непосредственно участвуют,
— ограничения на часть управленческой информации.
Особое внимание уделили защите чувствительных данных, связанных с расчетами по зарплате. Грамотно выстроенная система ролей дала разграничить доступ пользователей и повысить безопасность финансовых данных. Это важно для команды заказчика.
Интеграция и обмен данными
Настроили систему обмена данными между Бит.Финанс и бухгалтерскими базами. Особенностью архитектуры стало использование отдельной управленческой компании в системе Бит.Финанса. Она предназначена для формирования управленческой отчетности и не участвует в обменах с другими системами.
Обмены с бухгалтерскими базами подключаются постепенно — по группам юрлиц. Такой подход позволил аккуратно внедрять систему и минимизировать риски для бизнес-процессов.
Внедрение без доработок
Особенностью проекта стало требование заказчика не делать доработки системы. Так что задачи по автоматизации УУ мы решили исключительно с использованием стандартного функционала.
Это потребовало глубокой настройки системы: алгоритмов согласования, ролей пользователей, механизмов трансляции данных и обмена с бухгалтерской системой. Несмотря на это, мы построили полноценную систему казначейства, которая работает эффективнее прежнего набора инструментов.
Результат
На момент подготовки кейса внедрение системы находится в активной стадии. Бит.Финанс уже становится центральным инструментом управления платежами и финансовыми заявками в компании.
Ранее управленческий контур был распределён между инструментами: 1С:УНФ использовалась для сбора управленческой информации, а согласование заявок и платежей происходило через Google-документы. Такой подход усложнял контроль финансовых процессов и замедлял принятие решений.
Команда WeJET помогла выстроить единую архитектуру управленческого учета на базе Бит.Финанс. Система постепенно берет на себя функции казначейства и интеграции финансовых данных.
Совсем скоро внедрение позволит:
— сократить время, требуемое для принятия решений по оплатам,
— уменьшить количество ошибок при согласовании документов,
— более быстрое получать управленческую информацию,
— повысить прозрачность финансовых процессов.
Уже реализованы ключевые изменения:
01 Заявки на оплату формируются и согласуются в единой системе.
02 Маршруты согласования учитывают ЦФО, тип оплаты и структуру договоров.
03 Унифицированы справочники между Бит.Финанс, УНФ и 1С:Бухгалтерией.
04 Настроена система прав доступа для защиты управленческих данных.
05 Сформирован единый контур финансовой информации для управленческого анализа.
Заказчик доволен текущим форматом взаимодействия с командой WeJET. После завершения внедрения казначейства планируется дальнейшее развитие системы. Следующим этапом станет проект по внедрению бюджета доходов и расходов (БДР), а также развитие блоков договорной работы и закупок.
Мы продолжаем сотрудничество с командой Факта и поддерживаем систему на этапе развития. Наши разработчики активно консультируют инхаус-команду клиента, помогая совершенствовать финансовую систему.
