Решение
На старте работы команда WeJET провела предпроектное обследование. Мы организовали цикл интервью с представителями организации. Зафиксировали, какие бизнес-процессы нужно реализовать и корректно настроить.
Новый сайт будет выполнять информационно-аналитическую роль. Партнеры НКЦ будут читать тематические новости и большие аналитические материалы, делиться ими. Пользователи смогут знакомиться с выпусками журнала НКЦ. На сайте будут доступны платные услуги партнеров. В дальнейшем появится и их продукция.
Мы разработали главную страницу. Она формируется динамически из материалов, которые есть на сайте, в том числе, из личного кабинета. Пользователь может сохранять новости в ЛК, а именно, в избранном, чтоб почитать позже. Пока подгружаются только новости, в дальнейшем появится и информация по продукции.
Доступны версии сайта на русском и английском языке. В дальнейшем проект станет мультиязычным. Добавится китайский и другие языки.
Мы сделали интеграцию сайта с Битрикс24. Пользователи могут задавать вопросы по интересующим их услугам. Их обращения отправятся в CRM-систему.
Важной частью нового сайта является личный кабинет. Расскажем подробнее:
1. Реализовали возможность оставить запрос на инвестицию.
В личном кабинете партнеры НКЦ рассказывают о проекте. Заполняют и отправляют специальную форму. Далее администратор получает уведомление и видит заявку. Он может опубликовать запрос. Заявка появится на главной странице и на странице с инвестициями, где ее увидят заинтересованные лица. Пока сама по себе страница инвестиции непубличная, но виден список компаний, запрашивающих инвестиции.
2. Пользователи смогут размещать информацию о своих продуктах и услугах.
Все продукты партнеры также смогут презентовать на главной странице и в списке продуктов. Для этого они будут заполнять форму в личном кабинете с разделами, позволяющими оформить продукт. Это большая сложная форма со множеством полей, которые подскажут партнерам, что от них требуется, и упростят сбор информации.
После заполнения форма отправляется на модерацию, и только после ее прохождения появляется статус «опубликовано». Возможность выкладывать на сайте продукцию будет вскоре доступна как для российских, так и для иностранных партнеров. Сейчас этот функционал временно скрыт от пользователей.
3. Партнеры НКЦ будут добавлять на сайт проекты.
Это будет запуск проектов, завязанных на торговых операциях. Организаторы проектов смогут делиться с другими партнерами своими идеями, требующими инвестиций и развития.
Таким образом, внутри личного кабинета будут доступны три сложных формы. Мы провели большую работу, чтобы упростить заполнение для пользователей и обеспечить для них позитивный UX. Большие сложные формы для упрощения разбили на многочисленные мелкие этапы. Сделали сохранение незаполненных форм, чтобы к ним можно возвращаться. Пользователи смогут открывать черновики и продолжать работу над ними.
4. В личном кабинете появится другой дополнительный функционал:
- раздел «Избранное» для сохранения полезных материалов,
- возможность зарегистрировать физическое лицо или юридическое лицо,
- возможность сохранить профиль компании.
Мы планируем добавить на сайт информацию по представительствам, интерактивную карту по партнерам НКЦ и их полный список.
Обеспечили автоматизацию процессов с помощью инструментов Битрикс24
Команда провела предпроектное обследование, составила схему работы клиента и план проекта. Согласно требованиям бизнеса были продуманы воронки и автоматизации.
Мы развернули и настроили корпоративный портал на мощностях клиента, а параллельно развернули dev среду.
На первом этапе внедрения была реализована воронка с двумя вспомогательными смарт-процессами и связь между ними, настроены этапы с базовой автоматизацией. На каждом из этапов разработаны процессы, посредством которых исполняются автоматические задачи и передаются данные между связанными сущностями в разных разделах CRM.
Одним из процессов, который был настроен, стала выдача карт для деловых и служебных поездок в страны-участницы форума «Азиатско-тихоокеанское экономическое сотрудничество» (далее — карты АТЭС) для компаний-клиентов НКЦ. Карты АТЭС — уникальный международный инструмент, дающий право безвизового многократного въезда в 18 государств: Австралия, Бруней, Вьетнам, Гонконг, Индонезия, Китай, Тайвань, Южная Корея, Малайзия, Мексика, Новая Зеландия, Папуа – Новая Гвинея, Перу, Сингапур, Таиланд, Филиппины, Чили, Япония.
Компании смогут получать карты АТЭС благодаря подаче и оплате заявок на сайте. Частично автоматизированы процессы по сбору и оформлению документов, требуемых для оформления карт АТЭС.
Компании делают на сайте заявки, чтобы с ними связался менеджер НКЦ и помог им оформить карты АТЭС. После оплаты заявок и оформления карт АТЭС сотрудники компаний могут безвизово посещать 18 стран-участниц форума «Азиатско-тихоокеанское экономическое сотрудничество».
Как строится процесс:
Работа с заявкой делится на несколько частей. Сначала в CRM Битрикс24 оформляется анкета компании. После ее заполнения данные о партнерах подгружаются в сделку в Б24. Лиды по картам АТЭС в CRM будут формироваться двумя способами:
- Автоматически на основании информации, поступившей с лендинга при заполнении форм обратной связи. Сначала клиент заполняет форму обратной связи на лендинге, затем в CRM формируется лид.
- Вручную, на основании полученного от организации письма.
Переходим к дальнейшим этапам воронки:
После заведения лида менеджеру планируется дело. Он получает уведомление и берет лид в работу. На этапе валидации данных сотрудник связывается с клиентом. После согласования условий сотрудничества ему нужно конвертировать лид в контакт, компанию, сделку.
При переходе сделки на этап проверки анкеты клиенту автоматически направляется ссылка на анкету. Компания заполняет анкету о себе и потенциальных держателях карт АТЭС, и все данные автоматически вносятся в сделку. Автоматически формируются и направляются компании сопроводительные письма и заявления на получателей.
При переводе сделки на этап подготовки и оплаты счета менеджеру планируется дело. Получив оплату, менеджер прикрепляет документ, подтверждающий оплату, и сделка переходит на стадию «Счет оплачен».
Автоматически запускается процесс выпуска временных и основных карт. Чтобы все работало корректно, мы запустили для изготовления карт в системе два смарт-процесса.
После подписания и прикрепления письма РСПП Сделка автоматически переходит на стадию «Отправка в МИД». Система проверяет срок окончания действия паспорта клиента. Если срок менее 5 лет от текущей даты, менеджеру формируется дело о необходимости уведомления клиента.
Процесс выпуска карт для получателей карт завершается. Сделка переходит на стадию «Все карты оформлены», когда количество клиентов, указанных в полях «Карты получили» и «В получении карты отказано», становится равно числу клиентов в поле «Получатели карт». На финальном этапе сделки прикрепляется акт об оказании услуг. Менеджеру направляется уведомление.
Вот так просто и удобно реализован процесс работы с заявками на выдачу карт АТЭС.
В рамках обеспечения автоматизации процессов мы также настроили интеграцию с аналитическим сервисом Яндекс.Метрика с помощью интеграционного приложения. Нами была интегрирована телефония клиента и каналы связи.
На заключительном этапе работы мы составили инструкции для пользователей в разных ролях в системе. Провели сеансы демонстрации основных сценариев работы в системе, записали обучающие видеоролики и составили базу знаний.
Дизайн
В ходе работы над сайтом возникали небольшие сложности со сторонним дизайном. Делали исправления макетов, чтобы улучшить качество UX. Обновили дизайн и учли его соответствие брендбуку. Переверстали элементы. Упростили внешний вид форм, сделав их минималистичными.
Стек технологий: 1С-Битрикс Управление сайтом, 1С Битрикс 24 Корпоративный портал.
Результат
Новый сайт НКЦ с удобным личным кабинетом уже начал свою работу для русских и зарубежных партнеров. Разработка проекта продолжается. Для него создаются и тестируются новые дополнительные разделы.
После запуска нового сайта менеджеры НКЦ начали быстрее выполнять работу со входящими заявками благодаря автоматизации процесса оформления данных. Партнерам будет гораздо проще взаимодействовать с Центром. Ускорилась и стала структурированной обработка любых обращений в организацию.
По мере развития сайта будут упрощены и автоматизированы многие другие процедуры, касающиеся работы с партнерами НКЦ.
