Решение
Команда WeJET начала с диагностики. Провела серию интервью с менеджерами, юристами и руководством, чтобы увидеть, где именно застревают процессы. Вместо обычных списков и задач для внедрения Битрикс24 мы создали два взаимосвязанных смарт-процесса:
Согласование помещений — весь путь от заявки до финального утверждения точки.
Реестр франчайзинговых договоров — централизованный учёт всех соглашений с напоминаниями и уведомлениями.
Как это работает:
- Менеджер заполняет стандартизированную CRM-форму, после чего система автоматически создаёт карточку помещения, присваивает ей статус «Новое помещение» и назначает ответственного.
- Процесс идёт по стадиям воронки: каждая требует заполнения обязательных полей. Менеджер проверяет данные, при необходимости запрашивает уточнения и переводит карточку дальше только после их подтверждения.
- Вся информация о помещении — от первых фото до юридических заключений — хранится в одной карточке. Это исключает дублирование и делает процесс согласования прозрачным.
Реестр франчайзинговых договоров построен по тому же принципу. После утверждения помещения создаётся новый элемент договора, где:
- фиксируются ключевые параметры и даты;
- система ежедневно проверяет сроки действия;
- за 90 и 60 дней до окончания отправляются уведомления менеджеру, юристу и руководителю о необходимости продлить договор.
Теперь все участники процесса видят актуальный статус договоров и помещений в реальном времени. Решение позволило заменить разрозненные таблицы единой системой для исполнителей и руководства.
Технологии и инструменты
В проекте мы использовали основные инструменты корпоративного портала Bitrix24:
- смарт-процессы для построения независимых воронок по помещениям и договорам;
- CRM-формы для приёма всех заявок в единую систему, без участия сотрудников;
- роботы и бизнес-процессы для автоматизации стадий, уведомлений и контроля сроков;
- фильтры и базовые отчёты для оперативного анализа статусов, дат и ответственных.
Для менеджеров мы провели оптимизацию карточек сущностей: скрыли лишние поля, настроили удобные представления, стандартизировали обязательные параметры.
Команда WeJET также провела сеансы демонстрации основных сценариев работы, чтобы сотрудники быстро привыкли к новой системе.
Результат
Внедренная система для PRO.Хинкали by Novikov полностью изменила работу с франчайзингом. Теперь все данные доступны в одном окне. Менеджеры, юристы и руководство работают с актуальной базой.
По результатам внедрения за первые 3 месяца:
- существенно повысилось количество новых заявок,
- время согласования заявки сократилось более чем вдвое,
- количество просроченных договоров снизилось до нуля,
- все франчайзинговые точки подключены к единой базе и работают по единым стандартам.
Процессы стали прозрачными. Видно, на каком этапе находится каждая заявка, где возникают задержки. Поиск нужного договора занимает секунды. Достаточно ввести номер, имя франчайзи или дату.
Отчётность формируется автоматически. Можно получить статистику по активным и расторгнутым договорам, срокам и статусам в один клик. Компания получила управляемую систему, где все данные и финансы под контролем.
