Создать единую систему управления франшизой

• создать единую точку доступа к информации по всем франчайзинговым договорам и процессам согласования;
• стандартизировать ввод данных и процедуру утверждения помещений, чтобы исключить ошибки и дублирование информации;
• автоматизировать контроль сроков и этапов по договорам, обеспечить напоминания о приближении ключевых дат;
• наладить полный и своевременный учёт обязательств, минимизировать юридические и финансовые риски, закрепить корпоративные стандарты в цифровом формате;
• создать масштабируемую платформу, которая сократит цикл подбора помещения и открытия ресторана, сформирует единую базу по всей сети.

Автоматизированный маршрут обработки заявок

Команда WeJET начала с диагностики. Провела серию интервью с менеджерами, юристами и руководством, чтобы увидеть, где именно застревают процессы.

Вместо обычных списков и задач для внедрения Битрикс24 мы создали два взаимосвязанных смарт-процесса:

• согласование помещений — весь путь от заявки до финального утверждения точки;
• реестр франчайзинговых договоров — централизованный учёт всех соглашений с напоминаниями и уведомлениями.

Как это работает:

• менеджер заполняет стандартизированную CRM-форму, после чего система автоматически создаёт карточку помещения, присваивает ей статус «Новое помещение» и назначает ответственного.

• процесс идёт по стадиям воронки: каждая требует заполнения обязательных полей. Менеджер проверяет данные, при необходимости запрашивает уточнения и переводит карточку дальше только после их подтверждения;
• вся информация о помещении — от первых фото до юридических заключений — хранится в одной карточке. Это исключает дублирование и делает процесс согласования прозрачным;

Масштабирование клиента требовало единой управляемой системы, которая поддерживает рост без потери контроля и качества. Франчайзинговые договоры и согласования новых помещений ранее велись вручную, в разных таблицах и чатах. Клиенту стало сложно понимать, где согласование, какие сроки подходят к концу, что уже утверждено. PRO.Хинкали искали решение, которое упорядочит информацию и сделает процессы управляемыми.

Реестр франчайзинговых договоров построен по тому же принципу. 

После утверждения помещения создаётся новый элемент договора, где:

• фиксируются ключевые параметры и даты;
• система ежедневно проверяет сроки действия;
• за 90 и 60 дней до окончания отправляются уведомления менеджеру, юристу и руководителю о необходимости продлить договор.

Теперь все участники процесса видят актуальный статус договоров и помещений в реальном времени. Решение позволило заменить разрозненные таблицы единой системой для исполнителей и руководства.

Битрикс24 как основа цифровой экосистемы

В проекте мы использовали основные инструменты корпоративного портала Bitrix24:

• смарт-процессы для построения независимых воронок по помещениям и договорам;
• CRM-формы для приёма всех заявок в единую систему, без участия сотрудников;
• роботы и бизнес-процессы для автоматизации стадий, уведомлений и контроля сроков;
• фильтры и базовые отчёты для оперативного анализа статусов, дат и ответственных.

Для менеджеров мы провели оптимизацию карточек сущностей: скрыли лишние поля, настроили удобные представления, стандартизировали обязательные параметры.

Команда WeJET также провела сеансы демонстрации основных сценариев работы, чтобы сотрудники быстро привыкли к новой системе.

Прозрачное управление растущей сетью

Внедренная система для PRO.Хинкали by Novikov полностью изменила работу с франчайзингом. Теперь все данные доступны в одном окне. Менеджеры, юристы и руководство работают с актуальной базой.

По результатам внедрения за первые 3 месяца:

• существенно повысилось количество новых заявок;
• время согласования заявки сократилось более чем вдвое;
• количество просроченных договоров снизилось до нуля;
• все франчайзинговые точки подключены к единой базе и работают по единым стандартам.

Процессы стали прозрачными. Видно, на каком этапе находится каждая заявка, где возникают задержки. Поиск нужного договора занимает секунды. Достаточно ввести номер, имя франчайзи или дату.

Отчётность формируется автоматически. Можно получить статистику по активным и расторгнутым договорам, срокам и статусам в один клик. Компания получила управляемую систему, где все данные и финансы под контролем.