Задача и цели проекта
- Автоматизация бюджетирования через программу Бит.Финанс на платформе 1С
- Повышение прибыли на 30%
Клиент попросил нас помочь с организацией автоматизации бюджетирования через программу Бит.Финанс от 1С. На стороне компании была архитектура программ УТ 11 + Бух 3.0 коробочное решение Бит.Финанс: Управленческий учёт и inhouse-команда. Требовалось помочь с внедрением продукта и рекомендациями — по выбору и последовательности заполнения справочников, алгоритму подключения документов в управленческий учет, настройке маршрутов согласования документов, связей объектов в системе, шагов и пр.
Представители клиента пришли по знакомству. У IT-директора компании был положительный опыт работы с сотрудниками WeJET. Клиент попросил нашу компанию и компанию разработчиков ПП Бит.Финанс дать оценку по задаче и проконсультировать. В итоге во внутреннем тендере проект поручили нам, а не создателям оригинального продукта.
Чаще заказчики приходят к нам за решением критических проблем. Допустим, у них с периодичностью случаются кассовые разрывы; в середине года не могут найти «виноватых» в неадекватном планировании бюджета, или возникают сильные отклонения в бизнес-процессе, приводящие к убыткам. Это был не такой случай.
Команда Bioderma поставила цели:
1 повысить прибыль на 30%,
2 улучшить эффективность контроля над расходами и их инициаторами,
3 увеличить скорость сбора отчетности по МСФО учета со стороны финансистов,
4 уйти от процесса согласования документов по почте или на бумажных носителях,
5 сократить количество документов, которые не дошли в срок до бухгалтерии,
6 делегировать процесс планирования руководителям подразделений и повысить их вовлеченность в общие результаты компании.
Bioderma решила навести порядок в оформлении закрывающих документов. Избавиться от хаоса: от кого пришел документ, кто заказывал, действительно ли услуги оказаны по пришедшим документам. С учетом внушительного штата сотрудников это острая проблема, и актуальна как никогда с приходом ЭДО.
Была проблема упорядочивания управленческих статей, и она усилилась еще из-за того, что российский офис отправляет отчеты во французский на английском языке. Огромные файлы стыкуются в сводные таблицы. Сложно, больно и долго. :)
Основной запрос представителей клиента — уменьшить трудозатраты при обработке отчетов и закрывающих документов через автоматизацию процессов. Финансисты смогут дольше заниматься другими задачами: анализом причин, почему происходят скачки финансовых показателей, целесообразностью клиентских скидок, развитием финансовой деятельности для увеличения чистой прибыли.
Для компании важно знать, насколько эффективно отбивают себя вложения в маркетинг. У Bioderma нетривиальная и сложная система программ лояльности. Финансистам нужно понимать, требует ли она изменений, и сколько бизнес теряет/получает прибыли в итоге предоставления большого количества скидок.
В Bioderma трудятся сильные финансисты и разработчики. Обратившись в WeJET, команда хотела кураторства в сфере продуктов 1С со стороны нашего опытного сотрудника, Ольги Костериной, для консультационного внедрения. Было понимание, что нужно пойти от точечных запросов Bioderma к настройке Бит.Финанс.
Погружение в бизнес-процессы клиента
На старте мы решили разобраться, какие особенности есть в запросах у клиента, у руководства компании и ее финансового отдела. Это то, что нужно учитывать при автоматизации бюджетирования. Какие нюансы мы выявили:
1. Все расходы в компании разделяются по брендам.
Чистая прибыль компании анализируется строго по брендам. И если до gross margin это легко сделать, то оперативные расходы проанализировать уже значительно труднее. Например, сотрудник работает на три бренда. Компания хочет понимать, где и сколько часов он потратил. Если покупателями куплены товары разных брендов, рассчитывается по соотношению, сколько денег из зарплаты сотрудника отнести на каждый бренд.
Таким крупным клиентам, как Bioderma, требуется высокий темп сбора управленческой отчетности. Ежедневно возникают огромные обязательства перед заказчиками, поставщиками, сотрудниками и государством. Каждый день нужно принимать грамотные управленческие решения, чтобы не появились кассовые разрывы.
До внедрения проекта автоматизации в бизнесе уже существовала огромная продуктовая линейка, много товарных групп и крупная организационная структура (много подразделений, складов, каналов сбыта товаров). Была большая потребность анализа в разрезе каждых составляющих бизнеса. Внушительный объем данных приводит к долгому сбору отчётности, даже, когда в штате много финансистов. Это типично для команд уровня Bioderma.
Иногда эту отчётность нужно собирать в разрезе 4-6 аналитик (подразделения, товарные категории, бренды, канал продаж, статья бюджета, период, сценарий и т.д.). Руководители должны быстро принимать решения, чтобы оставаться конкурентоспособными, а не замедлять процесс.
Если есть внешние факторы, способные привести к убыткам, нужно ещё быстрее принимать управленческие решения. Например, работать ли дальше с импортером через посредников, а, может, дешевле найти поставщиков в Китае.
2. До внедрения продукта у команды была неполная картина по выручке.
Оказалось, что часть информации по акциям и скидкам отображается в системе «Управление торговлей» и не видна в проводках в бухгалтерском учёте (БУ). Ранее эти данные собирались вручную. При детальном разборе стало очевидным, что невозможно быстро проверить цифры.
Мы доработали управленческие отчеты, чтобы они стали прозрачнее. Продумали алгоритм дополнения данными в УУ так, чтобы эти данные поступали в бухгалтерию, но не влияли на регламентированный учёт (и по брендам, и по товарным сегментам, и по номенклатуре).
Теперь сотрудникам с первого взгляда на оборотно-сальдовую ведомость и управленческий отчёт понятна полнота и корректность данных в управленческом учёте. Станут прозрачнее взаимозачеты с клиентами. Это позволит точно просчитать все финансовые и управленческие показатели.
3. Мы поняли, что нам повезло с командой клиента. :) Это зрелый бизнес, готовый трансформировать процессы.
Опытным взглядом заметили, что в системе «Управление торговлей» максимально полно содержится информация по партнерам. Учтены все поставки, отсрочки, графики платежей. Единственное, чего не хватало в стройной системе — чтобы все даты и данные были перенесены бухгалтерию для точного планирования поступлений в платежном календаре.
В системе «Бухгалтерия 3.0» уже были продуманы справочники для сбора по Брендам и Проектам с использованием Субконто №3 и Субконто № 4 по 44 затратному счету в БУ. Что значительно сократила время настройки правил для перекладывания данных на счета МСФО.
Ключевое требование — сохранить конфигурацию программы типовой, чтобы не возникало проблем с обновлениями. Аналитики WeJET делали только пользовательские настройки, а программисты компании использовали дополнительные реквизиты. Финансовый директор согласилась изменять алгоритм работы, чтобы это требование сохранить. Это редкость, и она позволила сэкономить время при внедрении продукта.
Bioderma — максимально зрелый бизнес, сотрудники которого готовы к автоматизации. Осталось поставить отдельные процессы, наладить коммуникации по финансам между службами и найти драйверы развития.
