Исходная ситуация

На старте проекта в компании уже использовались «1С:Бухгалтерия предприятия» и «1С:Зарплата и управление персоналом» с базовой синхронизацией. В направлении учета обучения система работала фрагментарно. Обмен данными между бухгалтерией и отделом обучения происходил вручную. Терялась актуальность информации, появлялись дубли.

Удостоверения, счета и акты заполнялись в Excel. Каждый документ создавался с нуля. Ошибка в ячейке могла повлечь цепочку неточностей в отчётах. В компании не было единой картины по продажам, обучающим программам и расчётам с клиентами. Все процессы держались на ручном труде и памяти сотрудников, любое изменение требовало времени и проверки.

Вызовы и ограничения

Бухгалтерская база находилась на Софийской набережной без внешнего доступа. Чтобы передать данные отделу обучения, бухгалтеры выгружали их в файлы, отправляли по почте и ждали синхронизацию. Любая задержка или ошибка в файле ломала обмен и требовала повторных выгрузок.

Внутри базы не было порядка: данные накопились за годы, справочники дублировались, логика процессов отсутствовала. Нужно было разложить данные, выделить рабочие сущности и построить надежную архитектуру.

Объединили системы и автоматизировали продажи

Работу начали с переноса данных из «1С:Бухгалтерия предприятия» в «1С:УНФ». Раньше обмен шёл вручную: бухгалтеры выгружали файлы, отправляли их по почте, затем данные подменялись и возвращались обратно. Мы перенесли их на общий сервер, подключили веб-доступ и настроили прямую синхронизацию между системами.

Поскольку в УНФ отсутствует штатная интеграция с 1С: ДО, наш специалист сделал нештатную бесшовную интеграцию, чтобы связать базы данных через веб-сервис. Для этого была произведена настройка процессов в 1С:ДО, и сделаны доработки в УНФ.

После настройки обмена наши разработчики приступили к внедрению блока продаж. Клиент оказывал образовательные услуги другим организациям, и нужно было автоматизировать оформление заказов.

В блок продаж (документ заказ покупателя) добавили:

• выбор программы обучения из справочника номенклатуры;
• формирование реализаций товаров и услуг;
• автоматическую печать договоров и счетов по собственным шаблонам;
• передачу данных в бухгалтерию без ручных выгрузок.

Отдельным этапом реализовали учёт образовательных программ.

Для каждой программы фиксировались:

• вид удостоверения;
• код программы;
• количество учебных часов.

На базе заказа покупателя создается документ «Оформление удостоверений», где указываются слушатели, серия и номер документа, тип удостоверения. Номера назначаются автоматически, что исключает ручные ошибки.

Далее мы доработали программу под реестр ФИС ФРДО:

• настроили кодировки программ и справочников;
• сформировали связи с государственным реестром;
• автоматизировали печать удостоверений, дипломов и сертификатов.
• реализовать учёт по реестру ФИС ФРДО, чтобы выпускать удостоверения и сертификаты;

После запуска базового учёта в 1С:УНФ встал вопрос, как вести регистрацию и печать удостоверений. Клиенту нужно учитывать программы, выпускать документы и формировать отчёты по обучению. Готовых решений в системе не было. Мы разработали его с нуля.

В систему добавили справочник, где каждая программа обучения связана со своим кодом. Можно вести реестр и быстро находить нужные записи. В номенклатуру внесли реквизит «Вид удостоверения». При создании документа система автоматически подставляет правильный шаблон. Серии и номера выдаются по региону, это исключает путаницу.

Дополнительные внедрения на проекте

Параллельно с основным проектом в 1С:УНФ внедрили блоки закупок и казначейства. Это позволило выстроить полный цикл движения денег от заказа поставщику до оплаты. На каждом этапе система фиксирует документы и контролирует остатки.

Теперь бизнес-процесс выглядит так:

• заказ поставщику — формирование потребности;
• заявка на расход — проверка суммы и источника финансирования;
• реестр платежей — объединение заявок для утверждения;
• подпись руководителя — подтверждение и запуск оплаты.

Отдельная доработка касалась контроля кассовых разрывов. Мы настроили проверку заявок по дате и доступным средствам, чтобы исключить перерасход. Казначейство стало управляемым инструментом.

Обучение персонала и сопровождение

Обучение на проекте проводилось после каждого блока внедрения. На первом этапе пользователи прошли базовый курс по продажам и работе с заказами. Второй этап мы посвятили работе с реестром ФИС ФРДО. Показали, как оформлять удостоверения, использовать кодировки программ и делать отчёты.

Наконец, провели обучение по казначейству: создание заявки, проверка лимитов и формирование реестра платежей.

В компании 40+ пользователей: бухгалтеры, специалисты по обучению, менеджеры, руководство. Для новых сотрудников проводятся короткие личные сессии — подключение, разбор шаблонов, базовые действия.

В 5+ раз ускорили работу с обучающими программами

После перехода на 1С:УНФ работа команды клиента с обучающими программами стала на порядок эффективнее. В системе заведено около 280 программ, каждая с собственным кодом, видом удостоверения и количеством часов.

Программу используют около 40 человек: бухгалтеры, методисты, менеджеры по обучению. Теперь они работают в одной базе, видят актуальные данные и не зависят от ручных выгрузок.

Документы, которые раньше готовились несколько дней, формируются за часы. Скорость процессов выросла в 5+ раз. Сотрудники уже не вносят данные вручную: система подставляет реквизиты, нумерует удостоверения, формирует пакеты для печати и отчёты для ФИС ФРДО. Ошибки, связанные с человеческим фактором, почти исчезли.