Решение
Мы поэтапно переносили данные из УПП и последовательно адаптировали все процессы в ERP, чтобы система работала корректно. Давайте рассмотрим отдельные блоки и задачи, которые мы реализовали.
Доработали расчет себестоимости продукции в ERP
Ранее оперативное списание материалов в производство происходило без контроля остатков по складу. Фактическая инвентаризация остатков велась в конце месяца. В учете могли возникать отклонения по количеству материалов, отнесенных на ту или иную продукцию.
Как клиент решал проблему в УПП: отклонения дораспределялись на готовую продукцию специальными обработками. Себестоимость выпуска дополнительно корректировалась на конец месяца.
Корректировку себестоимости в типовом ERP реализовать сложно. Система строго ведет контроль остатков. Без использования механизма возвратных отходов уменьшить себестоимость продукции задним числом проблемно. Однако предприятию важно считать себестоимость корректно и видеть ее в отчетах, а также сохранить процесс учета затрат.
Как мы решили проблему: сделали доработку типового функционала ERP. Проанализировали типовой механизм и минимально его дополнили.
Разработали удобное рабочее место для сотрудников на участке по учету и распределению затрат на производстве. Оно позволяет управлять распределением всех материальных затрат по всему выпуску в подразделении.
Доработали типовой документ по распределению материалов и работ. Так появилась возможность сторнировать материалы, списанные в производство. Можно гибко корректировать материальные затраты, влияющие на себестоимость выпуска. Проделанная работа позволит без осложнений проводить процедуры закрытия месяца.
Реализован новый алгоритм распределения затрат в системе
В УПП статьи и способы распределения были настроены с учетом сложной базы. Механизм был доработан под запросы предприятия. В системе можно было указывать объем, вид затрат, в разных подразделениях использовались особые коэффициенты, и все эти параметры можно было переключать. Клиент попросил нас реализовать аналогичный механизм в новой системе.
Этот функционал, не входящий в типовую версию ERP, важен для точного распределения расходов, которые могут отличаться на предприятии в зависимости от особенностей упаковки, специфики конкретного подразделения и других условий.
Изначально в ERP для нужной клиенту базы распределения было возможно задать только один коэффициент распределения (плановую стоимость). Нужно было расширить этот перечень. Наше решение позволит клиенту заводить произвольное количество коэффициентов, необходимых для корректного учета распределения затрат на выпускаемую продукцию.
Настроили процесс сканирования и работу со штрихкодами
На заводе ОСЗ существует устоявшаяся сквозная система анализа движения номенклатуры, выпущенной по всему жизненному циклу (от выпуска до продаж и списания). Мы успешно адаптировали данное нетиповое решение в ERP.
Итак, после выпуска вся продукция или полуфабрикаты опускаются на паллеты, далее с двух сторон наклеиваются уникальные этикетки. Каждую паллету по своему номеру можно проследить на складах — используется специальный регистр. Мы внесли в систему возможность учёта номеров паллет и штрихкодов, а также расширили функционал складских документов.
Добавили в базе отдельную подсистему, в ней созданы специальные рабочие места для работников склада и отдела качества. Настроили взаимодействие ролей и проверку статусов. Также в подсистему включили доработанные отчеты, нетиповые обработки и документы.
Реализовали в ERP сложную систему скидок
У заказчика была выстроена сложная система скидок, включающая не только каскадные, но и кумулятивные скидки. Они зависели от различных параметров: существовали скидки для определенного типа клиентов, скидки по весу, свойствам и типам продукции, по объему продаж, для отдельных брендов. Некоторые скидки последовательно влияли на другие. Одни скидки могли «выключать» другие.
В УПП алгоритмы расчета скидок были реализованы в коде программы. Работая в ERP, мы настроили нужные скидки, максимально используя типовой функционал блока «CRM и маркетинг». Весь пул скидок бесшовно перенесён на типовой механизм. И только 2(две) накопительные скидки подключены к системе как дополнительные алгоритмы (обработки).
Доработали в системе протоколы, определяющие лимиты по скидкам
Еще одна интересная реализация. В стандартный функционал ERP заложена работа с коммерческими предложениями, но она не учитывает принятые на заводе ОСЗ практики. Мы переработали алгоритм работы с ними.
Теперь все, что изготовлено сверху конкретного протокола (аналог коммерческого предложения в системе), идет по другой цене. В системе могут проводиться проверки, сколько заказов за определённый период клиент оформил и выкупил по данной позиции, может ли дальше покупать по льготной цене, или она не действует. Система проверяет, выбрал ли клиент лимит за фиксированный период.
Создали механизм предварительного резервирования продукции
Этого механизма в стандартной системе не было. В чем была идея клиента — на крупных заказах (условно, тысяча позиций) важно вовремя делать резерв продукции. Клиент выкупает товар не сразу, и в ходе работы с заказом могут меняться менеджеры, работающие с ним.
Обычно работа с крупным заказом делится на этапы. Нужно сохранить резервы на позиции, оставленные клиентом за собой. Эта часть работы отдела продаж важна, чтобы ничего по заказу не потерялось, часто созваниваться с представителями заказчика и заново делать заявки. Безусловно, качество работы менеджеров отражается на лояльности клиентов.
С помощью доработки мы перенесли в систему сложный процесс. Расширили типовой функционал по заказам. Для пользователей сделали рабочее место для распределения резервов по менеджерам с учётом разных складов. Получилась полезная автоматизация. Заказчик уже работает с ней. Его команда может дробить на части огромные заказы, не снимая по ним резервы.
Внедрили процесс оценки поставщиков
Ранее у клиента данный бизнес-процесс был доработан в УПП. При поступлении товаров и услуг от поставщиков запускалась цепочка специальных опросов по ответственным лицам, по службе качества. Они по бланку проставляли оценку каждому поставщику. Результаты опросов шли в отчеты, отмечалось, стоит ли закупаться дальше у этого подрядчика или нет.
Мы адаптировали этот процесс в ERP. Сохранили формы и отчёты исходного процесса. Все работает корректно.
Реализовали и упростили процесс тендерных закупок
На предприятии действует система формирования списка материалов к закупке и подход к процедуре проведения тендеров. Списки по закупке должны проходить внутреннее согласование с сотрудниками подразделений. Далее объявляется формальный тендер на закупку. Данные по нему хранятся в системе.
Работа по тендерам в УПП оформлялась с помощью специального документа (лот). В каждый лот входило описание списка подходящих поставщиков. Сотрудники предприятия сравнивали коммерческие предложения партнеров (цены, условия) и вели аналитику по указанным условиям.
Мы предложили упростить процесс работы: исключить из цепочки один документ и расширили функционал документа “Заказ поставщику”. Помогли настроить согласование цепочки, включая работу с документами, которые согласуются специалистами, руководителями отделов и генеральным директором. Расширили количество статусов в системе. Настроили цепочку согласования при выполнении условий, учли все этапы и схемы по закупкам.
Обеспечили удобный функционал для закупщиков
На предприятии существовал процесс, автоматизированный в УПП, по работе с заявками на внутреннюю закупку. Происходило распределение купленных материалов по потребителям. После обеспечения потребности заявка закрывалась.
Мы предложили автоматизировать процесс через документ «Заказ на внутреннее потребление». Теперь пользователи в компании делают заявки для закупки на базе этого документа. Доработали рабочее место в ERP для формирования заказов по потребностям. В нем группируются заказы по поставщикам. В итоге получилось удобнее чем было раньше в УПП.
Использовали типовой функционал APM и расширили его. В одном окне можно будет увидеть все заявки, сгруппированные по составу, по поставщикам, подразделениям. Закупщикам проще работать в системе: легче формировать заказы, отслеживать закрытие заявок, анализировать запросы, идти от потребности на закупку до ее закрытия.
Результат
Команда WeJET успешно перенесла, адаптировала и доработала в ERP все ключевые процессы, существовавшие на заводе ОСЗ в УПП. Часть процессов перенесена без потери качества, часть процессов была улучшена и оптимизирована в новой системе.
В ERP удобно вести производственный учет и заводить спецификации; отражать все расходы и распределять их на себестоимость выпуска. Мы существенно облегчили для сотрудников ОСЗ учет закупок. Задачи по этому направлению эффективно реализованы через систему: установка цен поставщиков, планирование закупок, формирование заказов поставщикам и заказов поставщикам через АРМ. Сгруппированы данные по подрядчикам, их оценка, отчеты по закупкам.
В новой системе качественно проводится учет продаж. Менеджеры тщательнее планируют выполнение задач и контролируют соблюдение условий продаж с клиентами. Они могут заводить специальные коммерческие соглашения с заказчиками, оформлять, контролировать и вести заказы со специальными скидками.
Через доработку мы реализовали механизм резервирования продукции, который повысит качество и точность работы с большими долговременными заказами. В целом реализация товаров и ее корректировка проходит организованно, без потери данных.
Мы перенесли в ERP функционал казначейства. Отразили все процессы: создание заявок на расходование ДС, согласование заявок на оплату, создание документов оплаты. Организовали работу с Реестром платежей и Платежным календарем, плановыми поступлениями и отчетами по Казначейству.
Перенесли процесс закрытия периода в РСБУ.
Сделали бесшовную интеграцию системы ERP с 1С:Документооборот. Настроили процессы согласования документов «Заказ на внутреннее потребление», «Заказ поставщику» и «Заявка на расход денежных средств».
Сотрудничество с клиентом успешно продолжается. Мы помогаем завершить окончательный переход на ERP-систему и консультируем по вопросам, связанным с внедрением продукта и обучением пользователей работе с ним.
