Клиент обратился в WeJET, поскольку мы уже сотрудничали ранее и зарекомендовали себя опытным интегратором с нестандартными решениями. Заказчик поставил ряд трудоемких задач:
- Уйти от Excel и ручного сбора данных: до проекта отчёты формировались в таблицах, требовались недели ручной работы и длительные согласования между субхолдингами.
- Снизить влияние человеческого фактора. Ошибки при ручном вводе, разные версии файлов и несогласованность данных мешали руководству вовремя получать достоверную картину.
- Сократить время на коммуникации: раньше для консолидации приходилось связываться с сотрудниками в десятках юрлиц, что сильно замедляло процесс.
- Автоматизировать подготовку управленческой и регламентированной отчётности (РСБУ): руководство хотело получать консолидированные данные быстрее и точнее.
- Создать базу для будущей трансформации в МСФО: проект задумывался как фундамент для перехода к работам по автоматизации учета по международным стандартам.
- Обработать и структурировать массив данных: сотни тысяч проводок и отчёты десятков организаций требовали грамотного подхода к интеграции и хранению данных.
Этап обследования и запуска проекта
На старте проекта стояла задача разобраться в ведении учета в десятках баз холдинга. Обычно для этого проводят длинное обследование: разговаривают с бухгалтерами, руководителями отделов, уточняется, как ведется учет. Для таких больших холдингов это оборачивается в очень длительную работу: каждый субхолдинг работает по-своему, собрать единую картину весь трудоемко.
Мы пошли другим путем. Не стали тратить месяцы на интервью и встречи, а технически выгрузили базы и проанализировали конфигурации. Получили данные напрямую, без лишней и дополнительной нагрузки на сотрудников. Так на руках оказалась регламентированная отчетность, которую мы трансформировали в управленческую, автоматически, без ручного сбора.
Вызовы на проекте
Перед командой стояли типичные для крупного холдинга, но непростые задачи:
- Объем и скорость загрузки данных. В холдинге больше 20 баз, и выгрузка каждой занимала от 30 минут до 4 часов. К части информационных систем подключение осуществлялось через COM-соединение, что является медленной и ресурсоемкой технологией и замедляло работу. Нужно было сократить сроки, загружая ключевые данные из бухгалтерских баз и оптимизируя процесс. Это потребовало поиска другого решения.
- Доступ к базам. Организация интеграционного обмена. Возник вопрос: как правильно разложить информацию, собранную от всех юрлиц, в единой базе? Нужно выстроить структуру справочников, сохранить детализацию и избежать задвоений по всей используемой НСИ (нормативно-справочной информации)
- Единый стандарт отчетности. Целью проекта было собрать все данные: и проводки по РСБУ, и бухгалтерскую отчетность, сдаваемую в налоговые органы. При этом важно было, чтобы регламентированная отчетность стала источником для управленческой отчетности — без ручного труда сотрудников.
