Автоматизация строительного учета для компании Инсистемс

Как мы автоматизировали строительный, кадровый и бухгалтерский учет компании

Сайт: in-systems.ru

О клиенте Инсистемс

Компания «Инсистемс» обратилась в WeJET для автоматизации строительного учета, расчета заработной платы и объединения всех процессов в единой информационной системе.

Инсистемс входит в группу ЛАНИТ и занимается проектированием, монтажом и обслуживанием инженерных систем. Компания одновременно ведёт множество строительных объектов, поэтому ей требовалась единая система для учёта затрат, подрядчиков, материалов и персонала.

Задача

Переход от типовых решений к отраслевой системе

До запуска проекта учёт на предприятии вёлся в типовых программах «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0» и «1С:ЗУП 3.1». Системы решали базовые задачи, но со временем перестали отвечать масштабу компании. Количество объектов, подрядчиков и данных требовали гибкого подхода к расчетам и аналитике.

Типовая бухгалтерия не позволяла вести раздельный учёт по проектам, закладывать особенности строительных договоров. Нужно было учитывать строительно-монтажные работы, раздельные статьи затрат, специфику договоров и объектов строительства. Кадровая система и расчет зарплат в ЗУП также требовали пересмотра.

Мы предложили клиенту отраслевое решение, которое объединит бухгалтерский и кадровый контуры, обеспечит прозрачный учёт затрат и соответствие строительным стандартам.

Создаем цифровую основустроительного учета

Похожая задача стоит и перед вашей компанией?

Расскажите о проекте — предложим решение, опираясь на наш опыт и реализованные кейсы

Задача

Создать единую систему строительного учета

Каждая ошибка в расчётах строительного бизнеса может привести к задержкам и переплатам. Обычно при использовании типовых инструментов учёта строительные компании сталкиваются с рядом ограничений. Трудно контролировать процессы и анализировать данные.

В ходе обследования команда WeJET выявила ключевые проблемы, которые требовали решения:

невозможность вести раздельный учёт по объектам и договорам;
ошибки при расчётах с подрядчиками и учёте незавершённого производства;
перегруженная база с устаревшими справочниками и дублированием данных;
зависание отчётов и необходимость ручных корректировок в Excel;
отсутствие возможности подготавливать строительные формы КС-2, КС-3, М-29;
отсутствие связки между бухгалтерией и расчётом зарплаты по объектам.

Эти задачи стали основой для внедрения решения, позволившего объединить процессы в единый контур строительного и кадрового учёта.

Решение

Внедрение БИТ.Строительство и автоматизация строительного учета

Для перехода к отраслевому учёту мы подобрали комплекс продуктов: «БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО/Подрядчик» и «1С:БИТ.Строительство/Зарплата». В основу проекта легли автоматизация учёта строительно-монтажных работ, учёт незавершённого производства, распределение затрат по объектам, учёт гарантийных удержаний и формирование строительных форм.

Работа велась по согласованному плану в несколько этапов:

Разработка правил переноса. Создание собственных алгоритмов свёртывания остатков на 31 декабря 2019 года для перехода без потери данных.
Переход на чистую базу. Развёртывание новой системы без использования устаревших данных и перенос актуальных справочников.

Эти задачи стали основой для внедрения решения, позволившего объединить процессы в единый контур строительного и кадрового учёта.

Настройка синхронизации с БИТ.Строительство/Зарплата. Учёт зарплаты по объектам, проектам, формирование аналитических отчетов.
Обучение и опытная эксплуатация. Сопровождение пользователей и корректировка отчётных форм.

Основной фокус автоматизации наши разработчики сделали на блок учёта подрядчика. Он требовал отраслевой детализации и отражения специфики договоров, расчётов и учёта затрат по объектам.

Для кадрового и зарплатного контура использовали решение БИТ.Строительство/Зарплата. Оно позволило вести расчёт зарплаты по объектам и формировать аналитические отчёты по персоналу.

Особое внимание уделили переносу данных. Типового механизма миграции не существует, поэтому команда WeJET написала уникальные правила обмена. С их помощью система перенесла свёрнутые остатки на 31 декабря 2019 года.

Мы реализовали кастомную доработку — переход между системами по GUID. В новой базе появилась кнопка, которая позволяла открыть документ из старой. При нажатии на нее сотрудник обращался к старой базе и мог просмотреть архивный документ.

Профессиональная
оценка проекта

Интервью с ключевыми сотрудниками
Составление карты бизнес-процессов «как есть»
Диагностику текущих бизнес-процессов и ИТ систем
Составление карты бизнес-процессов «как должно быть»

Получите бесплатную оценку от нашего эксперта

Результат

Единая цифровая платформа для управления строительными проектами

Внедрение решений БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО/Подрядчик и БИТ.Строительство/Зарплата позволило «ИНСИСТЕМС» выстроить новую систему учёта. Все данные синхронизируются в одном месте. Руководство и бухгалтерия видят картину движения средств. Отчёты создаются автоматически.

Реализованы отраслевые формы КС-2, КС-3, М-19, М-29, автоматизирован учёт выручки по мере готовности и расчёт гарантийных удержаний. В бухгалтерии и кадровой системе устранены разрывы: данные о проектах, подрядчиках и персонале обновляются синхронно. Это сокращает время закрытия месяца и расчёта заработной платы, а также снижает нагрузку на бухгалтерию.

База данных стала компактнее и быстрее. Благодаря переносу свёрнутых данных система работает стабильнее, без использования лишних справочников.

Этот кейс — успешный пример перехода на точный учет без потери информации. Позже такой механизм миграции мы использовали и в других проектах.

Комплекс БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО/Подрядчик и БИТ.Строительство/Зарплата — крепкая основа для прозрачного учёта в строительстве и исключения человеческого фактора во всех важных расчетах.