Настройка Бит.Финанс под специфику строительного бизнеса

В проекте участвовал опытный методолог WeJET. Он разработал несколько ключевых документов:

• Регламент по управлению казначейскими операциями. В документ вошли цели, принципы, роли участников и архитектура системы;
• Положение о договорной работе, которое оформляет правила формирования, согласования и учета договоров и контрагентов.

Управление движением денежных средств построили на централизованной системе в Бит.Финанс. Доступ к системе получают сотрудники, вовлеченные в финансовые процессы.  Внедрили маршруты согласования заявок и правила изменения справочников.

С помощью методолога мы составили ЦФО под специфику бизнеса клиента и адаптировали ведение проектов в системе. Вся структура была заточена под бизнес-процессы заказчика.

Работа со справочниками

Ранее в разных отчетах и подразделениях использовались отдельные перечни статей БДДС и финансовых оборотов. Одна операция могла относиться к разным статьям в зависимости от ЦФО или отчета. Это усложняло анализ и приводило к расхождениям данных.

Мы объединили разрозненные классификаторы и сформировали единый справочник статей оборотов для системы. Он стал основой для:

• договоров и финансовых обязательств;
• заявок на оплату;
• проектов;
• отчетности по БДДС;
• аналитики по ЦФО.

Ранее сотрудники клиента часто работали в Excel — планировали бюджеты, поступления и расходы. Теперь мы внедрили загрузочные формы. В шаблоны можно заносить данные по бюджетам.

Данные в справочниках выглядят одинаково. Справочники редактируются только по правилам.

Изменения согласовываются участниками электронно либо в модуле управления справочниками. Исключено дублирование данных. Легче обеспечить точность аналитики и отчетов.

В программу добавлены инструкции для казначеев, финансистов, бухгалтеров, специалистов ЦФО. Настроены все рабочие места, чтобы было легче выполнять задачи и собирать отчеты.

Мы доработали отчет, собирающий плановые платежи по банковским счетам. В нем отображаются поступления и график платежей онлайн. Выстроенная цепочка позволяет избегать кассовых разрывов и совершать платежи вовремя.

При проектировании структуры аналитик мы умышленно отказались от избыточной детализации.

В системе реализован минимально необходимый набор аналитик — ЦФО, проекты, статьи БДДС и договоры. Такой подход позволил быстрее запустить систему и снизить нагрузку на пользователей.

Команда клиента сможет постепенно расширять аналитическую модель: продукт Бит.Финанс поддерживает добавление новых аналитик без изменения базовой архитектуры.

Реализация блока Казначейство

Процесс управления платежами выстроен как общая система. Охватывает 3 юрлица и облегчает их гармоничное взаимодействие.

Что входит в процесс:

• Создание заявок и реестров. Заявки на расход средств формируются в системе. После согласования они попадают в реестр платежей.
• Формирование платежных поручений. На основании реестра в системе формируются платёжные поручения.
• Выгрузка в бухгалтерские базы. Платёжные документы распределяются по 3 бухгалтерским базам, каждая из которых соответствует своему юрлицу. Разграничены права и ответственность.
• Отправка в банк. Из бухгалтерских баз поручения передаются в клиент-банк.
• Фиксация факта оплаты. После платежей выписки загружаются обратно в Бит.Финанс. Система отмечает факт исполнения и сопоставляет с заявками.

Бюджетирование на проекте

В компании внедрено месячное бюджетное планирование в Бит.Финанс с опорой на модель БДДС. Основной аналитикой выступают Проекты, чтобы точнее планировать операционные расходы.

Как выстроен процесс бюджетирования:

1. Формирование бюджета. В начале года по Проекту составляется план поступлений и расходов.
2. Установка лимитов. В системе задаются предельные суммы, в рамках которых можно оформлять заявки на расходование средств.
3. Создание и согласование заявок. Заявки проверяются на соответствие лимитам и проходят согласование. Далее попадают в реестр платежей.
4. Исполнение и фиксация факта оплаты. Документы загружаются в Бит.Финанс. Система фиксирует исполнение заявки и сопоставляет с планами.

Мы предусмотрели формирование плана движения денежных средств. Можно прогнозировать траты на основе ожидаемых поступлений и эффективнее управлять платёжным календарём.

Автоматизация учета авансов и гарантийных удержаний

По просьбе клиента нами реализована автоматизация учета авансов и гарантийных удержаний по договорам. Ранее расчеты велись вручную. Это создавало риск расхождений между договорами, заявками и платежами.

Обычно в строительных проектах авансы и гарантийные удержания  привязаны к КС-3 (справке о стоимости работ) и КС-2 (акту работ). В Бит.Финансе нет логики по этим формам. Продукт не умеет делать акт работ по смете, учитывать объем и вести историю актов. Он не может сделать документ КС-3. Нет связи с проектной сметой.

Мы смоделировали строительный контур самостоятельно. Реализовали механизм автоматического расчета авансов и удержаний по договорам, синхронизированный с заявками.

Доработали логику работы документов:

• проект договора;
• заявка на затраты;
• заявка на расходование ДС.

В «Проект договора» добавлены поля для указания процента и суммы аванса, гарантийных удержаний. Параметры передаются в связанные документы.

Теперь при создании заявки:

• система подтягивает процент аванса и гарантийных удержаний;
• рассчитывает соответствующие суммы;
• корректирует сумму оплаты с учетом удержаний;
• синхронизирует данные между заявками на затраты и на расходование.

Если пользователь изменяет процент или сумму аванса/удержания, сумма оплаты пересчитывается системой. Исключены ручные перерасчеты и риск ошибок. Так мы соединили два слоя: финансовый и тот, что касается отрасли клиента.

Автоматизация работы с проектами, договорами и заявками

В рамках проекта мы автоматизировали ряд процессов, которые ранее выполнялись вручную и занимали значительное время у сотрудников.

Определение банковского счета по проекту

Ранее при создании документов пользователи вручную выбирали банковский счет организации, что вело к лишним операциям и ошибкам. Теперь каждому проекту добавлен реквизит «Банковский счет». При создании заявок и других документов система подставляет нужный счет организации на основе проекта.  Все связанные с проектом финансовые реквизиты заполняются автоматически.

Контроль использования договоров и обязательное согласование

Ранее пользователи могли использовать договор контрагента в финансовых документах без полноценного согласования. Возникал риск проведения оплат по неподтвержденным или некорректным договорам. Наша команда переработала логику работы с договорами и внедрила обязательный процесс согласования договора до его использования.

Договор проходит многоступенчатую процедуру согласования, в которой участвуют:

• менеджеры проекта;
• руководители подразделений;
• юристы;
• финансовые специалисты.

Только после полноценного согласования договор становится доступным для финансовых операций. Появился контролируемый цикл работы с договорами.

Защита от дублирования контрагентов

В прошлом пользователи часто создавали новые карточки, не желая искать записи в справочнике. Мы реализовали проверку при создании контрагента. Если в системе существует организация с таким ИНН, система предлагает использовать существующую карточку.

Так мы смогли очистить справочник контрагентов и предотвратить появление дублей, что критично для учета.

Создание заявок из проектов договоров

Процесс формирования заявок был многоступенчатым. Пользователи создавали промежуточный документ, в нем вручную составлялся график платежей. Далее формировались заявки.

Мы реализовали прямое создание заявок из проектов договоров.

При создании заявки система автоматически заполняет:

• проект;
• контрагента;
• договор;
• финансовые параметры.

Это значительно ускорило подготовку заявок.

Переход от ручных таблиц к автоматизации

Долгое время сотрудники Генезиса готовили заявки в таблицах, согласовывали их через переписку и передавали на подпись. После внедрения все этапы переведены в цифровой контур. Это позволило: сократить ручные операции, ускорить согласование документов, повысить прозрачность процессов.

Прозрачность учета и контроль договоров

Нами создан отдельный регистр накопления, где хранятся:

• проект;
• контрагент и договор;
• ЦФО;
• статья оборотов;
• суммы авансов;
• суммы гарантийных удержаний;
• итоговые суммы.

Можно отслеживать состояние расчетов по каждому договору.

Отчет по договорам

Разработан управленческий отчет по договорам, который показывает:

• сумму по финансовой модели;
• сумму по договору (в валюте и в рублях);
• остатки;
• процент и сумму аванса;
• процент и сумму гарантийных удержаний;
• общий объем выполнения;
• задолженность;
• остатки по оплатам.

Учли специфику клиента и позаботились о корректности вывода всех данных. Отчет группируется по проекту, контрагенту, организации и договору. Так руководство видит полную картину обязательств и движения средств.

План-факт анализ

Создали механизм план-фактного анализа с учётом специфики, характерной для строительства. Прозрачный механизм сопоставления планов и фактов позволяет принимать управленческие решения и избегать кассовых разрывов. Каждому строительному объекту соответствует свой проект. Проекты корректно связаны с договорами и статьями бюджета.

Команде клиента будет удобно проводить план-факт анализ:

• При регистрации платежей можно отслеживать связи проектов и расходных статей;
• Расходы планируются на основе прогнозов поступлений. Компания анализирует фактические приходы средств и принимает решения о приоритетах;
• Настроен план-факт отчёт, показывающий отклонения между утверждённым бюджетом и фактическими платежами;
• Договоры хранятся электронно. Можно быстро найти нужный документ и связанные с ним данные.

Лимитирование

За основу мы взяли типовые функции Бит.Финанс: контроль расходов в разрезе ЦФО, статей движения денежных средств, проектов и направлений работы. С учетом особенностей бизнеса клиента доработали и адаптировали сценарии.

У Генезиса есть лимиты по бюджету и по договорам. Важно сделать так, чтобы заявки не нарушали установленные ограничения. Обеспечили двойную проверку данных. Для снижения количества ошибок реализовали механизм ограничения доступных статей для каждого ЦФО.

В карточке договора можно указывать несколько проектов и статей. Для сложных схем оплат и рамочных соглашений можно назначать маркеры. Рамочные договоры и счёта-оферты вынесли в категорию с отдельными маршрутами согласования.

Доработка заявок для сокращения процента ошибок

Написали кастомную фичу, учитывающую особенности распределения зон ответственности между юрлицами и отделами. При создании заявки каждый ЦФО имеет свой перечень статей движения денежных средств. Сотрудники видят только статьи по своей зоне ответственности. Отдел продаж не может случайно выбрать статьи, которые не относятся к его работе.

Так быстрее ведется процесс согласования — заявки сразу оформляются правильно. Улучшена точность лимитного контроля.

Настройка уведомлений

Заказчик планировал использовать мобильное приложение Бит.Финанс для согласования документов. Из-за строгих настроек безопасности корпоративной сети приложение не могло корректно подключаться к системе:  инфраструктура блокировала соединения.

Желая сохранить удобство работы пользователей, мы реализовали другой механизм уведомлений. Система будет автоматически отправлять сотрудникам письма об этапах согласования. В уведомлении будет содержаться ссылка на документ — договор, заявку или другой объект. Пользователь может открыть его в браузере и перейти к согласованию, не заходя в систему. Так появится оперативность процессов согласования.

Единая финансовая система для строительной компании

WeJET разработал для Генезиса нормативную базу: регламент по управлению казначейством, положение о договорной работе, архитектуру системы и правила работы со справочниками.

Мы запустили централизованное казначейство, автоматизировали управление денежными средствами. Реализовали контроль бюджета в разрезе 3 юридических лиц.

Заявки, реестры и платёжные поручения обрабатываются в единой системе и распределяются по юрлицам. Нет дублирования контрагентов и других данных, сведена к минимуму ручная работа.

Руководство получает достоверные данные о движении финансов, бюджете и план-фактных отклонениях в разрезе ЦФО, проектов и направлений деятельности. Благодаря ролям, настройке маршрутов и ограничениям сотрудники реже совершают ошибки.

Автоматизация исключила влияние человеческого фактора. Финансисты видят остатки, лимиты, договоры и факты оплат в системе. Снизилась нагрузка на бухгалтерию, повысился уровень финансовой дисциплины.

Система позволяет формировать платёжный календарь, прогнозировать поступления и платежи, выгружать отчёты по аналитикам и готовиться к планёркам без ручной сверки данных.

Что еще важное сделано на проекте?

Максимально учтена отрасль клиента. Мы поняли, что стройка живёт динамично, а большинство систем учёта рассчитаны на фиксированные документы. Помогли клиентам  меньше опираться на ручную работу и Excel.

Учли, что смета постоянно меняется, и поняли, какие корректировки помогут команде. Не забыли про особенности КС-2 и КС-3. Если меняется один старый акт, пересчитывается вся цепочка. Обратили внимание на структуру смет. Учли наличие разных участников процесса и многократное изменение актов перед подписанием.

Мы отразили то, что капитальное строительство —  вариативная отрасль. В нем используются гибридные системы учета. С настроенным нами продуктом команде будет легче автоматизировать процессы и реже работать вручную, рискуя сделать дорогостоящие ошибки.