Решение
В проекте участвовал опытный методолог WeJET. Он разработал несколько ключевых документов:
●Регламент по управлению казначейскими операциями. В документ вошли цели, принципы, роли участников и архитектура системы.
●Положение о договорной работе, которое оформляет правила формирования, согласования и учета договоров и контрагентов.
Управление движением денежных средств построили на централизованной системе в Бит.Финанс. Доступ к системе получают сотрудники, вовлеченные в финансовые процессы. Внедрили маршруты согласования заявок и правила изменения справочников.
С помощью методолога мы составили ЦФО под специфику бизнеса клиента и адаптировали ведение проектов в системе. Вся структура была заточена под бизнес-процессы заказчика.
Работа со справочниками
Ранее в разных отчетах и подразделениях использовались отдельные перечни статей БДДС и финансовых оборотов. Одна операция могла относиться к разным статьям в зависимости от ЦФО или отчета. Это усложняло анализ и приводило к расхождениям данных.
Мы объединили разрозненные классификаторы и сформировали единый справочник статей оборотов для системы. Он стал основой для:
●договоров и финансовых обязательств,
●заявок на оплату,
●проектов,
●отчетности по БДДС,
●аналитики по ЦФО.
Ранее сотрудники клиента часто работали в Excel — планировали бюджеты, поступления и расходы. Теперь мы внедрили загрузочные формы. В шаблоны можно заносить данные по бюджетам.
Данные в справочниках выглядят одинаково. Справочники редактируются только по правилам. Изменения согласовываются участниками электронно либо в модуле управления справочниками. Исключено дублирование данных. Легче обеспечить точность аналитики и отчетов.
В программу добавлены инструкции для казначеев, финансистов, бухгалтеров, специалистов ЦФО. Настроены все рабочие места, чтобы было легче выполнять задачи и собирать отчеты.
Мы доработали отчет, собирающий плановые платежи по банковским счетам. В нем отображаются поступления и график платежей онлайн. Выстроенная цепочка позволяет избегать кассовых разрывов и совершать платежи вовремя.
При проектировании структуры аналитик мы умышленно отказались от избыточной детализации.
В системе реализован минимально необходимый набор аналитик — ЦФО, проекты, статьи БДДС и договоры. Такой подход позволил быстрее запустить систему и снизить нагрузку на пользователей.
Команда клиента сможет постепенно расширять аналитическую модель: продукт Бит.Финанс поддерживает добавление новых аналитик без изменения базовой архитектуры.
Реализация блока Казначейство
Процесс управления платежами выстроен как общая система. Охватывает 3 юрлица и облегчает их гармоничное взаимодействие.
Что входит в процесс:
Создание заявок и реестров.
Заявки на расход средств формируются в системе. После согласования они попадают в реестр платежей.
Формирование платежных поручений.
На основании реестра в системе формируются платёжные поручения.
Выгрузка в бухгалтерские базы.
Платёжные документы распределяются по 3 бухгалтерским базам, каждая из которых соответствует своему юрлицу. Разграничены права и ответственность.
Отправка в банк.
Из бухгалтерских баз поручения передаются в клиент-банк.
Фиксация факта оплаты.
После платежей выписки загружаются обратно в Бит.Финанс. Система отмечает факт исполнения и сопоставляет с заявками.
Бюджетирование на проекте
В компании внедрено месячное бюджетное планирование в Бит.Финанс с опорой на модель БДДС. Основной аналитикой выступают Проекты, чтобы точнее планировать операционные расходы. Как выстроен процесс бюджетирования:
01 Формирование бюджета.
В начале года по Проекту составляется план поступлений и расходов.
02 Установка лимитов.
В системе задаются предельные суммы, в рамках которых можно оформлять заявки на расходование средств.
03 Создание и согласование заявок.
Заявки проверяются на соответствие лимитам и проходят согласование. Далее попадают в реестр платежей.
04 Исполнение и фиксация факта оплаты.
Документы загружаются в Бит.Финанс. Система фиксирует исполнение заявки и сопоставляет с планами.
Мы предусмотрели формирование плана движения денежных средств. Можно прогнозировать траты на основе ожидаемых поступлений и эффективнее управлять платёжным календарём.
Автоматизация учета авансов и гарантийных удержаний
По просьбе клиента нами реализована автоматизация учета авансов и гарантийных удержаний по договорам. Ранее расчеты велись вручную. Это создавало риск расхождений между договорами, заявками и платежами.
Обычно в строительных проектах авансы и гарантийные удержания привязаны к КС-3 (справке о стоимости работ) и КС-2 (акту работ). В Бит.Финансе нет логики по этим формам. Продукт не умеет делать акт работ по смете, учитывать объем и вести историю актов. Он не может сделать документ КС-3. Нет связи с проектной сметой.
Мы смоделировали строительный контур самостоятельно. Реализовали механизм автоматического расчета авансов и удержаний по договорам, синхронизированный с заявками. Доработали логику работы документов:
●проект договора,
●заявка на затраты,
●заявка на расходование ДС.
В «Проект договора» добавлены поля для указания процента и суммы аванса, гарантийных удержаний. Параметры передаются в связанные документы. Теперь при создании заявки:
●система подтягивает процент аванса и гарантийных удержаний,
●рассчитывает соответствующие суммы,
●корректирует сумму оплаты с учетом удержаний,
●синхронизирует данные между заявками на затраты и на расходование.
Если пользователь изменяет процент или сумму аванса/удержания, сумма оплаты пересчитывается системой. Исключены ручные перерасчеты и риск ошибок. Так мы соединили два слоя: финансовый и тот, что касается отрасли клиента.
Автоматизация работы с проектами, договорами и заявками
В рамках проекта мы автоматизировали ряд процессов, которые ранее выполнялись вручную и занимали значительное время у сотрудников.
Определение банковского счета по проекту
Ранее при создании документов пользователи вручную выбирали банковский счет организации, что вело к лишним операциям и ошибкам. Теперь каждому проекту добавлен реквизит «Банковский счет». При создании заявок и других документов система подставляет нужный счет организации на основе проекта. Все связанные с проектом финансовые реквизиты заполняются автоматически.
Контроль использования договоров и обязательное согласование
Ранее пользователи могли использовать договор контрагента в финансовых документах без полноценного согласования. Возникал риск проведения оплат по неподтвержденным или некорректным договорам. Наша команда переработала логику работы с договорами и внедрила
обязательный процесс согласования договора до его использования.
Договор проходит многоступенчатую процедуру согласования, в которой участвуют:
●менеджеры проекта
●руководители подразделений
●юристы
●финансовые специалисты.
Только после полноценного согласования договор становится доступным для финансовых операций. Появился контролируемый цикл работы с договорами.
Защита от дублирования контрагентов
В прошлом пользователи часто создавали новые карточки, не желая искать записи в справочнике. Мы реализовали проверку при создании контрагента. Если в системе существует организация с таким ИНН, система предлагает использовать существующую карточку.
Так мы смогли очистить справочник контрагентов и предотвратить появление дублей, что критично для учета.
Создание заявок из проектов договоров
Процесс формирования заявок был многоступенчатым. Пользователи создавали промежуточный документ, в нем вручную составлялся график платежей. Далее формировались заявки.
Мы реализовали
прямое создание заявок из проектов договоров. При создании заявки система автоматически заполняет:
●проект
●контрагента
●договор
●финансовые параметры
Это значительно ускорило подготовку заявок.
Переход от ручных таблиц к автоматизации
Долгое время сотрудники Генезиса готовили заявки в таблицах, согласовывали их через переписку и передавали на подпись. После внедрения все этапы переведены в цифровой контур. Это позволило: сократить ручные операции, ускорить согласование документов, повысить прозрачность процессов.
Прозрачность учета и контроль договоров
Нами создан отдельный регистр накопления, где хранятся:
●проект,
●контрагент и договор,
●ЦФО,
●статья оборотов,
●суммы авансов,
●суммы гарантийных удержаний,
●итоговые суммы.
Можно отслеживать состояние расчетов по каждому договору.
Отчет по договорам
Разработан управленческий отчет по договорам, который показывает:
●сумму по финансовой модели,
●сумму по договору (в валюте и в рублях),
●остатки,
●процент и сумму аванса,
●процент и сумму гарантийных удержаний,
●общий объем выполнения,
●задолженность,
●остатки по оплатам.
Учли специфику клиента и позаботились о корректности вывода всех данных. Отчет группируется по проекту, контрагенту, организации и договору. Так руководство видит полную картину обязательств и движения средств.
План-факт анализ
Создали механизм план-фактного анализа с учётом специфики, характерной для строительства. Прозрачный механизм сопоставления планов и фактов позволяет принимать управленческие решения и избегать кассовых разрывов. Каждому строительному объекту соответствует свой проект. Проекты корректно связаны с договорами и статьями бюджета.
Команде клиента будет удобно проводить план-факт анализ:
●При регистрации платежей можно отслеживать связи проектов и расходных статей.
●Расходы планируются на основе прогнозов поступлений. Компания анализирует фактические приходы средств и принимает решения о приоритетах.
●Настроен план-факт отчёт, показывающий отклонения между утверждённым бюджетом и фактическими платежами.
●Договоры хранятся электронно. Можно быстро найти нужный документ и связанные с ним данные.
Лимитирование
За основу мы взяли типовые функции Бит.Финанс: контроль расходов в разрезе ЦФО, статей движения денежных средств, проектов и направлений работы. С учетом особенностей бизнеса клиента доработали и адаптировали сценарии.
У Генезиса есть лимиты по бюджету и по договорам. Важно сделать так, чтобы заявки не нарушали установленные ограничения. Обеспечили двойную проверку данных. Для снижения количества ошибок реализовали механизм ограничения доступных статей для каждого ЦФО.
В карточке договора можно указывать несколько проектов и статей. Для сложных схем оплат и рамочных соглашений можно назначать маркеры. Рамочные договоры и счёта-оферты вынесли в категорию с отдельными маршрутами согласования.
Доработка заявок для сокращения процента ошибок
Написали кастомную фичу, учитывающую особенности распределения зон ответственности между юрлицами и отделами. При создании заявки каждый ЦФО имеет свой перечень статей движения денежных средств. Сотрудники видят только статьи по своей зоне ответственности. Отдел продаж не может случайно выбрать статьи, которые не относятся к его работе.
Так быстрее ведется процесс согласования — заявки сразу оформляются правильно. Улучшена точность лимитного контроля.
Настройка уведомлений
Заказчик планировал использовать мобильное приложение Бит.Финанс для согласования документов. Из-за строгих настроек безопасности корпоративной сети приложение не могло корректно подключаться к системе: инфраструктура блокировала соединения.
Желая сохранить удобство работы пользователей, мы реализовали другой механизм уведомлений. Система будет автоматически отправлять сотрудникам письма об этапах согласования. В уведомлении будет содержаться ссылка на документ — договор, заявку или другой объект. Пользователь может открыть его в браузере и перейти к согласованию, не заходя в систему. Так появится оперативность процессов согласования.
Результат работы
WeJET разработал для Генезиса нормативную базу: регламент по управлению казначейством, положение о договорной работе, архитектуру системы и правила работы со справочниками.
Мы запустили централизованное казначейство, автоматизировали управление денежными средствами. Реализовали контроль бюджета в разрезе 3 юридических лиц.
Заявки, реестры и платёжные поручения обрабатываются в единой системе и распределяются по юрлицам. Нет дублирования контрагентов и других данных, сведена к минимуму ручная работа.
Руководство получает достоверные данные о движении финансов, бюджете и план-фактных отклонениях в разрезе ЦФО, проектов и направлений деятельности. Благодаря ролям, настройке маршрутов и ограничениям сотрудники реже совершают ошибки.
Автоматизация исключила влияние человеческого фактора. Финансисты видят остатки, лимиты, договоры и факты оплат в системе. Снизилась нагрузка на бухгалтерию, повысился уровень финансовой дисциплины.
Система позволяет формировать платёжный календарь, прогнозировать поступления и платежи, выгружать отчёты по аналитикам и готовиться к планёркам без ручной сверки данных.
Что еще важное сделано на проекте?
Максимально учтена отрасль клиента. Мы поняли, что стройка живёт динамично, а большинство систем учёта рассчитаны на фиксированные документы. Помогли клиентам меньше опираться на ручную работу и Excel.
Учли, что смета постоянно меняется, и поняли, какие корректировки помогут команде. Не забыли про особенности КС-2 и КС-3. Если меняется один старый акт, пересчитывается вся цепочка. Обратили внимание на структуру смет. Учли наличие разных участников процесса и многократное изменение актов перед подписанием.
Мы отразили то, что капитальное строительство — вариативная отрасль. В нем используются гибридные системы учета. С настроенным нами продуктом команде будет легче автоматизировать процессы и реже работать вручную, рискуя сделать дорогостоящие ошибки.
Клиент остался доволен.
Продолжаем усовершенствовать систему вместе.
