Решение
Этапы внедрения продукта:
На старте проекта мы определили направления автоматизации на проекте, выяснили взаимосвязь модулей, схемы ввода, движения и преобразования данных. Организовали интервью с сотрудниками и зафиксировали рабочие процессы.
Мы выделили цели, стоящие при автоматизации, и составили список функциональных требований. Провели анализ данных для переноса в ЗУП — подготовили таблицы с данными, сопоставили, в каких блоках аналогичные данные хранятся в другой программе. Сделали техзадания.
Решили организовать импорт данных из прошлой системы с помощью Excel-файлов — это наиболее удобно. Форматы шаблонов составили вручную, обеспечив однородность данных.
Информацию для переноса данных предоставлял программист клиента. Возникали сложности с копированием файлов, приходилось переформатировать их. Особенно это коснулось переноса сведений по среднему заработку и кадровой структуре. Сделали доработку, чтобы ничего не упустить.
Стало очевидно, что предприятию требуется кастомная программа со сложными механизмами расчета выплат и уникальными настройками. На всех этапах создавали новые правила и формы расчета и дорабатывали карточки сотрудников.
В процессе работы мы закрыли множество нестандартных запросов от клиента. Сейчас расскажем подробнее.
Учет по заказам
Наша команда сделала большую доработку, чтобы в системе можно было увидеть, сколько средств ушло на конкретные заказы. Цифра по каждому проекту складывается из зарплаты, НДФЛ и страховых взносов.
Для заказчика важно быстро и корректно реализовать позаказный учет в ЗУП, а именно, распределять затраты по заработной плате по группам участия в них сотрудников. Мы обеспечили следующие функции:
1. Автоматический учет групп участия сотрудников в проектах на уровне заказов.
2. В группах участия сделали возможность фиксирования KPI сотрудников по каждому заказу, указывать статьи финансирования, прописывать проценты участия по сотрудникам.
3. Автоматическое распределение зарплаты и начислений по заказам.
Был разработан справочник «Группы участия». Сотрудники привязываются в системе к заказу. Указывается статья финансирования (используются в качестве заказа) и процент участия каждого человека на проекте. В группе участия добавили возможность указать, какие виды начислений не попадают под распределение по заказам.
Учли переход сотрудников между заказами: можно обнулить участие работника в старом заказе и добавить в новый. Для распределения зарплаты по заказам используется типовой механизм.
Для выплаты зарплаты в разрезе заказов разработано «Рабочее место на выплату». С помощью доработки расчетчик заработной платы может подобрать сотрудников по заказам и создать документы ведомостей. В доработке видна не только зарплата к выплате в разрезе заказов, но и НДФЛ, а также считаются страховые взносы, т.е. видны все затраты.
Разработаны выходные формы, где расчетчики собирают затраты на зарплату сотрудников (по часам, видам начислений, НДФЛ, страховым взносам) в разрезе заказов. Эти отчеты можно формировать и по бухгалтерскому, и по налоговому учету. В дальнейшем разработали четыре режима данного отчета.
Сделанные доработки позволяют видеть, кто, сколько (в часах) и на каких заказах работает. Бухгалтерия и руководство предприятия быстро получают управленческие данные и детально отчитываются по ним перед государством.
Межрасчет страховых взносов
Эта доработка, по праву, была одна из самых сложных на проекте. Даже над концепцией наши специалисты думали больше месяца. Как правило, на предприятиях используется типовой функционал, и мало кто делает кастомные решения.
Однако в Модуле страховые взносы считают при каждом начислении. Важно оперативно учитывать затраты по заказам, особенно, если заказ заканчивается в середине месяца. Нужен нестандартный межрасчет страховых взносов. Мы всегда помогаем клиентам учесть такие нюансы. Для межрасчета страховых взносов были доработаны документы ведомостей, а результаты расчета сохранялись в регистр «Уплата страховых взносов».
Использовали логику типового функционала и сделали в документе ведомости возможность рассчитать страховые взносы. Также этот механизм расчета был добавлен в обработку «Рабочее место на выплату» (описано выше). В документы ведомостей внесена вкладка, в которой происходит автоматический расчет страховых взносов по аналогии с типовой логикой.
Теперь можно при каждой выплате рассчитывать страховые взносы, а также соблюдать строгие требования учета заказов и моментального отражения затрат. Все цифры видно, данные отображаются понятно.
В конце месяца, когда бухгалтер производит итоговый расчет зарплаты, система сверяет остатки между начисленными и уплаченными взносами и корректирует их. Уплаченные взносы распределяются по заказам.
Конфиденциальность данных по зарплатам
В проекте особое внимание уделено разграничению прав доступа:
- Кадровики не видят определенные виды начислений в силу своих полномочий.
- Реализованы ограничения на уровне видов начислений и отображения ФОТ.
- При просмотре общих данных некоторые виды начислений автоматически исключаются из суммы, если у пользователя нет доступа к ним.
Проведена работа по разграничению доступа к чувствительным данным, в том числе: защита от случайного отображения начислений с ограниченным просмотром, фильтрация данных при выгрузке и отображении в интерфейсах.
Промышленная эксплуатация и результат проекта
Наши опытные специалисты по миграции данных помогли команде заказчика отказаться от предыдущей системы и отладили расчет заработной платы и налогов согласно требованиям заказчика.
Поэтапно реализованы доработки, например, отчет по видам оплат и удержаний, отчет «Налоговый регистр СВ», отчет по травматизму, по незарплатным доходам, по удержаниям для исполнительных листов и пр. Подготовили шаблоны по отмене плановых начислений, шаблоны для заказа карточек по зарплатному проекту, заявления на перечисление выплат. Доделали для сотрудников печатные формы договоров и приказов.
Обеспечили алгоритм сортировки для анализа зарплат сотрудников и сводного отчета. Сделали доработку среднего заработка при работе в командировке в выходные. Сотрудникам более удобно считать отпускные и подготавливать печатные документы. Подробно выводится информация по подразделениям: система собирает и выводит информацию из источников.
После внедрения доработок мы провели обучение для команды клиента и убедились, что им удобно пользоваться системой. Проверили, чтобы была разница между ролями в системе с точки зрения доступа и возможностей.
Результаты работы на проекте
Внедрение продукта закончено. В феврале 2024 года завершился перенос всех данных: кадровых, информации для расчета зарплаты за прошлые годы. Расчетчики начали вести учет в новой системе параллельно окончанию эксплуатации прошлой системы. Годовая отчетность за 2024 была успешно сдана с помощью 1С:ЗУП.
Новая система находится в стабильной эксплуатации. Решены все ошибки, связанные с расчетами и отчетами. Происходит развитие и кастомизация продукта: расширяются сценарии использования, внедряются новые формы и функции.
При внедрении 1С: ЗУП 3.1 КОРП мы заложили фундамент для автоматизации и развитии таких блоков, как подбор персонала, учет KPI, кадровый резерв, адаптация и развитие сотрудников.
В системе корректно производится расчет среднего заработка:
Снизилась нагрузка на расчетчиков:
- Полностью автоматизированы процессы распределения заработной платы сотрудников по заказам согласно их коэффициентам участия.
- Настроены выходные аналитические формы, из которых видно распределение затрат в суммовом и часовом эквиваленте с точки зрения заказов.
Произошло изменение аналитики и отчетности:
- Оперативное формирование выходных форм;
- Расширен спектр аналитических отчетов, точность выше, гибкость выше;
- Система постоянно масштабируется, что позволяет оптимизировать бизнес-процессы заказчика.
Стало удобно вести прогнозирование затрат:
__________________________________________
1С:ЗУП становится популярнее на отечественных предприятиях за счёт гибкости, открытого кода и регламентированного расчета. Это не типовая зарплатная программа, а платформа для развития:
- Вы можете добавить почти любой функционал — от распределения по заказам до расчетов взносов и настроек конфиденциальности.
- Доступна глубокая аналитика. Обеспечена прозрачность информации: данные для бухгалтерии, аналитиков, финансистов и HR доступны в общем пространстве.
- Стабильность и соответствие закону: расчеты ведутся по регламенту, что критично для годовой отчетности и проверок.
