В 1С:Комплексная автоматизация 2.4 предусмотрен удобный механизм для учета денежных средств, выданных сотрудникам под отчет. Такой функционал позволяет корректно отражать расходы подотчетных лиц, контролировать движение выданных сумм и формировать первичные документы для бухгалтерского и управленческого учета.
Когда сотруднику выдаются денежные средства на хозяйственные нужды, командировочные расходы, оплату поставщикам или закупку материальных ценностей, по факту использования средств он обязан оформить авансовый отчет. Этот документ подтверждает, каким образом были израсходованы ранее выданные авансовые суммы, и служит основанием для отражения операций в учете.
В системе 1С КА 2.4 документ «Авансовый отчет» поддерживает двухэтапный процесс согласования, что особенно удобно для организаций с разграничением ролей между сотрудником и бухгалтерией.
На первом этапе документ формирует само подотчетное лицо, указывая понесенные расходы и прикладывая подтверждающие документы. На втором этапе отчет проверяется и утверждается бухгалтером или другим ответственным сотрудником.
Для этого в документе используются статусы:
Такой подход помогает выстроить прозрачный процесс контроля расходов и снизить вероятность ошибок при отражении подотчетных сумм.
Чтобы активировать работу со статусами авансовых отчетов, необходимо перейти в раздел НСИ и администрирование → Казначейство и взаиморасчеты → Настройка НСИ и разделов и включить параметр «Статусы авансовых отчетов».
Рис.1 — Включение режима статусов для согласования авансовых отчетов в настройках 1С:КА 2.4
После включения данной опции пользователи смогут работать с поэтапным оформлением и утверждением документа.
Первичное заполнение авансового отчета выполняет сотрудник, которому ранее были выданы денежные средства. В форме документа он указывает все фактически произведенные расходы, а также сведения по подтверждающим документам: кассовым чекам, накладным, актам, билетам, счетам и другим первичным документам.
В 1С:Комплексная автоматизация 2.4 предусмотрено два варианта работы с документом:
- самостоятельное оформление авансового отчета сотрудником;
- подготовка документа для последующего утверждения бухгалтером.
Если в компании не используется согласование по статусам, документ можно оформлять в стандартном режиме — без этапа утверждения.
Настройка заявок на расходование денежных средств
Если в организации применяется предварительное согласование выдачи средств, рекомендуется использовать механизм заявок на расходование денежных средств.
Для этого необходимо открыть раздел:
НСИ и администрирование → Казначейство и взаиморасчеты → Настройка НСИ и разделов → Заявки на расходование денежных средств
После активации этой функции выдача денег под отчет должна предварительно оформляться через документ «Заявка на расходование ДС».
При создании такого документа необходимо выбрать тип операции: «Выдача подотчетнику»
Это позволяет обеспечить полный контроль цепочки: от заявки до последующего закрытия расходов через авансовый отчет.
Где находится документ «Авансовый отчет»
Документ располагается в разделе:
Казначейство → Подотчетники
Именно здесь выполняется оформление расходов, внесение данных по выданным авансам и последующее закрытие задолженности подотчетного лица.
На вкладке «Расходы» предусмотрена удобная функция автоматического заполнения данных с помощью кнопки «Заполнить полученными авансами».
Система автоматически подбирает ранее выданные суммы, что существенно ускоряет работу и снижает риск ручных ошибок.
Заполнение вкладки «Основное»
На вкладке «Основное» указываются ключевые реквизиты документа:
- дата составления;
- номер авансового отчета;
- организация;
- подотчетное лицо;
- подразделение;
- комментарий.
Этот раздел содержит основную информацию, необходимую для корректного отражения документа в системе.
Рис.2 — Основные реквизиты документа «Авансовый отчет» с указанием сотрудника и организации
Корректное заполнение данной вкладки особенно важно для дальнейшего формирования отчетности и контроля взаиморасчетов с подотчетными лицами.
Отражение оплаты поставщикам
Во вкладке «Оплата поставщикам» фиксируются расходы, связанные с расчетами с контрагентами.
Здесь отражаются случаи, когда сотрудник использовал выданные средства для:
- перечисления аванса поставщику;
- оплаты уже полученных товаров и услуг;
- расчетов по хозяйственным нуждам.
Данный раздел позволяет увязать расходы сотрудника с конкретными поставщиками и обязательствами перед ними, что важно для бухгалтерского учета и последующего анализа затрат.
Работа с вкладкой «Закупки»
Во вкладке «Закупки» отражаются приобретенные через подотчетное лицо товары, услуги и другие активы.
Для использования этого механизма необходимо включить функциональную опцию:
НСИ и администрирование → Казначейство и взаиморасчеты → Печать единого авансового отчета
После активации функции появляется возможность включать в авансовый отчет данные из документов:
- «Приобретение товаров и услуг»
- «Поступление денежных документов»
Это особенно удобно, когда сотрудник закупает материалы, основные средства, канцтовары или иные ТМЦ за наличный расчет.
В таком случае печатная форма авансового отчета будет содержать сведения как по расходам, внесенным вручную, так и по связанным закупочным документам.
Рис.3 — Отражение закупок и приобретенных активов во вкладке «Закупки»
Для заполнения табличной части используется кнопка «Подобрать». Она позволяет быстро перенести связанные документы закупки в авансовый отчет.
Если строку удалить из табличной части, связь между закупочным документом и авансовым отчетом будет снята.
Связь с документами закупки
В 1С КА 2.4 документы закупки можно создавать отдельно, независимо от авансового отчета.
Например, в документе «Приобретение товаров и услуг» при выборе вида хозяйственной операции «Закупка через подотчетное лицо» система позволяет включить данный документ в уже существующий авансовый отчет.
Для этого используется специальная гиперссылка: «Включить в авансовый отчет»
Такой способ особенно удобен, если закупка оформляется сначала менеджером, кладовщиком или снабженцем, а бухгалтер позже связывает ее с расходами подотчетного лица.
Рис.4 — Документ приобретения товаров и услуг с привязкой к авансовому отчету
Использование этого механизма в 1С:Комплексная автоматизация 2.4 позволяет выстроить прозрачный учет подотчетных сумм, контролировать расходы сотрудников и обеспечить корректное формирование первичных документов для бухгалтерии.
