Эффективный учет рабочего времени – обязанность каждого работодателя, закрепленная в Трудовом кодексе РФ. От того, насколько грамотно составлен график работы, зависит не только соблюдение трудового законодательства, но и корректность расчета заработной платы. В конфигурации «1С:Комплексная автоматизация» предусмотрен гибкий и удобный инструментарий для решения этой задачи. Разберемся, как настроить режим работы предприятия в программе, чтобы он точно соответствовал вашим бизнес-процессам.
Почему важно правильно настроить график?
Прежде чем погружаться в техническую сторону вопроса, вспомним, что именно регулирует график работы. Трудовое законодательство, а именно статьи 91 и 100 ТК РФ, возлагает на компанию обязанность фиксировать реально отработанное каждым сотрудником время, а режим работы должен четко определять:
- Время начала и завершения трудового дня;
- Длительность смены (в том числе при неполном рабочем дне);
- Количество смен в течение суток;
- Чередование рабочих дней и выходных;
- Продолжительность перерывов.
График в 1С – это не просто расписание, это основа для автоматического расчета нормы рабочих часов и, как следствие, начисления заработной платы. Классическим и самым популярным режимом в нашей стране считается 40-часовая пятидневка: пять рабочих дней по восемь часов с законным отдыхом в субботу и воскресенье. Однако реальная жизнь бизнеса часто требует более сложных конфигураций.
Где искать настройки графиков?
Для работы с графиками в 1С:КА необходимо перейти в раздел «Зарплата», далее выбрать подраздел «Настройки и справочники» и открыть пункт «Нормативно-справочная информация», где находится справочник «Графики работы сотрудников».
Рис.1 — Интерфейс перехода к справочнику графиков работы в разделе "Зарплата"
Интерфейс программы устроен таким образом, что для удобства пользователей в этот справочник уже предустановлен типовой график под названием «Пятидневка». Он служит отправной точкой для большинства организаций с классическим режимом работы. Из коробки этот шаблон уже настроен под стандартные 40 рабочих часов в неделю с восьмичасовыми сменами. Обеденные перерывы в данном случае на норму времени не влияют — для простоты они не исключаются из продолжительности дня. Система также самостоятельно отслеживает и отмечает праздничные даты и перенесенные дни.
Рис.2 — Предустановленный график "Пятидневка" в списке графиков работы сотрудников
Как график работы «дружит» с производственным календарем
Ключевая особенность работы графиков в 1С:КА – их тесная интеграция с производственным календарем. В качестве базового в программе предустановлен производственный календарь «Российская Федерация». При создании или редактировании графика вы можете обратить внимание на флаг «Автоматическое обновление по производственному календарю».
Если эта опция включена, график будет перезаполняться каждый раз при изменении данных в производственном календаре (например, при официальном переносе праздников Правительством РФ). Это очень удобно, но требует осторожности: если вы вносили в график ручные правки (например, добавляли индивидуальные рабочие дни), при следующем автоматическом обновлении они будут безвозвратно утеряны. Чтобы сохранить ручные правки, разумнее отключить эту опцию, а продление графика на новый год выполнять самостоятельно — через командную кнопку «Заполнить». Эта опция доступна для графиков, заполняемых «по дням недели» или «по циклам произвольной длины», если в их свойствах указано учитывать праздники.
Рис.3 — Детальный вид графика "Пятидневка" с помесячной разбивкой рабочих часов
Когда стандартного графика недостаточно
Открыв для просмотра предустановленный график «Пятидневка», вы можете оценить его структуру и соответствие потребностям вашей компании. Если организация работает именно по такому расписанию – пятидневка с 9 до 18, то никаких дополнительных действий не требуется. Однако если реальный режим труда отличается от классической схемы, шаблонный график необходимо адаптировать. В этом случае нужно перейти к настройке его свойств, кликнув по ссылке «Изменить свойства графика». Здесь открывается доступ к редактированию ключевых параметров: можно изменить способ заполнения, указать другую продолжительность смен или добавить учет праздников.
Рис.4 — Окно изменения свойств графика для пятидневной рабочей недели
Как настроить нестандартный режим работы?
Предположим, ваша организация работает по шестидневной рабочей неделе. Например, 40 часов в неделю распределяются следующим образом: в понедельник сотрудники трудятся 5 часов, а со вторника по субботу – по 7 часов. Выходной день – воскресенье. Рассмотрим пошагово, как создать такой график в 1С:КА.
Шаг 1. Создание нового графика
Вернитесь в справочник «Графики работы сотрудников» и нажмите кнопку «Создать». В открывшейся форме дайте новому графику имя, например, «Шестидневка». Здесь же, с помощью стрелочек, можно выбрать год, за который вы хотите первоначально заполнить данные (например, 2024 год).
Шаг 2. Редактирование свойств графика
Основная настройка происходит не в самой форме графика, а в его свойствах. Чтобы перейти к ним, нажмите на ссылку «Изменить свойства графика».
Шаг 3. Выбор способа заполнения
В окне настроек необходимо выбрать способ, которым программа будет заполнять календарные дни. Для нашего случая идеально подходит вариант «По дням недели (пятидневка, шестидневка и т.п.)». Обязательно установите флажок «При заполнении учитывать праздничные дни». Это гарантирует, что государственные праздники будут автоматически отмечены как выходные, даже если они выпадают на рабочий день недели.
Шаг 4. Настройка расписания по дням недели
В блоке «Расписание работы» перед вами появится таблица, где для каждого дня недели можно задать продолжительность работы. Заполняем её согласно нашему условию:
- Понедельник: 5 часов.
- Вторник, Среда, Четверг, Пятница, Суббота: 7 часов.
- Воскресенье: 0 часов (выходной).
В колонке «Вид времени» по умолчанию будет указана «Явка» - это стандартный код для часов, отработанных в дневное время. После заполнения нажмите «Ок», чтобы сохранить изменения в свойствах.
Рис.5 — Настройка параметров для шестидневного графика с разной продолжительностью смен
Шаг 5. Завершение создания
Система автоматически вернет вас к форме нового графика «Шестидневка». Теперь он будет заполнен согласно заданным параметрам: программа рассчитает помесячную и годовую норму часов, учитывая чередование 5-часовых и 7-часовых дней, а также отметит все воскресенья и праздничные даты красным цветом как нерабочие. Вам останется лишь нажать кнопку «Записать и закрыть».
Рис.6 — Итоговый вид созданного графика "Шестидневка" с заполненными данными на год
Заключение
Настройка графиков работы в 1С:КА – процесс интуитивно понятный, но требующий внимания к деталям. Используя механизмы «По дням недели» или «По циклам произвольной длины», можно сконфигурировать практически любой режим работы – от стандартной пятидневки до сменного графика «сутки через трое». Главное – помнить о связи с производственным календарем и корректно указывать количество часов для каждого дня. Это избавит бухгалтера от необходимости вручную считать норму времени и минимизирует ошибки при расчете зарплаты.
