Договор с поставщиком является основанием для ведения закупочной деятельности, оформления взаиморасчетов и отражения хозяйственных операций в информационной базе. Именно сведения, содержащиеся в договоре, используются при создании заказов, поступлений товаров и услуг, а также при ведении бухгалтерского и налогового учета. Поэтому перед началом работы документ рекомендуется зарегистрировать в системе в виде отдельной карточки.
В 1С:ERP предусмотрен специальный механизм хранения договоров. Он позволяет не только зафиксировать все существенные условия сотрудничества с контрагентом, но и использовать эти данные при дальнейшей работе пользователей. Кроме того, карточка договора дает возможность хранить электронную копию подписанного документа непосредственно в базе, благодаря чему сотрудники получают быстрый доступ к оригиналу без поиска бумажного экземпляра.
Создание карточки выполняется только после того, как договор подписан обеими сторонами. Для регистрации нового договора необходимо открыть раздел Закупки, перейти в список Договоры с поставщиками и воспользоваться командой Создать. После этого система откроет форму нового договора, где последовательно заполняются все необходимые сведения.
Карточка договора включает несколько самостоятельных разделов:
- Основное;
- Расчеты и оформление;
- Учётная информация;
- Доставка;
- Комментарий.
Каждая вкладка отвечает за собственную группу настроек. Вместе они формируют полный набор параметров, необходимых для корректной работы закупочного, бухгалтерского и финансового учета.
Рис.1 — Форма создания нового договора поставщика в программе 1С:ERP
Заполнение вкладки «Основное»
Начинать оформление рекомендуется с раздела Основное, поскольку именно здесь задаются ключевые реквизиты договора. Эти сведения впоследствии используются системой при выборе договора в документах закупки и позволяют однозначно определить условия сотрудничества с конкретным поставщиком.
На данной вкладке требуется заполнить следующие реквизиты:
- наименование договора;
- печатное наименование, которое автоматически формируется по основному названию;
- статус договора (например, действует, закрыт или находится на согласовании);
- срок действия;
- тип взаимоотношений;
- организацию;
- подразделение;
- банковский счет организации;
- менеджера, отвечающего за договор;
- поставщика;
- контрагента;
- счет продавца;
- контактное лицо;
- группу договоров.
После внесения перечисленных данных карточка уже содержит основную информацию о соглашении. Однако для полноценной работы этого недостаточно – необходимо определить параметры расчетов и учета.
Настройка расчетов и оформления
Следующим этапом становится заполнение вкладки Расчеты и оформление. Здесь определяются правила, по которым система будет выполнять взаиморасчеты с поставщиком и использовать договор при оформлении документов.
В данном разделе необходимо задать:
- детализацию расчетов;
- порядок оплаты;
- валюту договора;
- сумму договора, если она заранее определена условиями соглашения;
- вариант формирования графика исполнения обязательств;
- способ определения налогообложения НДС;
- вид договора налогового агента, если такие условия применяются;
- классификацию договора для государственного оборонного заказа;
- доступные варианты оформления поступления;
- порядок приемки товаров.
От выбранных параметров зависит дальнейшее оформление закупочных документов, использование договора при регистрации поступлений, а также корректность расчета налогов и отражения операций в системе.
Рис.2 — Заполнение параметров взаиморасчетов и оформления документов
Заполнение учетной информации
После настройки расчетов следует перейти к вкладке Учётная информация. Этот раздел используется для задания параметров, влияющих на отражение операций в финансовом, бухгалтерском и налоговом учете организации.
Пользователю необходимо выбрать:
- группу финансового учета расчетов;
- статью движения денежных средств;
- направление деятельности;
- вариант ведения раздельного учета НДС;
- классификацию задолженности по договору.
Если организация применяет раздельный учет НДС, потребуется определить соответствующий режим работы. В зависимости от учетной политики можно указать, что закупка относится к определенному виду деятельности, либо оставить определение вида деятельности непосредственно для документов закупки.
Корректное заполнение этих реквизитов позволяет системе автоматически использовать нужные настройки при отражении хозяйственных операций, формировании бухгалтерских записей и подготовке финансовой отчетности.
Рис.3 — Внесение учетных параметров договора поставщика
Настройка доставки
После завершения основных настроек остается заполнить вкладку Доставка.
В этом разделе предусмотрено только одно обязательное поле – Способ доставки. Пользователь выбирает подходящий вариант из встроенного справочника. Несмотря на минимальное количество реквизитов, указанная информация в дальнейшем может использоваться при оформлении закупочных документов и организации процесса поставки.
Рис.4 — Выбор способа доставки при оформлении договора
Использование вкладки «Комментарий»
Раздел Комментарий носит вспомогательный характер и не требует обязательного заполнения. При необходимости в него можно внести любую дополнительную информацию, которая поможет сотрудникам при дальнейшей работе с договором.
Например, здесь удобно фиксировать внутренние примечания, особенности взаимодействия с поставщиком, отдельные договоренности или другую информацию, для которой не предусмотрены специальные реквизиты карточки.
Сохранение карточки и прикрепление договора
После того как все обязательные сведения внесены, оформление договора завершается сохранением карточки. Для этого используется команда Записать, после выполнения которой документ становится доступен для дальнейшей работы в системе.
Практика показывает, что одновременно с сохранением карточки желательно добавить электронную копию подписанного договора. Такой подход избавляет сотрудников от необходимости искать бумажный экземпляр или отдельный файл на компьютере.
Для прикрепления документа следует открыть меню Файл, выбрать команду Добавить, после чего указать подходящий вариант загрузки файла из предложенного системой списка.
В результате карточка договора становится единым местом хранения всей информации: реквизитов, настроек учета и оригинала документа. Это значительно ускоряет работу бухгалтерии, отдела закупок и других пользователей 1С:ERP, которым регулярно требуется доступ к договорной документации.
Рис.5 — Загрузка электронной копии договора в карточку документа
Итоги
Карточка договора с поставщиком в 1С:ERP предназначена для хранения полного комплекта сведений о договорных отношениях с контрагентом. В ней объединяются основные реквизиты договора, параметры взаиморасчетов, настройки бухгалтерского и налогового учета, сведения о доставке и дополнительная служебная информация.
Если все вкладки заполнены корректно, система сможет автоматически использовать договор при оформлении закупок, поступлений товаров и услуг, а также при ведении взаиморасчетов с поставщиком. Помимо этого, хранение электронной копии договора внутри информационной базы обеспечивает быстрый доступ к документу и помогает организовать централизованный электронный архив договорной документации.
