Настройка учета партнеров и контрагентов в 1С УТ 11.5
В конфигурации 1С:Управление торговлей предусмотрено несколько вариантов ведения клиентской и поставщицкой базы. Пользователь может работать как по простой схеме, где партнер и контрагент являются одним объектом, так и использовать раздельный учет. Второй вариант особенно востребован у организаций, взаимодействующих с холдингами, торговыми сетями и компаниями, имеющими несколько юридических лиц.
Раздельное ведение партнеров и контрагентов позволяет более гибко организовать управленческий и регламентированный учет. Например, компания может анализировать общий объем продаж по всей группе клиентов, даже если закупки оформляются на разные юридические лица. Аналогичный подход применяется и в закупках, когда поставщик работает через несколько организаций, но фактически относится к одной группе компаний.
Такой механизм помогает:
- анализировать продажи по группе компаний;
- предоставлять единые скидки и индивидуальные условия;
- учитывать общие объемы закупок;
- работать с несколькими юридическими лицами в рамках одного партнера;
- упрощать ведение CRM и коммерческих соглашений.
Для активации данного режима необходимо открыть раздел «НСИ и администрирование» - «CRM и маркетинг» и включить настройку
«Независимо вести партнеров и контрагентов».
Рис.1 — Включение независимого ведения партнеров и контрагентов в настройках CRM
Для чего нужен справочник «Партнеры»
Справочник «Партнеры» в 1С УТ 11.5 используется для хранения управленческой информации о клиентах, поставщиках и прочих участниках взаимодействия. В отличие от контрагентов, здесь содержатся данные, необходимые именно для работы менеджеров, отдела продаж и закупок.
В карточке партнера могут храниться:
- контактная информация;
- условия взаимодействия;
- соглашения;
- сведения о сегментации;
- история работы;
- список связанных контрагентов.
Открыть справочник можно из разделов «Главное», «Продажи» и «Закупки». При этом система автоматически применяет отбор в зависимости от выбранного раздела. Например, в закупках будут отображаться поставщики, а в продажах – клиенты.
Создание нового элемента выполняется через встроенный «Помощник создания нового партнера». Этот инструмент позволяет последовательно заполнить основные сведения и минимизировать ошибки при вводе данных.
Если при регистрации установить параметр «Указать идентификационные данные партнера», программа автоматически создаст связанного контрагента. Это удобно в ситуациях, когда клиент работает только от одного юридического лица и нет необходимости разделять сущности.
Рис.2 — Создание нового партнера через помощник регистрации
Назначение справочника «Контрагенты»
Справочник «Контрагенты» предназначен для хранения юридически значимой информации. Именно эти данные используются в документах, договорах, бухгалтерском и налоговом учете.
В карточке контрагента обычно указываются:
- ИНН и КПП;
- полное юридическое наименование;
- банковские реквизиты;
- договоры;
- юридический и фактический адрес;
- контактные лица;
- расчетные счета.
Доступ к списку контрагентов можно получить непосредственно из карточки партнера. Такой подход позволяет разделять управленческую информацию и учетные данные, сохраняя между ними логическую связь.
Подобная архитектура особенно полезна для компаний, работающих с несколькими юридическими лицами одного клиента или поставщика.
Варианты работы с партнерами и контрагентами
В зависимости от структуры бизнеса в 1С:УТ могут использоваться разные схемы регистрации данных.
Одна организация – один партнер – один контрагент
Это наиболее простой и распространенный вариант. В системе создается один партнер и связанный с ним один контрагент. Такая схема подходит небольшим компаниям, индивидуальным предпринимателям и организациям без сложной структуры.
В этом случае управленческий и юридический учет фактически совпадают.
Рис.3 — Схема один партнер–один контрагент
Торговая сеть
При работе с торговыми сетями часто используется другая схема. В программе создается группа партнеров, отражающая разные магазины или подразделения сети, но при этом используется единый контрагент.
Такой вариант позволяет отдельно анализировать продажи по точкам, сохраняя единое юридическое лицо в документах.
Рис.4 — Торговая сеть с несколькими партнерами и единым контрагентом
Холдинговая структура
Для холдингов обычно применяется противоположная схема: создается один партнер и несколько контрагентов. Это удобно, когда взаимодействие ведется с одной группой компаний, но документы оформляются на разные юридические лица.
Подобный подход часто встречается в оптовой торговле, производственных компаниях и крупных дистрибьюторских организациях.
Рис.5 — Пример работы с холдингом и несколькими юридическими лицами
Практический пример создания поставщика в 1С УТ 11.5
Рассмотрим пример регистрации поставщика в программе.
Компания ООО «Техномир» закупает продукцию у базы электротоваров. При этом поставки оформляются от разных юридических лиц – АО «Техно-ОПТ» и ИП Петров П. П.
Для регистрации нового поставщика необходимо перейти в раздел Закупки – Поставщики и нажать кнопку «Создать».
Рис.6 — Переход к созданию нового поставщика в разделе закупок
После запуска помощника регистрации необходимо заполнить обязательные сведения. К ним относятся:
- наименование партнера;
- номер телефона;
- адрес электронной почты;
- дополнительные контактные данные.
Даже минимального набора информации достаточно для создания карточки и начала работы в системе.
Рис.7 — Заполнение обязательных реквизитов нового партнера
Следующим этапом необходимо определить тип взаимоотношений с партнером. В зависимости от настроек пользователь может указать, является ли организация клиентом, поставщиком, комиссионером или относится сразу к нескольким категориям.
Правильно выбранный тип отношений влияет на дальнейшую работу документов, отчетов и механизмов CRM.
Рис.8 — Выбор типа взаимодействия с партнером при регистрации
После создания карточки партнера следует перейти на вкладку «Контрагенты». Здесь регистрируются юридические лица, от имени которых будут оформляться документы закупки, реализации, договоры и взаиморасчеты.
Рис.9 — Переход к списку связанных контрагентов партнера
На заключительном этапе в систему вносятся данные по каждому контрагенту: ИНН, КПП, банковские реквизиты, адреса и прочая учетная информация.
После заполнения карточек организация сможет полноценно использовать поставщика в документах закупки, оформлять договоры, вести взаиморасчеты и формировать отчетность.
Рис.10 — Заполнение учетных данных и реквизитов контрагентов
Итоги
Механизм раздельного ведения партнеров и контрагентов в 1С:Управление торговлей 11.5 значительно расширяет возможности учета и управления клиентской базой. Такая схема особенно полезна компаниям, работающим с холдингами, филиальными структурами и торговыми сетями.
Использование справочников «Партнеры» и «Контрагенты» позволяет разделить управленческие и юридические данные, упростить сопровождение клиентов, повысить качество аналитики и сделать работу пользователей более удобной.
Грамотная настройка данной функциональности помогает автоматизировать продажи, закупки и CRM-процессы, а также обеспечивает более прозрачный учет в системе 1С.
