В системе 1С:ERP для управления планами закупок используется специальный документ «План закупок». Его функциональность активируется через настройки:
НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Бюджетирование и планирование → Планирование → Планы закупок.
Рис. 1 – Активация модуля планирования закупок
Перед началом работы необходимо создать сценарий:
Планирование и бюджетирование → Настройки и справочники → Сценарии планирования → Создать.
Параметры сценария:
- Периодичность (год, квартал, месяц и др.) – определяет интервалы для ввода данных, формирования заказов и анализа.
- Отображение периода (диапазон дат или номер периода в году).
- Тип планирования (по количеству или по количеству и сумме).
Рис. 2 – Конфигурация сценария товарного планирования
Во вкладке «Настройки создания» выбираем «Планы закупок» и при необходимости отмечаем опцию «Использовать заказ поставщику».
Рис. 3 – Настройка параметров создания плана
Далее переходим в раздел «Настроить вид плана» и задаем параметры:
1. Назначение плана
Данный параметр определяет, для каких целей будет использоваться план. В программе есть такие варианты:
- План закупок – формирование графика поставок товаров и материалов.
- План продаж – прогнозирование реализации продукции.
- Производственный план – расчет потребностей в сырье и комплектующих.
Выбор конкретного типа влияет на доступные в дальнейшем опции и отчеты.
2. Способ заполнения
Система предлагает два метода внесения плановых данных:
- По формуле – автоматический расчет на основе заданных правил (например, зависимость от плана продаж или остатков на складе). Подходит для «тянущей» системы планирования, где закупки определяются спросом.
- По источникам – ручное или полуавтоматическое заполнение из различных баз данных (исторические заказы, договоры с поставщиками, рыночные аналитики). Используется при сложных схемах снабжения.
3. Тип записи
Определяет, как новые данные будут взаимодействовать с существующими планами:
- Замещающий – актуальные значения перезаписывают старые. Применяется в скользящем планировании, когда каждый новый план корректирует предыдущие периоды.
- Суммирующий – новые показатели добавляются к уже введенным. Используется для накопительного учета, например, при поэтапном увеличении закупок.
4. Количество периодов по умолчанию
Настраивает отображение временных интервалов при создании документа: можно указать число периодов (месяцев, кварталов), которые будут сразу отображаться в табличной части.
5. Детализация (по подразделению, складу, поставщику и др.)
Позволяет распределять планы по различным аналитическим разрезам:
- По подразделениям – планирование закупок для отдельных филиалов или цехов.
- По складам – учет географической или логистической специфики.
- По поставщикам – привязка к конкретным контрагентам.
- По менеджерам – контроль ответственности сотрудников.
Чем выше детализация, тем точнее можно отслеживать исполнение планов.
6. Планирование оплат
Опция связывает план закупок с финансовыми потоками:
- При активации система позволяет указать график платежей поставщикам.
- Поддерживается учет предоплат, отсрочек и этапных выплат.
Рис. 4 – Интерфейс окна вида плана
Для разработки плана закупок в системе необходимо перейти:
Бюджетирование и планирование → Создать → Планы закупок.
Основные настраиваемые элементы:
- Сценарий – определяет методику формирования плановых показателей.
- Вид плана – уровень детализации и алгоритм внесения информации.
- Период – временной промежуток «с – по».
- Номенклатура – товары для закупки.
Рис. 5 – Интерфейс окна закупочного плана
Заполнение номенклатуры в плане закупок
Для включения товарных позиций в план предусмотрены различные варианты, доступные через кнопку "Заполнить товары":
1. По всей номенклатуре поставщика:
- Система автоматически подгружает все товары, которые числятся за выбранным поставщиком
- Особенно полезно при работе с постоянными поставщиками с устойчивой номенклатурой
- Позволяет избежать ручного ввода часто заказываемых позиций
2. По ранее закупленным товарам:
- Автоматически добавляет товары, которые уже поступали от поставщиков
3. По ассортименту:
- Использует заранее настроенные ассортиментные матрицы
- Учитывает актуальные на дату планирования разрешения на закупку
4. По формуле:
Самый гибкий вариант заполнения
Позволяет учитывать различные факторы:
- План продаж
- Остатки на складах
- Нормативы запасов
- Сезонные коэффициенты
Формулы можно настраивать под конкретные бизнес-процессы
5. По произвольному отбору:
- Позволяет задать любые критерии отбора:
- Группы товаров
- Характеристики
- Производители
- И другие параметры
- Поддерживает сложные условия фильтрации
После автоматического заполнения всегда можно вручную:
- Добавить отдельные позиции
- Скорректировать количества
- Удалить ненужные товары
- Изменить дополнительные параметры
Пример: заполнение плана закупок на основе плана продаж.
Рис. 6 – Доступные способы наполнения плана товарами
Когда план закупок сформирован, требуется:
1. Установить статус "Утверждён":
- Делает документ доступным для дальнейшей работы
- Блокирует случайные изменения
2. Провести документ:
- Фиксирует данные в системе
- Делает план доступным для отчетов
- Обновляет связанные показатели
Рис. 7 – Изменение состояния закупочного плана
Для перехода от плана к реальным заказам используется специальная обработка «Формирование заказов поставщикам по планам» доступная по пути
Закупки – Заказы поставщикам – Создать – По плану:
Шаг 1. Отбор планов
1.
Выбор сценария планирования - В выпадающем списке выбирается конкретный сценарий, по которому создавались планы закупок
2.
Указание периода закупок - Задается временной интервал для анализа планов
3.
Фильтрация по подразделениям - Выбор конкретных подразделений компании
Также можно выполнить отбор по отдельным поставщикам, складам и номенклатуре
Рис. 8 – Отбор планов для формирования заказов
Шаг 2. Определение состава заказа
В рабочей области обработки представлена детализированная информация по каждой позиции плана закупок:
- Ответственное подразделение
- Выбранный поставщик
- Действующее соглашение
- Условия ценообразования
Все указанные параметры можно оперативно редактировать прямо в таблице. Для массового заполнения одинаковых значений в нескольких строках предусмотрены сервисные функции в меню
"Заполнить".
В колонке
"К заказу" отображается рассчитанное системой количество товара для закупки.
Контрольные показатели:
- "В планах" - суммарное запланированное количество с возможностью детализации до исходных документов планирования
- "В заказах" - информация о ранее созданных заказах по данной номенклатуре с фильтрацией по периоду поставки
Особенности учета:
При отсутствии детализации в плане система учитывает любые заказы поставщику как исполнение плана. Это позволяет гибко работать с различными схемами планирования.
Настройка сроков:
Дата поступления товара может быть:
- Установлена вручную для конкретной позиции
- Массово изменена для группы товаров
- Автоматически рассчитана по бизнес-правилам
Формирование заказа:
Для создания заказа поставщику необходимо отметить соответствующие строки флажком в колонке "К заказу". Подготовленные к оформлению заказы отображаются в отдельной таблице, где можно провести их окончательную проверку перед проведением.
Рис. 9 – Определение состава заказа
Шаг 3: Формирование и проведение заказов.
На последнем этапе система формирует документы "Заказ поставщику". Вы можете открыть каждый документ, проверить данные и при необходимости внести изменения - скорректировать количество, цены или добавить комментарии. Когда все готово, документы нужно провести - после этого они попадут в работу и будут учтены в системе.
Рис. 10 – Финальная проверка заказов
Для детального изучения показателей применяется отчет:
Бюджетирование и планирование → Отчеты → Планирование запасов → Исполнение плана закупок.
Доступные варианты отчета:
- По подразделениям.
- По поставщикам.
- По складам.
- По оплатам и отгрузкам.
Отчет обеспечивает детальный план-фактный анализ, помогая выявлять отклонения в поставках товаров и материалов.
Рис. 11 – Анализ исполнения плана закупок
