Платежный календарь – это важнейший инструмент для организации и автоматизации денежных потоков в компаниях, использующих систему 1С:ERP и 1С:КА. Эта функциональная возможность помогает не только эффективно планировать и контролировать платежи, но и предотвращать кассовые разрывы, улучшать финансовое планирование и управление денежными средствами. В данной статье мы подробно разберем, как настроить платежный календарь, его структуру, возможности и преимущества для вашего бизнеса.
Зачем автоматизировать платежный календарь в 1С?
Автоматизация платежного календаря в 1С:ERP и 1С:КА дает возможность точно и своевременно планировать все денежные операции предприятия. Такой подход позволяет:
- Предотвращать кассовые разрывы, что особенно важно для организаций с большим количеством расчетов.
- Повышать точность финансового планирования, так как календарь автоматически рассчитывает и обновляет все данные о поступлениях и расходах.
- Оптимизировать процесс управления расчетами между компанией и контрагентами, так как все операции фиксируются и проходят через систему с автоматическим расчетом сроков.
- Гибко контролировать денежные потоки, обеспечивая вовремя поступающие и списываемые средства.
- Упрощать управление расчетными счетами и денежными переводами.
Автоматизация позволяет снизить человеческий фактор, исключив ошибки и улучшив процесс согласования и исполнения платежей.
Как работает платежный календарь в 1С:ERP и 1С:КА?
Платежный календарь в 1С:ERP и 1С:КА представляет собой функциональный инструмент для планирования всех денежных операций с учетом поступлений и расходов. На основе данных о запланированных платежах и денежных поступлениях система автоматически формирует прогнозы и планы по денежным потокам.
Структура и настройки календаря ориентированы на наиболее полное отображение информации о финансовых движениях, что позволяет принимать оперативные решения по корректировке планов.
Шаги для настройки платежного календаря
Чтобы использовать платежный календарь в 1С:ERP и 1С:КА, необходимо настроить его в системе. Для этого выполните следующие шаги:
1.Перейдите в раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Казначейство и взаиморасчеты».
Рис.1 — Месторасположение настроек НСИ казначейства
2. Откройте подраздел «Планирование и контроль денежных средств». Убедитесь, что активирована настройка «Заявки на кассовые расходы», что откроет доступ к функционалу платежного календаря.
Рис.2 — Включение работы с заявками на расходование ДС
После активации, доступ к календарю можно получить через раздел «Казначейство» → «Платежный календарь».
Рис.3 — Интерфейс внешнего вида платежного календаря
Типы представлений в платежном календаре
1. Заявки-календарь
В этом представлении отображаются заявки на платежи и информация о денежных остатках. Это помогает отслеживать все ожидающие оплаты документы и их влияние на финансовые потоки.
2. Календарь-платежи
В данном представлении отображаются данные о движении средств по датам. Здесь можно видеть все записи о платежах и связанные с ними документы, что помогает детально контролировать состояние финансов.
3. Список заявок
Этот раздел помогает отслеживать статус каждой заявки на платежи. Каждая заявка имеет статус «Согласовано» или «Не согласовано», что важно для контроля за финансовыми операциями.
Для того чтобы платежный календарь был максимально удобным и функциональным, нужно настроить дополнительные параметры. Для этого откройте меню «Еще» и выберите пункт Настройка.
Рис.4 — Дополнительные настройки платежного календаря
В этом разделе можно выполнить следующие действия:
- Планировать с даты: Указывает, с какой даты начинается планирование денежных потоков. Это помогает точно настроить отображение поступлений и расходов.
- Скрывать нерабочие дни: Исключает выходные и праздничные дни из расчетов, что позволяет планировать денежные потоки более точно.
- Отображать в календаре: Можно настроить отображение только согласованных заявок или включить несогласованные заявки, которые еще не были утверждены.
- Ожидаемые поступления и списания: Добавьте данные по заказам, накладным и договорам, а также возвратам товаров. Это расширяет возможности платежного календаря и помогает учитывать дополнительные финансовые операции.
- Финансовые инструменты: Включает возможность учета данных по графикам платежей по финансовым инструментам (кредиты, займы, депозиты и лизинг). Эти данные помогут точнее планировать погашение долгов и управление финансовыми потоками.
Структура и ключевые элементы платежного календаря
В платёжном календаре в 1С:ERP и 1С:КА выделяются четыре основных типа записей:
1. Нераспределенные списания и поступления
Этот раздел отображает запланированные платежи и поступления, которые еще не привязаны к конкретному расчетному счету или кассиру. При просмотре таких записей можно назначить необходимые счета и кассиров, а также увидеть возможные проблемы с неправильным распределением средств.
2. Расчетные счета и кассы
В этом разделе отображается информация о всех расчетных счетах и кассах, включая фактические и прогнозируемые остатки средств. Это позволяет контролировать текущее состояние денежных средств, на которых можно производить операции. При нажатии на значок «+» рядом с названием счета, можно увидеть запланированные поступления и списания, что делает процесс управления расчетными счетами более прозрачным.
3. Прогноз остатков по валютам
В этом разделе отображаются остатки денежных средств по валютам, сгруппированные для анализа. Прогноз помогает обнаружить возможные кассовые разрывы, отмеченные красным цветом в дневных колонках. Это своевременно сигнализирует о необходимости корректировки сроков платежей.
4. Общие прогнозные остатки
Суммированные данные по всем валютам. Этот показатель позволяет получить общую картину наличия денежных средств в разных валютах и оперативно реагировать на изменения.
Важнейшие функции платежного календаря
Платежный календарь в 1С:ERP и 1С:КА предоставляет множество возможностей для планирования и контроля финансовых потоков. Вот некоторые из них:
1. Распределение списаний и поступлений
Одна из основных задач платежного календаря – это возможность гибко распределять списания и поступления по нужным расчетным счетам. Когда в системе появляются нераспределенные платежи, необходимо назначить им конкретный расчетный счет и кассира через вкладку «Распределение по счетам». Это помогает избежать ошибок при автоматическом формировании платежных документов.
Платежный календарь автоматически отслеживает и синхронизирует информацию о платежах, помогая избежать дублирования и ошибок в расчетах.
2. Перенос даты платежа
Система позволяет сдвигать даты платежей, если возникает необходимость внести изменения в сроки. Для этого можно использовать кнопки «Перенести на последний день» или «Перенести на первый день». Эти функции позволяют гибко управлять сроками списания, что важно для корректного соблюдения финансовых обязательств.
Рис.5 — Интерфейс переноса даты платежа с помощью кнопок в 1С
3. Разбиение платежей
Если требуется разделить платеж на несколько частей, например, по разным дням или счетам, система позволяет разбить одну операцию на несколько платежей. Это делает процесс распределения средств более гибким и удобным, особенно для крупных сумм или сложных расчетов.
Рис.6 — Процесс разбиения платежа на несколько частей по счетам и датам
4. Переводы между расчетными счетами
Платежный календарь в 1С:ERP и 1С:КА дает возможность планировать переводы между расчетными счетами. Вы можете выбрать счет и кассу для перевода средств, а затем выбрать тип перевода, что автоматизирует процесс и обновляет остатки денежных средств.
Рис.7 — Экран настройки перевода средств между расчетными счетами
5. Установка статуса «К оплате»
Для нераспределенных заявок на расходование средств необходимо назначить счет дебета и дату платежа с помощью кнопки «К оплате». Это действие автоматически заполняет вкладку «Распределение счетов» данными из вкладки «Основные», что упрощает дальнейшую работу с документами. Установив статус «К оплате», вы фактически готовите заявку к следующему этапу – фактическому списанию средств с расчетного счета.
В разделе «Платежи» или в режиме «Список заявок» необходимо выбрать нужные заявки и нажать кнопку «К оплате». Это действие завершает процесс подготовки заявки к оплате и облегчает дальнейшую работу с платежами.
Рис.8 — Окно установки статуса «К оплате» для заявок на расходование средств
6. Формирование реестра платежей
Для удобства работы с платежами можно формировать реестр всех запланированных операций. Это особенно полезно при необходимости отчетности или при согласовании бюджета. Реестр позволяет фильтровать данные по типам документов, статусам и другим параметрам.
Рис.9 — Пример формирования реестра платежей по всем запланированным операциям
7. Платежные поручения
Заключительный этап работы с платежным календарем в 1С – это создание платежных поручений для последующей выгрузки их в систему клиент-банка и отражения в бухгалтерии.
Процесс формирования платежных поручений осуществляется с помощью кнопки «Сформировать списания ДС». Это можно сделать как для одного расчетного счета, так и для всех счетов, используемых в организации.
Для формирования поручений для конкретного счета нужно выполнить следующее:
- В разделе «Платежи» нажмите кнопку «Сформировать списания ДС», чтобы создать платежное поручение для выбранного счета.
Рис.10 — Экран формирования списаний ДС для одного расчетного счета
Для обработки всех расчетных счетов сразу потребуется:
- Переключиться в интерфейс «Список заявок» и снова нажать на кнопку для формирования списаний. Откроется окно «Контроль заявок на расходование денежных средств», где можно выбрать все заявки, по которым необходимо создать платежные поручения.
- Программа автоматически проверит правильность данных по выбранным заявкам и подтвердит возможность формирования платежных поручений для этих объектов взаиморасчетов.
Рис.11 — Процесс формирования списаний ДС в интерфейсе «Список заявок»
Важно отметить, что если несколько заявок на списание средств приходятся на одну дату, с одного счета и одному контрагенту, система объединит их в одно платежное поручение для упрощения обработки.
После того как платежные поручения будут сформированы, их можно проверить и при необходимости отредактировать в журнале документов «Безналичные платежи». Это поможет убедиться в правильности данных перед отправкой в банк.
Рис.12 — Месторасположение журнала документов «Безналичные платежи»
Рис.13 — Внешний вид сформированного платежного поручения для безналичного списания
Заключение
Использование платежного календаря в 1С:ERP и 1С:КА значительно упрощает процесс планирования и контроля денежных потоков. Внедрение этого инструмента позволяет снизить риск возникновения кассовых разрывов, повысить точность учета и ускорить обработку платежей. Правильная настройка и использование календаря обеспечивают максимальную эффективность финансового управления и устойчивость бизнеса.
