Как проводить товары с маркировкой через электронный документооборот в 1С

Практически весь розничный товарооборот сегодня немыслим без систем прослеживаемости. Приемка продукции, подлежащей обязательной маркировке, через систему ЭДО требует от бухгалтера или оператора четкого соблюдения регламента, особенно на этапах сверки кодов и оформления расхождений. Разберем маршрут движения электронного универсального передаточного документа (УПД) от момента его появления в программе до перемещения в архив после полной обработки.

Поиск и получение входящей корреспонденции

Весь контур взаимодействия с контрагентами сосредоточен в едином центре управления – рабочем месте Текущие дела ЭДО. Чтобы открыть его, нужно проследовать по навигационной цепочке: Закупки – Сервис. Когда партнер выгружает электронные накладные, а оператор документооборота завершает их обработку на своей стороне, файлы не попадают в базу автоматически. Пользователю необходимо выполнить команду Отправить и получить, которая запускает сеанс связи и забирает все новые данные.
Рис.1 — Интерфейс раздела обмена с контрагентами и кнопка вызова сеанса связи

Как система сортирует входящие УПД

Структура раздела Входящие устроена интуитивно: она представляет собой набор тематических каталогов, соответствующих жизненному циклу документа. Такой подход помогает не запутаться в потоке. Когда УПД только попадает в базу, он находится в состоянии ожидания ваших действий по отражению в бухгалтерском учете – ищите его в папке Отразить в учете. Если документ требует вашей электронной подписи перед отправкой ответного извещения контрагенту, он будет перемещен в папку Подписать. Следующая стадия – контроль отправки. После того как подписанное подтверждение уходит поставщику, объект перемещается в каталог На контроле, где ожидает от партнера квитанции, подтверждающей успешную доставку и приемку нашего файла. Как только этот финальный этап обмена завершен, документ считается отработанным и автоматически архивируется, освобождая оперативное пространство.

Привязка товарных позиций к вашему справочнику

Прежде чем сформировать складские и бухгалтерские записи, системе необходимо однозначно идентифицировать каждую поступившую единицу в вашем справочнике Номенклатура. Если вы работаете с этим поставщиком впервые, программа не сможет сама сопоставить его наименования с вашими внутренними карточками. Сигналом к действию станет появление специального индикатора и текстовой ссылки Сопоставить номенклатуру в столбце Отражение в учете. Эта процедура выполняется строго один раз для пары «поставщик-товар», после чего все последующие отгрузки будут обрабатываться без дополнительных запросов.
Рис.2 — Рабочая область для установки соответствий и формирования новой карточки

Механизм подбора достаточно интеллектуален. Если товар уже существует в базе, и вы ранее заводили его по бумажной накладной или от другого контрагента, можно сразу выбрать готовый элемент. Программа пытается облегчить поиск, автоматически сканируя справочник по комбинации артикула и штрихкода, полученных из электронного формата, а также анализируя ключевые слова в названии. Наиболее вероятные кандидаты на совпадение выводятся в виде списка.

Однако на практике часто возникает ситуация, когда позиция является действительно новой для вашего предприятия. В этом случае ручной ввод можно ускорить, использовав данные контрагента как основу. Нажав кнопку Создать по данным поставщика, вы запустите предварительное заполнение карточки.
Рис.3 — Мастер создания нового элемента справочника на базе входящего УПД

Многие поля, такие как наименование, подтянутся автоматически. Главное, на чем стоит сконцентрироваться – это корректная настройка Вида номенклатуры. Критически важно проверить, чтобы в характеристиках выбранного вида была прописана правильная особенность учета, отвечающая за конкретную категорию маркируемой продукции (например, «Табачная продукция» или «Молочная продукция»). В противном случае обмен с системой «Честный ЗНАК» будет некорректным. На дополнительной вкладке обязательно укажите действующий код ТН ВЭД, соответствующий данному типу товаров. Система сама определит ставку НДС и базовую единицу измерения, опираясь на настройки вида. Также вручную выберите, в какую папку-группу попадет новый элемент в иерархическом дереве справочника. Единственное, что придется загрузить отдельно – это изображение, так как канал ЭДО не предназначен для передачи графического контента. После записи карточки возвращаемся к сопоставлению и фиксируем связь.

Генерация складских документов из УПД

Дальнейший сценарий зависит от предустановленных параметров обмена с конкретным партнером. Если выбран ручной режим, то при открытии поступившего УПД в столбце Отражение в учете будет активна гиперссылка Создать документы. Эта же форма позволяет не только генерировать новые записи, но и прикреплять поступление к ранее созданным черновикам, например, к документу, заведенному на этапе планирования закупок.
Рис.4 — Панель с вариантами действий по отражению электронной накладной в учете

Если вы создаете запись с нуля, поля Поступления товаров и Счета-фактуры полученного заполнятся сведениями из УПД без вашего участия. Если же вы сначала создали пустой шаблон поступления, а затем решили заполнить его по электронному документу, следует выбрать его в списке и воспользоваться командой Перезаполнить текущий. Когда в настройках стоит отметка об автоматической обработке, промежуточные диалоги не показываются. Сразу после получения данных в информационной базе появятся проведенные документы, полностью готовые к дальнейшей работе.

Процедура сверки идентификационных знаков

Теперь переходим непосредственно к приемке. Откройте сформированный документ Поступление товаров. В верхней командной панели есть гиперссылка, текст которой адаптируется под тип маркируемой продукции и ведет в форму Товары по факту. Главная задача этого инструмента – выявить расхождения между кодами маркировки, указанными в полученном УПД, и фактически сканированными с коробок или упаковок.
Рис.5 — Инструмент контроля кодов идентификации при приемке продукции

Следует понимать, что тотальная проверка каждой единицы не является юридически обязательной. Если с конкретным поставщиком налажены стабильные и доверительные отношения, а риски пересорта минимальны, можно осуществлять выборочный аудит или вовсе пропускать эту стадию, нажав кнопку Завершить проверку и согласившись с данными контрагента. Но для обеспечения чистоты учета и избежания проблем с налоговой, лучше все же контролировать поступления.

Для тех, кто решил провести сверку, 1С предлагает набор гибких инструментов ввода. Наиболее производительный способ – работа с сканером, подключенным напрямую к рабочему месту. Считывание происходит непрерывно, сразу преобразуя графические метки в цифровую последовательность.

Если сканера нет под рукой, можно вставить строки из буфера обмена через специальное окно или загрузить большой массив кодов из внешнего файла, предварительно выгруженного из ТСД (терминала сбора данных).
Рис.6 — Доступные способы массового внесения отсканированных кодов в форму проверки

Сравнительный анализ запускается сразу. Итог наглядно демонстрируется в интерфейсе: какие коды совпали, какие значатся в базе, но отсутствуют на упаковке, и какие оказались «лишними», то есть не заявлены в первичке. После завершения ревизии окно закрывается соответствующей командой.

Уведомление поставщика о положительной приемке

Когда все позиции сошлись идеально, необходимо заверить контрагента в успешном получении товара. Это делается генерацией и отправкой подтверждения прямо из формы Поступления товаров через меню ЭДО. Это запускает процесс подписания вашей электронной подписью и уведомления другой стороны.

Для контроля статуса удобно воспользоваться функцией Просмотреть электронный документ.
Рис.7 — Детальный просмотр входящего УПД со шкалой жизненного цикла и статусами

В левой части экрана доступен лог документооборота. Там поэтапно фиксируется вся история: получение файла, отправка извещения о получении, подтверждение или отказ. С помощью этого инструмента можно в реальном времени отслеживать, на какой стадии находится процесс, не обращаясь к общему списку задач.

Пролистав форму УПД ниже, в раздел Номера средств идентификации товаров, вы увидите детализацию по каждому коду Data Matrix.
Рис.8 — Детализация Data-matrix

Если у вас нет необходимости возвращаться в рабочее место Текущие дела ЭДО, подписать и отправить подтверждение можно непосредственно из этого окна. Это удобно, когда один специалист одновременно и принимает товар по количеству и маркам, и работает в системе документооборота, не переключая контекст.
Рис.9 — Опция подписания и отправки извещения прямо с формы просмотра УПД

Когда обмен завершается успешно, документ перемещается в Архив ЭДО в раздел Входящие, не загромождая оперативный список задач.

Алгоритм действий при несоответствиях в маркировке

Иная ситуация возникает, если в ходе сканирования форма проверки зафиксировала отклонения. Это основание для составления корректировочного Акта о расхождениях. Поводом служит не только недостача или излишек в количестве коробок, но и любое несовпадение по номенклатуре кодов, когда внутри упаковки оказывается не та марка.
Рис.10 — Визуальное отображение найденных несоответствий в окне сверки

На скриншоте выше продемонстрирован классический случай пересорта: общее количество штук сходится с накладной, но одна единица имеет код, не принадлежащий данной партии, а другая – вовсе не читается. После закрытия формы проверки кнопкой Завершить проверку, алгоритм работы программы автоматически меняется. В шапке Поступления товаров взводится флаг Есть расхождения и активируется ссылка на создание акта.
Рис.11 — Информационное окно о блокировке редактирования после начала создания акта

Нажатие на ссылку вызовет системное предупреждение о том, что все корректировки в форме проверки будут заблокированы. Это логично, так как на основе этих данных будет строиться юридически значимый документ. Соглашаемся с предупреждением.

Откроется заготовка электронного Акта о расхождениях. В его левом верхнем углу видна привязка к исходному документу поступления и текущее состояние обмена – Не начат.
Рис.12 — Отображение исходного документа и текущего состояния

Внимательно изучите содержимое. Коды, которые не удалось обнаружить при сканировании, программа отнесла в графу «Недостача», а те, что были физически найдены, но отсутствовали в УПД, попали в графу «Излишки».
Рис.13 — Заполненный проект акта о расхождениях с данными по недостаче и излишкам

Если количественные показатели и список идентификаторов внесены верно, записываем акт и запускаем его подписание с отправкой контрагенту кнопкой Подписать и отправить.

Сформированный акт становится вашим исходящим документом, связанным с приходной накладной. Соответственно, после отправки он будет находиться в папке Исходящие — На контроле.
Рис.14 — Отправленный акт в списке исходящих документов, ожидающих реакции контрагента

Важный нюанс: отправив претензию, не забывайте, что исходный входящий УПД все еще требует вашего заверения. Он будет ожидать подписи в каталоге Подписать. Запустите очередной сеанс связи кнопкой Отправить и получить. Программа проверит, подписал ли поставщик ваше извещение о получении и отработал ли он присланный Акт о расхождениях. Когда весь документооборот по этому эпизоду поставки будет исчерпан, УПД от контрагента переместится в папку в Архив ЭДО в раздел Входящие, а ваш акт – в Исходящие.