Введение
Штатное расписание служит ключевым документом, определяющим организационную структуру предприятия. В нем фиксируются должности, численность сотрудников, а также установленные оклады. Система 1С:ЗУП КОРП предлагает эффективный инструмент для управления штатным расписанием, включая его автоматизированное заполнение, мониторинг и своевременное обновление.
В данном материале мы разберем, как корректно настроить и внедрить штатное расписание в 1С:ЗУП КОРП, а также какие преимущества это дает компании.
1. Настройка штатного расписания
Перед началом использования функционала штатного расписания в
1С:ЗУП КОРП требуется выполнить следующие подготовительные действия:
- Определить структуру компании (подразделения, филиалы, отделы).
- Сформировать и согласовать полный перечень должностей с указанием окладов, тарифных ставок.
- Определить количество штатных единиц по каждой должности.
- Назначить ответственных за ведение штатного расписания.
Для корректного формирования штатного расписания необходимо настроить его, это следует сделать в блоке «Настройка», раздел «Кадровый учет» (рис. 1):
✔️ Автоматизированный контроль кадровой документации – система будет система обеспечивает проверку соответствия изданных приказов действующему штатному расписанию, включая наличие вакантных единиц и правильность указанных окладов.
✔️ Ведется история изменений – фиксирует все корректировки, внесенные через процедуры «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания». Если функция деактивирована, правки можно вносить непосредственно в справочник.
✔️ Гибкая система оплаты труда – позволяет задавать диапазон зарплат (мин. и макс. значения) для должностей.
✔️ Учет квалифицированных уровней – позволяет не дублировать должности для сотрудников разных разрядов, а указывать разряд отдельно, избегая дублирования записей.
✔️ Бронирование позиций – дает возможность резервировать ставки перед приемом сотрудников. Срок бронирования можно задать вручную, а просроченные резервы будут выделяться в отчете «Штатная расстановка».
✔️ Отражение надбавок в форме Т-3
В настройках можно выбрать формат отображения доплат:
- Месячный размер в рублях
- Тариф, %, коэффициент
- Комбинированный вариант
Рис. 1
2. Создание штатного расписания
После внесения необходимых данных в соответствующие справочники (перечни подразделений и должностей) пользователь может приступить к формированию штатного расписания (рис. 2).
Ключевым элементом для работы с организационной структурой компании является документ
«Утверждение штатного расписания». Данный функционал позволяет: осуществлять первичное заполнение всех штатных позиций; регистрировать масштабные изменения в кадровой структуре организации.
Рис. 2
При заполнении штатной позиции в системе заполняются ключевые реквизиты (рис. 3):
«Организация» – юр. лицо, к которому относится должность.
«Подразделение» – структурная единица компании.
«Должность» – наименование согласно классификатору.
Поле
«Наименование» и
«Полное наименование» генерируется автоматически на основе введённых данных, а также подвергается корректировке вручную.
Рис. 3
«График работы» – задается типовой трудовой режим для конкретной должности. Указанное значение автоматически переносится в кадровые документы при оформлении приема на работу или перевод сотрудника.
«Колич. ед.» – числовой показатель, отображающий сколько штатных позиций выделено по данной должности согласно организационной структуре (рис. 4).
Рис. 4
В разделе
«Оплата труда» указываются плановые начисления и фиксированные показатели для расчета заработной платы по конкретной должности. Эти параметры автоматически переносятся в кадровые документы при выборе соответствующей позиции (рис. 5).
Рис. 5
В разделе
«Дополнительно» необходимо прописать трудовую функцию, соответствующую данной позиции. Заполнение этого поля способствует прозрачности кадровых процессов и обеспечивает соответствие ШР фактическому распределению трудовых функций в организации. Обратите внимание, что текстовые справочные поля можно заполнить и скорректировать. Правую часть таблицы занимают сведения об отпусках (рис. 6).
Рис. 6
После завершения заполнения и проведения документа интерфейс штатного расписания обновится. Далее рассмотрим, как изменять штатное расписание.
3. Изменение штатного расписания
Основой для
внесения изменений служит документ
«Изменение штатного расписания», который позволяет зафиксировать все преобразования: создание должностей, сокращение ставок, корректировку окладов или переименование подразделений. Особенностью этого документа является возможность указать точную дату вступления изменений в силу.
В 1С:ЗУП КОРП предусмотрено
два принципиально разных
подхода к внесению изменений: с сохранением истории и без сохранения.
Изменение с сохранением истории ШР
Преимущества:
- Этот метод предполагает полный документооборот.
- Каждое изменение оформляется специальными документами: «Утверждение штатного расписания», «Изменение штатного расписания».
- Фиксацию изменений – всегда можно посмотреть, кто, когда и какие правки вносил.
- Возможность формировать приказы об изменении штатного расписания.
- Соответствие требованиям строгого кадрового учета, особенно в крупных компаниях.
- Контроль версий – можно восстановить предыдущее состояние ШР.
Недостатки:
- Увеличение объема документооборота – каждое изменение требует отдельного документа.
- Риск ошибок при работе с историей – если документ проведен некорректно, исправление требует отмены и повторного ввода.
- Сложность внесения оперативных изменений – невозможно быстро скорректировать данные, так как все правки проходят через регламентированный процесс.
Рассмотрим порядок внесения изменений в штатное расписание (рис. 7).
— Добавление новой позиции осуществляется через соответствующую кнопку «Добавить позицию» в интерфейсе программы. После чего заполняются обязательные поля: структурное подразделение, наименование должности, квалификационного разряда, количество штатных единиц, системы оплаты, режим рабочего времени и дополнительные параметры.
— Редактирование действующих позиций выполняется через функцию «Изменить позицию», которая открывает доступ к корректировке всех реквизитов выбранной должности.
— Прекращение действия позиции оформляется через специальную команду «Закрыть позицию».
Рис. 7
Обратите внимание, что каждый цвет в документе имеет свое предназначение: зеленый цвет – добавлены новые данные, синий цвет – редактирование данных, красный цвет – действие отменено.
Изменение без сохранения истории
Преимущества:
- Быстрота – не нужно оформлять дополнительные документы.
- Простота – подходит для небольших организаций с минимальными требованиями к отчетности.
Недостатки:
- Нет истории изменений – невозможно отследить, кто и когда взносил изменения.
- Невозможно сформировать приказ – изменения фиксируются автоматически.
- Риск ошибок – из-за ручного редактирования возможны неточности.
Вывод
Внедрение штатного расписания в 1С:ЗУП КОРП позволяет упорядочить кадровую структуру компании, минимизировать ошибки при расчете заработной платы. Регулярное обновление данных в системе обеспечивает актуальность информации и упрощает формирование отчетности.
