В конфигурации «1С:ERP Управление предприятием» версии 2.5 для отражения отработанного времени предусмотрены два основных механизма:
- Табель в статусе документа
- Табель в виде отчетной формы
Перед тем как система сможет автоматически генерировать табель, пользователю требуется выполнить ряд подготовительных шагов и внести в базу данные о всех отклонениях от стандартного режима работы.
Подготовительные мероприятия по настройке учета времени
Наиболее эффективной методикой в «1С:ERP» считается подход, основанный на назначении сотрудникам индивидуальных графиков с последующей регистрацией любых несоответствий этим графикам, таких как отпуска, болезни и прочее.
Шаг 1. Работа с производственным календарем
В первую очередь необходимо удостовериться в правильности настроек производственного календаря. Этот справочник является основным источником информации о рабочих, праздничных и нерабочих днях для программы. При активной интернет-поддержке система обычно автоматически актуализирует данные календаря.
Ознакомиться с его настройками можно через раздел «НСИ и администрирование», выбрав пункт «Производственные календари».
Рис. 1 — Интерфейс настройки производственного календаря в 1С:ERP
Корректно настроенный производственный календарь служит для системы эталоном рабочих норм. Без него программа не сможет корректно рассчитать нормативную продолжительность труда для каждого сотрудника.
Шаг 2. Определение графиков работы
Настройка возможных графиков работы осуществляется в меню «НСИ и администрирование» -> «НСИ» -> «Графики работы».
Рис. 2 — Окно редактирования графика работы сотрудника
По умолчанию в системе используется классический график пятидневной рабочей недели. Однако администратор имеет возможность создавать любые другие графики, детально описывая их периодичность, продолжительность рабочего дня, временные рамки действия и другие параметры. Для этого используется команда «Создать» в журнале графиков.
Рис. 3 — Форма создания нового графика работы в системе
Шаг 3. Назначение графика сотруднику
После создания необходимых графиков работы нужно закрепить их за конкретными работниками. Это делается непосредственно в документе «Прием на работу». Если впоследствии график сотрудника меняется, для этого применяется документ «Кадровый перевод».
Рис. 4 — Документ "Кадровый перевод" для смены графика работы
Для массового изменения графиков предусмотрена специальная форма – «Кадровый перевод списком».
Шаг 4. Фиксация отклонений от установленных графиков
В случае невыхода сотрудника на работу по уважительной причине этот факт должен быть зарегистрирован в системе. Для этого в разделе «Кадры» -> «Все кадровые документы» при нажатии кнопки «Создать» открывается список документов, предназначенных для оформления неявок: «Отпуск», «Больничный лист» и другие.
Рис. 5 — Меню выбора документов для фиксации неявок
После проведения таких документов информация в табеле учета рабочего времени обновится автоматически. Стандартные коды обозначений в табеле включают:
- «Я» – рабочий день;
- «В» – выходной день;
- «Б» – болезнь (больничный лист);
- «Н» – работа в ночное время;
- «ОТ» – ежегодный оплачиваемый отпуск.
Компания вправе утвердить собственную систему кодировок. Важно помнить, что такое изменение требует официального оформления внутренним приказом, в котором указываются причины, дата введения новых обозначений и другие реквизиты. С этим распоряжением обязаны быть проинформированы под подпись все работники, в чьи обязанности входит ведение табеля.
Помимо неявок, в программе также фиксируются работы в выходные и праздничные дни, сверхурочные часы и переработки.
После выполнения всех этих условий табель будет формироваться в системе автоматически.
Методы формирования Табеля учета рабочего времени
Формирование Табеля в качестве документа.
Для создания табеля перейдите в раздел «Зарплата» -> «Учет рабочего времени» -> «Табели».
Рис. 6 — Расположение документа Табеля
При создании нового документа-табеля пользователь выбирает отчетный период.
Рис. 7 — Установка временного интервала для формирования табеля
После выбора нужного интервала следует нажать кнопку «Заполнить». В результате система автоматически сгенерирует табель за указанный период.
Формирование Табеля в виде отчета.
Чтобы получить табель как отчет, нужно открыть раздел «Зарплата» -> «Отчеты по зарплате» -> «Учет времени» -> «Табель учета рабочего времени».
Выбрав требуемый период и нажав «Сформировать», пользователь получит отчет, построенный на основе ранее введенных данных.
Рис. 8 — Внешний вид сформированного отчета "Табель учета рабочего времени"
В итоговом отчете будут отражены все данные о выходных днях и фактически отработанном времени
