Для многих организаций, занимающихся закупкой, производством, хранением и продажей товаров, наличие действующих сертификатов является обязательным условием работы. Такие документы подтверждают соответствие продукции установленным требованиям, позволяют легально реализовывать товары и служат доказательством их качества. Если срок действия сертификата закончился или документ отсутствует, предприятие может столкнуться с ограничениями при продаже продукции, претензиями покупателей и административными санкциями.
Чтобы исключить подобные риски, в программе 1С: Комплексная автоматизация 2 (1С: КА 2) предусмотрен отдельный механизм учета сертификатов номенклатуры. Он позволяет хранить сведения о документах в единой информационной базе, прикреплять электронные копии сертификатов, связывать их с конкретными товарами или группами номенклатуры, а также использовать эти данные при оформлении реализации и подготовке печатных форм.
В этой статье рассмотрим полный цикл работы с данным функционалом: от его активации до формирования отчетов, позволяющих контролировать актуальность сертификатов и своевременно отслеживать необходимость их продления.
Настройка учета сертификатов номенклатуры в 1С: Комплексная автоматизация
Перед тем как сотрудники смогут работать с сертификатами, соответствующая возможность должна быть включена в настройках программы. По умолчанию этот механизм может быть недоступен, поэтому первым этапом становится изменение параметров учета номенклатуры.
Для выполнения настройки необходимо перейти в раздел «НСИ и администрирование», открыть параметры работы с номенклатурой и активировать опцию «Сертификаты номенклатуры». После сохранения изменений функциональность станет частью стандартного интерфейса программы.
Рис.1 — Раздел настройки параметров работы с номенклатурой
Рис.2 — Включение механизма учета сертификатов товаров
После применения настроек система автоматически расширяет возможности работы с карточками товаров. Пользователь получает доступ к новым реквизитам, связанным с учетом сертификатов, а также к отдельному справочнику, предназначенному для хранения информации по сертификационным документам.
Важно учитывать, что использование сертификатов определяется не для всей информационной базы сразу, а индивидуально для каждой карточки товара. Поэтому необходимо открыть нужную номенклатуру и активировать соответствующий признак. Благодаря этому можно вести учет только по тем позициям, для которых сертификация действительно обязательна.
Рис.3 — Включение использования сертификатов в карточке товара
Создание сертификатов номенклатуры в 1С: КА 2
После завершения первоначальной настройки можно переходить к заполнению справочника сертификатов. В 1С: Комплексная автоматизация 2 каждый сертификат представляет собой самостоятельный элемент базы данных, который затем связывается с определенной номенклатурой, видом номенклатуры или перечнем товаров.
Для добавления нового сертификата необходимо открыть раздел «Закупки», после чего выбрать пункт «Сертификаты номенклатуры».
Рис.4 — Открытие справочника сертификатов номенклатуры
Создание нового элемента выполняется стандартной командой добавления. После открытия карточки следует заполнить основные сведения, которые в дальнейшем будут использоваться при работе с документами, поиске информации и формировании отчетности.
Как правило, в карточке сертификата указываются следующие данные:
- тип сертификата;
- номер сертификата;
- период действия;
- организация, выдавшая документ;
- номенклатура, вид номенклатуры либо список товаров, на которые распространяется сертификат;
- электронное изображение или скан-копия сертификата.
Заполнение этих реквизитов позволяет сформировать полную карточку документа. При необходимости пользователь может открыть прикрепленный файл непосредственно из программы, не обращаясь к бумажному архиву или внешним каталогам хранения документов.
Рис.5 — Заполнение реквизитов нового сертификата номенклатуры
Использование сертификатов при оформлении реализации товаров
После того как сертификаты зарегистрированы в системе и привязаны к соответствующей номенклатуре, они могут автоматически использоваться в процессе оформления реализации.
Во время подготовки документа реализации достаточно воспользоваться командой «Печать», чтобы программа предложила доступные варианты вывода сертификатов.
Первый вариант предназначен для ситуаций, когда необходимо распечатать сертификат отдельно для каждой строки документа. В этом случае каждая позиция номенклатуры сопровождается собственным комплектом документов.
Второй режим позволяет сократить объем печати. Если несколько товаров используют один и тот же сертификат, система сгруппирует одинаковые документы и выведет их в единственном экземпляре.
Также пользователю доступна печать реестра сертификатов. Такой отчет содержит перечень сертификатов, относящихся к реализуемым товарам, включая сведения, полученные из Росаккредитации. Данный вариант особенно удобен при оформлении крупных поставок, когда необходимо передать покупателю полный комплект подтверждающих документов.
Использование встроенных печатных форм значительно ускоряет подготовку документов реализации, снижает вероятность ошибок и избавляет сотрудников от ручного подбора сертификатов для каждой отгружаемой позиции.
Контроль сроков действия сертификатов и анализ данных
Ведение справочника сертификатов само по себе не гарантирует отсутствие проблем. Для стабильной работы необходимо регулярно контролировать сроки действия документов и своевременно обновлять их.
Именно поэтому в 1С: Комплексная автоматизация 2 предусмотрены специальные аналитические отчеты, предназначенные для мониторинга состояния сертификатов номенклатуры.
Одним из наиболее востребованных является отчет «Товары с истекающими сертификатами». Он позволяет определить продукцию, для которой срок действия сертификата уже завершился либо подходит к окончанию. Благодаря этому ответственным сотрудникам проще организовать получение новых документов до момента возникновения ограничений на реализацию товаров.
Еще один полезный инструмент – «Ведомость по сертификатам». Этот отчет используется для анализа сведений по зарегистрированным сертификатам, контроля их статусов, проверки области действия и просмотра информации о номенклатуре, к которой они относятся.
Периодический анализ таких отчетов помогает поддерживать базу данных в актуальном состоянии, своевременно продлевать сертификаты и предотвращать ситуации, когда продажи приходится приостанавливать из-за отсутствия действующих подтверждающих документов.
Преимущества учета сертификатов номенклатуры в 1С: КА 2
Использование штатного механизма учета сертификатов в 1С: Комплексная автоматизация позволяет отказаться от хранения подобных документов в разрозненных папках или сторонних системах. Вся информация находится в единой базе и доступна пользователям в рамках привычного интерфейса программы.
Применение данного функционала обеспечивает следующие преимущества:
- централизованное хранение сертификатов номенклатуры;
- возможность прикрепления электронных копий документов;
- контроль окончания срока действия сертификатов;
- автоматическое использование сертификатов в документах реализации;
- формирование различных вариантов печатных форм и реестров;
- снижение вероятности продажи продукции с просроченными сертификатами;
- ускорение подготовки документов для клиентов и контролирующих организаций.
Комплексное использование возможностей программы позволяет повысить качество учета сертифицированной продукции, уменьшить количество ручных операций и обеспечить соблюдение требований действующего законодательства.
Заключение
Механизм учета сертификатов номенклатуры, реализованный в 1С: Комплексная автоматизация 2, позволяет организовать централизованную работу с документами, подтверждающими соответствие товаров установленным требованиям. После выполнения первоначальной настройки пользователи получают возможность вести единый справочник сертификатов, хранить их электронные копии, использовать сведения при оформлении реализации и контролировать сроки действия документов с помощью встроенной отчетности.
Комплексный подход к автоматизации данного процесса сокращает трудозатраты сотрудников, минимизирует риск ошибок при работе с сертифицированной продукцией и помогает поддерживать актуальность всей нормативной документации. Благодаря этому предприятия получают более удобный и надежный инструмент для организации учета сертификатов номенклатуры в системе 1С: КА 2.
