Управление закупками – ключевой процесс для торговых и производственных компаний. Именно от того, насколько точно спланированы потребности, своевременно оформлены заказы поставщикам и корректно отражены поступления, напрямую зависят себестоимость продукции, оборачиваемость запасов и финансовый результат бизнеса. Подсистема управления закупками в 1С:ERP предназначена для комплексной автоматизации этого контура и охватывает все этапы – от формирования потребности до анализа исполнения обязательств.
Возможности подсистемы управления закупками
Функциональность управления закупками в 1С:ERP позволяет выстроить сквозной процесс приобретения товаров, работ и услуг с минимальным участием пользователя в рутинных операциях. Система помогает автоматически собирать потребность в закупке из разных источников, сокращать и упорядочивать справочник номенклатуры за счет использования номенклатуры поставщика, поддерживать оптимальный уровень складских запасов с учетом сезонности и сроков поставки.
Отдельное внимание уделено фиксации и контролю условий поставки и оплаты, анализу цен поставщиков и учету оригиналов первичных документов – накладных, счетов-фактур и актов. В результате процесс закупок становится прозрачным, управляемым и значительно менее трудоемким.
Подсистема объединяет и гибко настраивает все основные этапы закупочной деятельности: планирование, подготовку, фактическое приобретение и последующее закрытие обязательств с формированием аналитической отчетности.
Планирование закупок в 1С:ERP
Планирование закупок начинается с формирования потребности. В 1С:ERP она может возникать из нескольких источников, что позволяет учитывать реальную картину бизнеса.
В первую очередь система фиксирует потребность по заявкам, которые формируются в процессе планирования отгрузок. Такая потребность появляется на основании различных видов заказов: заказов клиентов, заказов на перемещение между складами, заказов на комплектацию или внутренних заказов на потребление. Когда заказ переводится в статус «К выполнению» и для него устанавливается действие «К обеспечению», система автоматически рассчитывает необходимое количество товаров или материалов.
При использовании признака обособленного обеспечения формируется отдельная потребность, которая будет закрыта закупкой строго под конкретный заказ. Такая номенклатура не может быть использована для других целей, что особенно важно при работе с проектными или индивидуальными заказами.
Рис.1 — Экран заказа клиента с настройками обеспечения и формирования потребности в закупке
Помимо заявок, в планировании активно используются планы закупок. Они настраиваются с помощью стандартных механизмов компоновки данных и могут учитывать сразу несколько источников информации: планы продаж, текущие и ожидаемые заказы клиентов, целевые остатки на складах. При необходимости объем закупок рассчитывается по заданным формулам, что позволяет собрать потребность практически из неограниченного числа показателей.
В течение планового периода данные могут изменяться. Для корректного учета таких изменений используются замещающие или суммирующие планы. В первом случае новый план полностью заменяет предыдущий, во втором – показатели аккумулируются, отражая динамику изменений.
Рис.2 — Форма плана закупок
Дополнительно система поддерживает расчет неснижаемых остатков. Минимальный, максимальный или страховой запас может задаваться вручную либо рассчитываться автоматически на основе среднедневного потребления и сроков поставки от конкретного поставщика. Это позволяет поддерживать оптимальный уровень запасов без излишков и дефицита.
Подготовка к закупкам и схемы обеспечения
После того как потребность сформирована, встает задача определить, каким образом она будет обеспечена. Для этого в 1С:ERP используются схемы обеспечения потребностей. Они описывают логику появления номенклатуры на складе и позволяют задать различные сценарии обеспечения для разных групп товаров.
Рис.3 — Настройка схемы обеспечения потребностей, определяющей путь поступления номенклатуры на склад
Ключевым элементом схемы является способ обеспечения потребности. Он определяет источник поступления и временные параметры. В системе доступны различные стратегии, например формирование заказа при достижении точки заказа либо создание заказов по заранее заданному графику с фиксированными датами.
Тип обеспечения указывает, каким способом номенклатура появится на складе: за счет покупки у поставщика, перемещения между складами, сборки, собственного производства или переработки на стороне. При использовании собственного производства и наличии ресурсных спецификаций система способна автоматически рассчитать потребность в сырье и материалах и включить их в план закупок.
Рис.4 — Выбор стратегии и типа обеспечения потребности для номенклатуры в системе 1С:ERP
На основании планов и рассчитанных потребностей формируются заказы поставщикам. Для этого используется специализированное рабочее место, в котором можно не только создавать заказы, но и отслеживать их текущие статусы, выполнение условий отгрузки и соблюдение сроков оплаты.
Рис.5 — Рабочее место формирования и контроля заказов поставщикам с отображением статусов исполнения
Осуществление закупки и учет поступлений
Факт поступления товаров и услуг в 1С:ERP фиксируется с помощью специализированных документов. Основным является документ приобретения товаров и услуг. Он предназначен для оприходования товаров, а также для отражения поступления товаров совместно с услугами. В одном документе можно указать несколько складов, что удобно при распределении поставки.
Важной возможностью является использование номенклатуры поставщика. Если наименование товара в документах контрагента отличается от используемого в учетной системе, пользователь может сопоставить их между собой. Это позволяет избежать избыточного разрастания справочника номенклатуры и сохранить порядок в данных.
Рис.6 — Документ поступления товаров и услуг с сопоставлением номенклатуры поставщика и учетной номенклатуры
Для учета услуг и прочих активов применяется отдельный документ поступления услуг. Содержание услуги вводится вручную без создания нового элемента номенклатуры. Дополнительно доступен механизм распределения услуг на несколько документов приобретения – по сумме, количеству, весу или объему. Это часто используется для корректного учета транспортных и заготовительных расходов.
Рис.7 — Отражение поступления услуг с последующим распределением затрат между несколькими поставками
На основании документов поступления оформляются счета-фактуры, а контроль наличия оригиналов осуществляется в отдельном рабочем месте. Пользователь видит актуальные статусы первичных документов, перечень которых можно расширять в зависимости от внутренних регламентов компании.
Рис.8 — Журнал контроля оригиналов первичных документов по закупкам
Кроме стандартных операций, подсистема управления закупками поддерживает учет возвратов поставщикам, операций ответственного хранения, неотфактурованных поставок, многооборотной тары, расхождений при приемке, корректировок приобретений, комиссионных закупок, импортных операций, а также закупку и переработку сырья на стороне.
Завершение обязательств и аналитика закупок
Финальным этапом закупочного процесса является анализ исполнения обязательств. В 1С:ERP предусмотрен широкий набор аналитических отчетов, которые можно детально настроить под задачи конкретного пользователя или подразделения.
С помощью отчетности оценивается состояние взаиморасчетов с поставщиками, анализируется динамика изменения цен, контролируется соблюдение графиков поставок и оплат, отслеживаются объемы закупок и их структура. Отдельные отчеты позволяют контролировать комиссионные и импортные операции, а также состояние товаров в пути и неотфактурованных поставок.
Рис.9 — Аналитический отчет по взаиморасчетам с поставщиками в разрезе документов и периодов
Рис.10 — Отчет по задолженности поставщикам с группировкой по срокам оплаты и договорам
Рис.11 — Анализ изменения закупочных цен и индексов поставщиков за выбранный период
Рис.12 — Сводная ведомость расчетов с поставщиками с детализацией по операциям закупки
Комплексный подход к управлению закупками в 1С:ERP позволяет не только автоматизировать учет, но и выстроить прозрачную систему принятия решений, снизить издержки и повысить управляемость бизнеса за счет точного планирования и оперативного контроля всех этапов закупочной деятельности.
