Для стабильной работы бизнеса недостаточно контролировать только продажи и закупки. Не менее важно понимать, какие ресурсы потребляет компания, как формируется стоимость товаров и насколько эффективно используются денежные средства. В «1С:Управление торговлей 8» для решения этих задач предусмотрен комплекс инструментов, позволяющих вести учет затрат, распределять расходы между объектами учета и рассчитывать фактическую себестоимость продукции и товаров.
Система поддерживает работу с материальными, финансовыми и трудовыми затратами. Все расходы отражаются в денежном выражении, благодаря чему предприятие получает единый механизм оценки ресурсов независимо от их вида. Такой подход помогает анализировать структуру затрат, контролировать финансовые показатели и принимать обоснованные управленческие решения.
Функционал программы охватывает широкий круг задач. Пользователь может учитывать номенклатурные расходы, распределять постатейные затраты, выполнять списание расходов на выпуски без оформления производственных заказов, формировать активы и пассивы, рассчитывать себестоимость выпускаемой продукции, учитывать прочие доходы и расходы, а также относить затраты на финансовый результат.
Отдельным преимуществом является возможность формирования полной стоимости товарно-материальных ценностей. В себестоимость могут включаться не только затраты на приобретение товаров, но и сопутствующие расходы, возникающие в процессе доставки, хранения, обработки и реализации запасов.
При внедрении программы специалисты партнерской сети фирмы 1С помогают настроить правила учета затрат, организовать корректное распределение расходов и автоматизировать расчет себестоимости в соответствии с особенностями деятельности предприятия.
Учет и распределение постатейных расходов
На практике далеко не все расходы можно напрямую связать с конкретной номенклатурой. Для таких случаев в системе используется механизм статей расходов. Он позволяет классифицировать затраты по экономическому содержанию и заранее определить способ их дальнейшего отражения в учете.
Каждая статья расходов настраивается с учетом ее назначения. В зависимости от характера затрат они могут включаться в себестоимость товаров, относиться непосредственно на финансовый результат либо распределяться как расходы будущих периодов.
От выбранного варианта зависит алгоритм обработки информации и порядок формирования итоговых финансовых показателей.
Включение расходов в себестоимость товаров
Если затраты необходимо учесть в стоимости товарных запасов, используется вариант распределения «На себестоимость товаров». В этом случае дополнительные расходы увеличивают стоимость материальных ценностей, которые находятся на предприятии.
Механизм распределения предусматривает несколько вариантов базы расчета. Сумма расходов может распределяться пропорционально количеству товаров, их себестоимости, весовым характеристикам или объему. Это позволяет максимально точно учитывать транспортные услуги, складское хранение, экспедирование и другие затраты, сопровождающие движение товаров.
Рис.1 — Настройка механизма включения дополнительных затрат в стоимость товарных остатков
Для распределения затрат доступны различные аналитические разрезы.
Если в качестве аналитики выбран склад, расходы будут распределены между всеми остатками, находящимися в указанном месте хранения.
При использовании аналитики по номенклатуре увеличение стоимости затрагивает только конкретную позицию справочника товаров.
Дополнительные расходы могут относиться и на товары, поступившие по определенным документам закупки. В этом случае система анализирует выбранные документы «Поступление товаров и услуг» и распределяет сумму затрат между отраженными в них позициями.
Также предусмотрена работа с заказами поставщикам, заказами клиентов, внутренними перемещениями, передачами между организациями и операциями сборки либо разборки товаров. Расходы распределяются по тем номенклатурным позициям, которые были указаны в соответствующих документах.
Отнесение расходов на финансовый результат
Не все затраты участвуют в формировании стоимости товаров. Многие расходы оказывают влияние непосредственно на прибыль предприятия. Для их учета предназначены статьи расходов с вариантом распределения «На финансовый результат».
Подобный механизм чаще всего применяется для общехозяйственных, административных и управленческих расходов, которые невозможно отнести к конкретным запасам или партиям товаров.
Рис.2 — Параметры статьи затрат для распределения по направлениям бизнеса
При настройке статьи расходов определяется база, на основании которой будет выполняться распределение. В качестве такого показателя могут использоваться объем продаж, себестоимость реализованных товаров, валовая прибыль или сумма прямых производственных затрат.
Помимо базы распределения большое значение имеет аналитика расходов. Она позволяет определить объект, к которому относятся затраты.
В программе можно учитывать расходы по подразделениям организации, направлениям деятельности, заказам клиентов, претензиям покупателей, а также объектам эксплуатации.
Например, использование аналитики по подразделениям дает возможность оценивать эффективность работы отдельных структур компании. Привязка затрат к заказам клиентов помогает определить рентабельность конкретного заказа. Учет по объектам эксплуатации обеспечивает контроль расходов на содержание оборудования, техники, зданий и других объектов инфраструктуры предприятия.
Рис.3 — Выбор аналитики для детализации и контроля затрат
Система допускает одновременное использование аналитики расходов и правил распределения. Благодаря этому пользователь получает дополнительную детализацию данных и более точную финансовую аналитику.
Предположим, что статья расходов связана с гарантийным ремонтом и использует аналитику «Претензия клиента». В таком случае предприятие сможет не только увидеть общие затраты по направлению гарантийного обслуживания, но и проанализировать стоимость устранения каждой отдельной претензии.
Для выполнения расчетов используется документ «Распределение расходов», который автоматически выполняет распределение затрат в соответствии с установленными настройками.
Учет расходов будущих периодов
В деятельности предприятия регулярно возникают затраты, которые должны включаться в расходы не сразу, а постепенно. Для решения этой задачи применяется механизм расходов будущих периодов.
Статьи расходов с вариантом распределения «Отнести к расходам будущих периодов» позволяют зафиксировать затраты в текущем периоде, а затем списывать их в течение установленного времени.
В подобных статьях аналитика используется преимущественно для определения места возникновения расходов. Основную роль играет правило распределения, которое определяет порядок дальнейшего списания сумм.
Рис.4 — Параметры статьи расходов для последующего отражения в РБП
При настройке правила пользователь определяет способ распределения затрат. Программа поддерживает равномерное списание по месяцам, распределение по календарным дням и индивидуальные варианты расчета.
Кроме того, указывается момент начала распределения. Расходы могут списываться непосредственно с даты возникновения либо начиная со следующего месяца.
Дополнительно задается срок распределения в месяцах, а также параметры аналитики, которые будут использоваться при отражении расходов в учете.
Рис.5 — Настройка алгоритма списания расходов будущих периодов
Практическое распределение выполняется документом «Распределение расходов будущих периодов». На основании настроенных правил система автоматически рассчитывает суммы для каждого периода. При необходимости пользователь может скорректировать параметры непосредственно в документе распределения.
Формирование активов и обязательств
Для полноценного отражения хозяйственных операций в программе предусмотрена возможность формирования активов и пассивов.
Данный механизм используется в ситуациях, когда операция влияет на структуру имущества предприятия или его обязательств. Это может быть уплата налогов, регистрация прочих расходов, отражение прочих поступлений денежных средств и другие операции аналогичного характера.
Все действия выполняются с использованием стандартных документов системы. Пользователю достаточно выбрать соответствующую статью активов или пассивов, после чего операция будет отражена в учете согласно установленным правилам.
Рис.6 — Отражение операции с формированием статьи обязательств
Использование статей активов и обязательств обеспечивает корректное формирование данных для управленческой отчетности и дальнейшего анализа финансового состояния предприятия.
Расчет себестоимости продукции и товаров
Себестоимость относится к числу ключевых показателей, характеризующих эффективность деятельности предприятия. Без ее расчета невозможно объективно определить прибыльность бизнеса и оценить результаты работы за отчетный период.
Информация о себестоимости используется при анализе рентабельности продукции, формировании цен, поиске способов сокращения расходов и принятии решений о развитии ассортимента. Кроме того, именно этот показатель позволяет оценить экономический эффект от внедрения новых технологий и изменений в производственных процессах.
Расчет выполняется на основании данных оперативного учета, накопленных в информационной базе.
В программе предусмотрено два варианта определения себестоимости.
Предварительный расчет применяется в течение отчетного периода. Его основная задача заключается в получении ориентировочной оценки стоимости товаров и материалов. Для расчета используется средневзвешенный метод. Полученные данные помогают анализировать валовую прибыль еще до закрытия месяца. При необходимости процедура может запускаться автоматически по расписанию.
Фактический расчет выполняется после завершения отчетного месяца. В этом случае учитываются все движения партий товаров и номенклатурных затрат, что позволяет получить окончательные значения себестоимости.
Метод оценки списания запасов определяется учетной политикой организации.
При использовании варианта «Средняя за месяц» стоимость списания рассчитывается исходя из средней цены товаров за отчетный период.
Если предприятие применяет метод ФИФО, учет ведется по партиям, а списание выполняется в порядке поступления запасов на склад.
Все регламентные операции закрытия периода объединены в рабочем месте «Закрытие месяца». Это значительно упрощает выполнение обязательных расчетов и снижает риск пропуска необходимых процедур.
Для анализа результатов используется отчет по себестоимости товаров, который позволяет определить структуру затрат и проверить корректность расчетов.
Рис.7 — Отчет с детализацией показателей себестоимости товаров
Учет прочих расходов и доходов
В процессе деятельности предприятия возникают операции, которые не относятся напрямую к основным направлениям бизнеса, но при этом оказывают влияние на финансовый результат. Для их отражения используется подсистема учета прочих доходов и расходов.
Источником возникновения таких затрат могут быть поступления товаров и услуг, получение прочих активов, списание денежных средств с расчетного счета, выдача наличных денег и множество других хозяйственных операций.
Для ведения учета предусмотрен набор специализированных механизмов.
Пользователь может зарегистрировать новый доход или расход по выбранной статье, перенести ранее отраженные суммы на другую статью через реклассификацию, выполнить списание накопленных расходов, а также оформить сторнирование доходов либо расходов.
Использование этих инструментов обеспечивает корректное отражение финансовых событий и помогает поддерживать достоверность управленческого учета.
Раздельный учет финансовых результатов
Одним из важных преимуществ «1С:Управления торговлей 8» является возможность анализировать финансовые результаты в различных аналитических разрезах.
Предприятие может вести отдельный учет прибыли и убытков по заказам клиентов, сделкам, подразделениям, менеджерам, поставщикам или группам финансового учета товаров.
Для каждого объекта формируются показатели выручки, себестоимости, прибыли и рентабельности. Благодаря этому руководство получает детальное представление о том, какие направления деятельности приносят максимальную отдачу, а какие требуют дополнительного внимания.
Информация доступна в отчетах «Валовая прибыль» и «Доходы и расходы», предназначенных для комплексного анализа финансовой эффективности бизнеса.
Управленческий баланс как инструмент финансового контроля
Для оперативной оценки финансового положения предприятия в системе предусмотрен отчет «Управленческий баланс». По своей структуре он напоминает бухгалтерский баланс, однако ориентирован прежде всего на задачи управленческого учета.
Отчет позволяет контролировать состав активов и обязательств, анализировать источники финансирования, отслеживать использование денежных средств и оценивать текущее состояние бизнеса.
В управленческом балансе отражаются данные по товарным остаткам, расчетам с поставщиками и покупателями, наличным и безналичным денежным средствам, а также сведения о прочих активах и пассивах предприятия.
Формирование отчета возможно как по компании в целом, так и отдельно по каждой организации, входящей в структуру бизнеса.
Любой показатель отчета может быть расшифрован вплоть до первичного документа. Это существенно упрощает поиск ошибок и контроль корректности ведения учета. Дополнительно программа отслеживает нарушения балансового равенства и информирует пользователя о выявленных несоответствиях.
Для комплексного анализа деятельности предприятия рекомендуется использовать управленческий баланс совместно с отчетом «Доходы и расходы». Такой подход позволяет оценить структуру затрат, источники формирования прибыли, состояние активов и обязательств, а также общую эффективность работы компании.
