Корректное ведение воинского учета в организации представляет собой обязательное требование, установленное федеральным законодательством. Неисполнение данных обязанностей влечет за собой административную ответственность, предусмотренную законами «О воинской обязанности и военной службе» и «Об обороне».
На сотрудника, ответственного за воинский учет, возлагаются задачи по обеспечению полноты, достоверности и актуальности информации, получаемой от вновь принимаемых работников. Обязательным является запрос у сотрудников полного комплекта документов, необходимых для осуществления воинского учета. Лица мужского пола, поступающие на работу, должны быть поставлены на учет в военном комиссариате. Данные о наименовании и адресе военкомата должны быть своевременно переданы ответственному кадровому работнику. Необходимо оперативно реагировать на все запросы и предписания, поступающие от военных комиссариатов в адрес организации. В обязанности ответственного сотрудника входит непрерывный контроль всех кадровых изменений, касающихся военнообязанных лиц, с последующим уведомлением военкоматов в установленный двухнедельный срок.
Для комплексного решения этих задач в программном продукте «1С:ERP Управление предприятием 2.4» реализован специализированный функционал. Система содержит полный набор законодательно выверенных справочников, допускающих при необходимости корректировку документов с печатными формами для обмена информацией с военными комиссариатами, и форм отчетности, которые обеспечивают полный учет любых корректировок в штатной структуре.
В программном решении реализован полный цикл основных процедур постановки и ведения воинского учета, установленных действующим законодательством. Функционал системы поддерживает как ведение общего учета лиц, состоящих на воинском учете и подлежащих призыву, так и ведение специализированного учета работников, закрепленных (забронированных) за компанией на случай мобилизации или введения военного положения.
Подготовительный этап: настройка параметров воинского учета
Чтобы включить возможности раздела воинского учета в программном комплексе «1С:ERP», которые по умолчанию отключены, необходимо выполнить ряд предварительных настроек. Требуется перейти в раздел «НСИ и администрирование» и открыть параметры кадрового учета.
Рис. 1 — Раздел Настройка кадров
В появившемся окне параметров нужно отыскать раздел «Воинский учет» и включить нужную опцию. При необходимости ведения учета работников, закрепленных за организацией, следует также отметить дополнительные галочки в этом же разделе.
Рис. 2 — Активация функционала воинского учета
Заполнение вводной информации для постановки на воинский учет
В случае перехода на новую версию программы с предыдущей, все данные воинского учета переносятся автоматически. Если же учет организуется впервые, все требуемые сведения нужно внести вручную.
Первоначально заполняется карточка организации, где указываются все реквизиты.
Рис. 3 — Расположение справочника организации
Затем вносится информация об ответственных лицах: руководителе организации, начальнике кадровой службы и специалисте, ответственном за воинский учет.
Рис. 4 — Назначение ответственных лиц
При необходимости система позволяет сформировать и распечатать приказ об организации воинского учета и план соответствующих работ.
Рис. 5 — Печать организационных документов по воинскому учету
Карточка учета организации по форме №18 и другие регламентированные отчеты доступны в разделе «Кадры» – «Кадровые отчеты». Информация для этих отчетов формируется на основе личных карточек сотрудников.
Рис. 6 — Раздел отчетов
Порядок заполнения личной карточки воинского учета
При трудоустройстве новый сотрудник передает ответственному лицу документы воинского учета: военный билет или удостоверение призывника. Информация из этих документов переносится в его личную карточку.
Рис. 7 — Личная карточка сотрудника
Поля карточки воинского учета заполняются с использованием стандартных справочников системы, которые находятся в разделе «Кадры» и могут быть при необходимости отредактированы.
Рис. 8 — Форма воинского учета в карточке сотрудника
Подробный порядок заполнения всех граф с указанием страниц военного билета описан в инструкции, доступной на официальном сайте ИТС.
Рис. 9 — Источник инструкции по ведению воинского учета
Если в настройках системы активирована опция специального учета, в карточке сотрудника появляется раздел «Бронирование». В этом разделе фиксируется информация о бронировании гражданина за организацией. Предварительно формируется и утверждается в военкомате перечень бронируемых должностей, который затем заносится в соответствующий справочник системы и выбирается для конкретного сотрудника.
Рис. 10 — Настройка специального воинского учета
Рис. 11 — Раздел бронирования в карточке сотрудника
Деятельность специалиста по ведению воинского учета
Любые изменения персональных данных сотрудника (паспорт, семейное положение, образование, состояние здоровья) кадровик обязан вносить в его личную карточку. Для работников, зарегистрированных в военных комиссариатах, информация о произошедших корректировках подлежит направлению в военкомат на протяжении четырнадцати дней.
Для контроля таких изменений предназначен отчет «Анализ изменений личных данных сотрудников», расположенный в разделе «Кадры – Кадровые отчеты». На основании этого отчета формируется документ «Листок сообщения об изменениях».
Рис. 12 — Формирование отчета об изменениях данных
Созданный документ служит основанием для печати листка сообщения, который направляется в военкомат.
Рис. 13 — Документ для уведомления военкомата
Рис. 14 — Печатная форма листка сообщения
После распечатки и передачи листка в военкомат документу присваивается статус «Листок не выдан». Когда от военкомата возвращается корешок с отметкой о приеме, документ переводится в статус «Листок выдан», проставляется дата получения и подтверждается факт возврата корешка (Рисунок 15).
Рис. 15 — Управление статусами документа
Ответственный сотрудник также должен своевременно доводить до сведения работников информацию, полученную из военкоматов. Для этого используется «Карточка оповещения», доступная в разделе «Кадры – Кадровая отчетность – Отчетность для военкоматов» (Рисунок 16).
Рис. 16 — Карточка для оповещения сотрудника
Сведения о приеме или увольнении военнообязанного сотрудника должны быть предоставлены в двухнедельный срок. Для контроля этих событий в системе предусмотрены специализированные отчеты: «Принятые и уволенные военнообязанные сотрудники» (Рисунок 17, Рисунок 18) и аналогичный отчет для призывников.
Рис. 17 — Определение категории воинского учета в карточке
Рис. 18 — Отчет по движению военнообязанных кадров
В соответствии с требованием военкоматов компания ежегодно, в сентябре, предоставляет списки работников, достигших пятнадцати и шестнадцати лет, используя отчет «Личные данные сотрудников». Обязательным условием является наличие в отчете адреса проживания и контактного телефона. Не позднее первого ноября передаются сведения о гражданах, которым в текущем году исполнится семнадцать лет.
Как минимум один раз в год производится сверка личных данных работников с информацией, хранящейся в военных комиссариатах. Для этого в системе формируется «Список граждан для сверки с военкоматом», который рассылается по соответствующим военным комиссариатам.
Оформление бронирования сотрудников
Процедура бронирования в системе основывается на данных справочника «Перечень должностей для бронирования», содержащего утвержденную военкоматом информацию.
Оформление начинается с создания документа «Ходатайство о бронировании». При выборе сотрудника документ автоматически заполняется данными из его карточки. Необходимо выбрать должность из перечня и указать мотив бронирования. После проведения документа система позволяет сформировать печатные формы: Ходатайство о бронировании по перечню (форма №8) для группы лиц и Ходатайство об индивидуальном бронировании (форма №2).
В случае положительного решения по заявке нужно в уже созданном документе нажать ссылку «Ходатайство удовлетворено» и выполнить бронирование. Это приведет к созданию документа «Бронирование граждан», а сведения отобразятся в карточке сотрудника. Аннулирование закрепления оформляется отдельным документом.
Отчетность по ведению учета забронированных работников
Компании, осуществляющие ведение учета забронированных работников, предоставляют в военные комиссариаты, а также муниципальные администрации соответствующую отчетность. Перед ее формированием необходимо убедиться в полноте и корректности данных в карточках должностей, организации и сотрудников.
Ключевыми отчетами являются:
- Ежегодный отчет «Численность работающих и забронированных граждан запаса (форма №6)», отражающий общую и забронированную численность.
- Отчет «Донесение о количестве граждан в запасе (форма №11/МУ)», содержащий данные о численности, проценте забронированных и приписанных к войскам сотрудников.
- Отчет «Анализ обеспеченности трудовыми ресурсами», который показывает состояние трудовых ресурсов в условиях мобилизационного и военного времени. Планируемая потребность в квалифицированных кадрах на предстоящий год фиксируется в карточке юридического лица.
