Внедрение 1С для компании Лео Телеком

Как мы автоматизировали обработку заявок, продажи и внутренние процессы интегратора телекоммуникационных решений

Сайт: leo.ru

О клиенте Лео Телеком

«Лео Телеком» — интегратор телекоммуникационных решений, который занимается проектированием и реализацией систем связи для корпоративных заказчиков.

Работа компании связана с большим количеством клиентских обращений, заявок и внутренних процессов, требующих координации между сотрудниками. Компания работает в B2B-сегменте, где важно контролировать каждый этап взаимодействия с клиентом — от поступления обращения до выполнения заявки и дальнейшего сопровождения.

Задача

О проектах и задачах

В связи с ростом компании появилась необходимость в управлении договорами: создание, движение, хранение, актуальность, передача и, в конечном счёте, своевременное уничтожение.

В какой-то момент стало понятно, что подписание документов занимает большое количество времени и требует от сотрудников знания путей движения для каждого документа. В противном случае документы могли теряться, задерживаться подписантами или проверяющими, или отвергаться по причине неверного выбора пути согласования. Всё это вело к задержкам и путанице.

Проект в цифрах:

4 месяца

Срок проекта

50

Количество пользователей

Автоматизациядоговоров и согласований

Решение

Цели проекта внедрения 1С

Ускорение процесса согласования;
Исключение потерь сканированных копий документов;
Получение возможности сравнения подписанных и согласованных версий документов (контроль версий);
Исключение ошибок при движении по маршруту согласования;
Исключение большей части ошибок из-за невнимательности;
Хранение истории согласований документов с возможностью анализа хода согласования.

Выполненные работы

Развёртывание системы и новой тестовой базы данных (БД) 1С:Документооборот на сервере WeJET;
Перенос первичных данных о структуре предприятия Лео Телеком, списка сотрудников, данных организаций;
Формирование НСИ в соответствии с требованиями ТЗ;
Формирование комплексного процесса согласования;
Формирование условий маршрутизации согласования в соответствии с ТЗ;
Тестирование работы пользователей с системой в рамках тестового сервера разработки WeJET;
Передача оттестированной программы для размещения в собственной локальной сети организации;
Интеграция 1С: Документооборот с информационными системами регламентированного бухгалтерского и управленческого учёта предприятия.

Результат

Единая система управления договорами и документами

В системе реализован механизм контроля версий документов и прикрепленных файлов
Созданы необходимые виды внутренних, входящих и исходящих документов
Для документов настроены маршруты согласования на основании триггеров (условий маршрутизации), указанных в ТЗ
Настроена система ведения номенклатуры дел, нумерация документов и сроки их хранения
Обеспечена возможность постановки задач сотрудникам через систему и контроль исполнения по срокам и очерёдности
Реализован автоматизированный учёт ведения договоров с клиентами и поставщиками
Документы ведутся в едином формате по заранее определённым шаблонам заполнения
Настроенная номенклатура дел и зоны хранения обеспечивают быстрый поиск документов как в электронной, так и в физической форме