Решение
По итогам обследования наша команда выбрала решение «1С:Комплексная автоматизация» c целью сохранить типовой функционал программы и дополнить его кастомными решениями. Внедрение системы длилось чуть более года с участием команды из руководителя проекта, трех аналитиков и трех разработчиков.
Мы полностью переработали интеграцию с WMS-системой, обмен данными стал абсолютно прозрачным. Заказы автоматически попадают в базу 1С, проходят проверку на наличие товара и отправляются в WMS-систему.
На складе собираются заказы, отмечается их готовность. На основе статуса заказов 1С формирует первичные документы. Для этикеток и документов создано хранилище на сервере, а в базе 1С хранятся ссылки на них.
Мы создали автоматические функции расчета остатков и управление открытием/закрытием позиций для управления ассортиментом на маркетплейсах. Если останется менее 50 штук, товарная позиция скроется с сайта. Настроили особенности по ассортименту для всех маркетплейсов.
Реализовали обмен с сайтом компании, куда поступают самые крупные заказы. Клиенты видят информацию по товарам онлайн: сколько в наличии остатка, когда придет поступление. Процесс обмена с сайтами ускорен. Мы разделили его на три алгоритма: по остаткам, по ценам, номенклатуре.
По итогам обсуждения и с учетом пожеланий от бухгалтеров, финансистов, руководства компании, наша команда предложила решение Бит.Финанс на базе 1С:БУХ. Это исключит двойной ввод информации и обеспечит полноту данных в управленческом учете. Внедрение системы длилось чуть более года. Работала команда из трех человек: руководитель проекта, аналитик и разработчик.
В ходе работы согласование заявок на расходование бюджета было перенесено в одну систему 1С, где прописан автоматический контроль заявок по лимитам. Для сверхлимитных заявок внедрен алгоритм согласования.
При переходе со старой системы на новую важно сделать это быстро и без остановки, чтобы заказчики бренда не заметили. Наименьшее количество заказов приходит в выходные. Мы решили, что до конца воскресенья они будут поступать в старую систему, а дальше — в новую. Переключиться на систему удалось за день! Все обязательства перед клиентами выполнены.
После первого этапа работ клиент обратился к нам за доработками системы. Вот, что мы сделали:
Работа с согласованием заявок на расходы
Согласование заявок на расходование ДС сделали в одной системе 1С. Маршруты согласования указали в Бит.Финанс. Типовой функционал программы предполагает создание маршрутов согласования любой сложности без затрат на разработку.
Главное — корректно указать лимиты по статьям и подразделениям, а дальше система проконтролирует процесс за вас. Она скажет, что столько денег на данные расходы не запланировано в этом месяце, и может запустить алгоритм для согласования сверхлимитных заявок. Бит.Финанс оптимизирует бизнес-процессы согласования, подключая руководителей к согласованию только при превышении лимита.
Автоматизация бюджетирования
Ранее команда клиента вела все бюджетирование в Excel. Финансистам компании требовалось перенести учет в программу 1С и автоматизировать часть операций. Со стороны WeJET мы привлекли Ольгу, опытного консультанта в сфере бюджетирования.
Финансисты Прайм Спорт одновременно изучают много разрезов в ходе работы. Оценивают разрез подразделений, разрез товарных категорий, разрез брендов и разрез каналов продаж. Команда щепетильно смотрит, какие результаты приносит каждое подразделение, каждый канал продвижения.
Получается сложная матрица из четырех параметров. Ведь руководству по каждому бренду хочется понимать, что в каждой категории лучше покупают на рынке и почему. Эти показатели фиксируются, закладываются в план закупок, отражаются на работе складов. Анализируя разрезы, команда оценивает все результаты до чистой прибыли.
Такую основательную аналитику сложно делать в Excel даже большой команде. К сожалению, нам не все сразу удастся реализовать в программах, но многое можно упростить. Везде, где это возможно, мы предложили бизнесу типовое решение, но при острой необходимости — и кастомное.
Финансистам стало удобнее работать с типовыми отчетами. В системе появились полезные инструменты. Видно, на каком документе или строчке не отработано общее правило трансляции с бухгалтерского учёта на управленческий учет. Расширились возможности анализа отчетов для выверки данных.
Можно быстро увидеть, если плывут цифры, или что-то слетело. Хотя работа для финансистов не стала проще, но точнее и гораздо эффективнее. Подтверждает это даже тот факт, что все финансисты, которые работали с нами на проекте, поднялись на ступень по карьерной лестнице. Они быстро освоили новые инструменты и заметно улучшили работу. Стоимость ошибок в ходе работы уменьшилась, как и их количество.
Автоматизация бюджетирования — интеллектуальный и более интересный труд. Часто после ее внедрения частично обновляется даже HR-ресурс. Не все готовы осваивать новые технологии и менять подход.
Но это выгодно бизнесу: проще видеть точный баланс, делать прогнозы,
масштабироваться, знать правильные цифры, контролировать движение средств. Это актуально для зрелого бизнеса, который хочет надежно и прозрачно выстраивать все финансовое планирование и масштабироваться
Реализация в системе 3 мастер-бюджетов
Важной целью для клиента было корректно собрать в системе 3 мастер-бюджета (деньги, прибыль, баланс). Мы помогли это сделать. Доработали связь и контроль затрат.
Раньше план и по бюджету и заявки на расход ДС жили своей жизнью. Клиент попросил все завязать воедино. Сейчас из бюджета создаются заявки на затраты (например, покупку). Только после её согласования можно отправить в казначейство заявку на деньги и проверить лимиты. Система организована удобно: есть план, его согласование в рамках месяца, участие руководства и контроль за формированием заявок.
Столкнулись с проблемами при реализации этой задачи:
Не все руководители подразделений даже через год работы понимают разницу между начислениями и деньгами. Например, собирались потратить 10000 рублей на задачу маркетинга. Однако от партнеров могли не дойти документы. Организаторы могли перенести мероприятие.
Отслеживание таких событий должно работать, как часы. Эти корректировки помогают устранить скачки в рентабельности, но при этом идет увеличение трудозатрат. Крайне важно в конце месяца отследить непотраченное, закрыть помесячно или перенести на следующий период Это позволяет точно понять прибыль за месяц.
Нововведение привнесло саботаж среди части сотрудников, которые не хотели адаптироваться к новому процессу. Понадобились сотрудники в помощь, чтобы проконтролировать этот момент. Финансисты взяли на себя эту функцию и оказывали помощь с оформлением заявок, и, наконец, произошел тотальный контроль на уровне системы. Теперь даже 500 рублей не потратишь тайно.
Настройка актуализации бюджета в 1С Бухгалтерии и Бит.Финанс
В Бит.Финанс это реализовано несколькими действиями. Мы заходим в программу, актуализируем данные и переносим непотраченное на другой месяц с помощью корректировки бюджета. Все заявки должны поступать с учетом корректировок. Соответственно, их нужно обновить. После этого программа ориентируется на новые цифры.
Стандартный функционал Бит.Финанс в такой форме неудобен для компании. Слишком многим сотрудникам было непонятно, как работать в системе. Мы сделали для всех универсальное рабочее место с разделами: актуализация бюджета, его корректировка и создание заявок на затраты на следующий месяц на основании данных.
Обычно сначала мы строим план, есть форма. Отделы вводят цифры по затратам. Общие административные расходы делятся на ЦФО (центры финансовой ответственности). Общеофисные расходы можно распределить по подразделениям с помощью механизма распределения затрат. Отдельные планы собираются в общий. Сотрудники подтверждают планы по прибыли, и возникает понимание ожидаемых денег и прогнозный баланс.
Наша команда разработала для клиента сбор отчета по закупке товара на основе фактического начального остатка, запланированных поступлений и отгрузок товара. Как только мы получаем фактические цифры, сотрудники выверяют план-факт и анализируют распределение затрат. Автоматизированно собрав данные, мы нашли ошибку у клиента в Excel в расчетах по складам. Исправлять ее не пришлось, клиент перешел на анализ отчета из базы 1С.
В программе ошибку отследить и исправить легче: меняется правило, и перезаполняются документы. Финансисты становятся точкой контроля бухгалтерии. После ввода системы они осуществляют внутренний аудит.
Параллельный учет внутри позволяет дойти до уровня исходных документов и выявить ошибки, допущенные далеко на старте заведения первички. Финансисты могут отлавливать ошибки раз в месяц: категории статей, возвраты средств, штрафы. Учет становится точным и корректным. Благодаря предварительным проверкам при закрытии квартала у бухгалтерии меньше проблем.
Что было сложно при реализации этого блока:
При автоматизации процессов мы выяснили, что архитектура расходов P&L у клиента методологически неудачно построена. Она слишком сложная. В плане архитектуры возникало много хлопот, так как учредители привыкли к форме отчетности, которую ранее предложили финансисты. В этой форме указывалась расширенная структура расходов, которая давала нужные развороты и нужную детализацию в Excel за счет дополнительных столбцов.
Увы, руководство компании привыкло к определенной методологии. Даже после автоматизации сложную разветвленную архитектуру пришлось сохранить. Такой форматусложняет сбор отчетности и другие процедуры, но это выбор бизнеса. Мы всегда объясняем риски заказчикам и предлагаем несколько вариантов, исходя из опыта, но при этом учитываем и пожелания. В целом, если прислушиваться к нашим рекомендациям, внедрение и автоматизация пройдут проще и обойдутся дешевле.
Настроили блок Казначейство
Мы сделали для клиентов платежный календарь. Это дает понимание, сколько нужно иметь средств в кассе для бизнеса, зачем, какие возможны смещения по датам. Все это отражается в программе.
В ходе работы оказалось, что у компании в системе юридически оформлено несколько организаций. В программе нужно указывать, какую мы сейчас ведем, чтобы не было путаницы. Пришлось заново перетранслировать документы, чтобы заполнить во всех документах аналитику “организация”. Это было необходимо, чтобы исключить ошибки в ОДДС. У нас это не было предусмотрено.
Мы рекомендуем клиентам заранее сообщать, сколько организаций оформлено в системе :). Работа будет строиться эффективнее. Мы будем вводить такой разрез, как организация для платежей (статьи в разрезе по деньгам). Это избавит от искажения данных.
Обеспечение параллельного учета, чтобы финансисты работали независимо
Ранее бухгалтерия и финансисты не всегда могли гармонично выстроить процессы совместной работы. Например: финансистам были нужны данные по амортизации основных средств, а в это время бухгалтерам требовалось закрыть месяц. Как вы понимаете, это процесс кропотливый и долгий. Они не могли предоставить коллегам нужные цифры из-за отсутствия информации.
Мы решили сделать параллельный учет — захватить первичные документы и сделать дополнительный учет для управленцев, независимый от бухгалтерии. Теперь финансисты независимо от РСБУ по одной кнопке создают документы амортизации ОС и НМА. Все процессы ускорились и упростились.
Улучшение уже дает о себе знать. В системе появилась опция передачи права аренды. В программе этот функционал предусмотрен. В идеале он нужен и бухгалтерам, и финансистам, но сначала решение появилось в финансовом отделе. Бухгалтерам понадобилось обновить версию программы 1С Бухгалтерия с ПРОФ до КОРП. Обновление решения не помешало финансистам оперативно посчитать данные из-за разделения учета.
Ранее финансисты были вынуждены по факту считать затраты, возникшие задним числом, и это всегда была “неприятная” неожиданность. После настройки Бит.Финанс можно по датам перенести эти проводки, не влезая в работу бухгалтерии. УУ получает более точные данные: финансисты при актуализации данных понимают, была ли это корректировка фактических данных (accruals) или это корректировка и смещение плановых данных. Проще посчитать рентабельность месяца и сверить итоговую картину.
Результаты работы
- Перед началом бюджетного года сотрудники Прайм Спорт отлично справились с обработкой более 1500 тысяч заказов за день.
- Мы достигли лишь 1% сбоев системы. При сбоях происходит оперативное исправление ошибок. Конечный пользователь их не замечает.
- Вышли в ноль в плане репутационных рисков и конфликтов. Компания гарантирует клиентам актуальные данные по наличию товара, ценам, срокам доставки.
- Траты под контролем. Созданы лимиты на расходование ДС. Обеспечен простой и прозрачный процесс согласования оплат.
- Достигли оперативного получения данных по управленческому финансовому результату. Упростили сбор отчетности для финансистов.
- Вся работа ведется в одной базе. Не нужно пользоваться облачным сервисом, переключаться и вводить дополнительные пароли.
- Исчезли лишние затраты на техподдержку. С настройкой маршрутов согласования бюджетов справится обычный пользователь.
- Настроен платежный календарь.
- Сделан параллельный учет, финансисты уже работают независимо от бухгалтерии
Планы по сотрудничеству с клиентом
Клиент не планирует останавливаться на сделанном. Мы хотим совместными усилиями внедрить анализ KPI по сотрудникам. Он будет происходить на основе данных в системе. Что еще есть в планах работы с заказчиком:
- Организовать автоматический расчет резервов по товарам.
- Обеспечить отказ от других систем, которые строились в Excel и были неудобными. Excel не вывозил многие решения клиента, например, работу с гигантским объемом данных при выверке показателей в бухгалтерском и управленческом учете. Файлы висли, и с ними было проблемно работать.
- Настроить автоматическое закрытие месяца в управленческом учете.
- Настроить получение прогнозируемого управленческого баланса на основе обязательств, денежных средств, количества товаров и пр. Это позволит реально оценивать ситуацию с бизнесом и правильно работать с финансовым моделированием.
Автоматизация бюджетирования и настройка программ на платформе 1С заметно облегчает жизнь финансистов. Они могут независимо от работы бухгалтерии прозрачно видеть, какие цифры получились за месяц, работать с ними и быть уверенными, что там не будет изменений.
Не нужно делать тонну выверок. Программа вносит изменения только в открытый период. Это ее большое преимущество перед решениями уровня Excel. Отказываясь от табличек и работая в новой системе, финансисты становятся более компетентными, быстрыми и интеллектуальными сотрудниками.
У бизнеса меньше зависимости от конкретных финансистов и бухгалтеров. В системе воедино собраны все данные и настроены рабочие процессы.
