Компания «Прайм Cпорт Рус» — оптовый поставщик спортивных товаров. География компании – Россия, страны СНГ и ближайшего зарубежья. Клиентами компании являются спортивные магазины, интернет-магазины, экипировочные центры, фитнес-клубы, спортивные федерации, ДЮСШ, турбазы. Отдельное, активно развивающееся, направление компании - торговля через маркетплейсы.
До внедрения новой системы сотрудники компании работали в 1С:Управление торговлей, но из-за возросшего объема заказов, появления новых требований по автоматизации бизнес-процессов, система перестала удовлетворять бизнес и давать нужную скорость обработки данных.
Создать высоконагруженную систему с бесперебойной работой. В среднем в компанию поступает 1500 заказов в день, которые нужно обработать и отгрузить в этот же день или на следующий. Заказы должны быть собраны и упакованы под строгое расписание машин доставки маркетплейсов. Нарушение сроков отгрузки грозит компании штрафами.
Настроить обмен данными между 1С и WMS системой. Неоптимальные алгоритмы обмена приводили к сбоям и простоям в работе. Возникали ошибки, заказы не попадали на склад или обратно, приходилось догружать их вручную, терялось время.
Решить вопрос с хранением этикеток и других документов. Компании необходимо хранить этикетки маркетплейсов. Они поступали с маркетплейса в автоматическом режиме с каждым заказом и хранились непосредственно в базе данных старой системы. Учитывая количество заказов и вес каждой этикетки примерно в 5 Кб, только благодаря этому за год база тяжелела более чем на 1,5 Гб.
Настроить обмен с маркетплейсами Ozon, Wildberries, Яндекс.Маркет. В соответствии с требованиями маркетплейсов, поставщик обязан обеспечить наличие товаров и отгрузку по поступающим заказам. При накоплении определенного % неотгрузки возможны штрафы, вплоть до потери выхода на площадку. В старой системе все это было реализовано с помощью одной функции, которая была не оптимальна, так как выгружала и остатки, и цены, и сведения по товарам в одном пакете.
Следить за лимитами расходов. Компания пользовалась отдельной платной облачной системой согласования расходов. При этом контроль за лимитами вели с помощью Excel. Ошибки в расчетах приходилось долго искать. Случалось, попадали в сверхлимитные траты.
Оперативно получать финансовые показатели. На закрытие периода и формирование управленческой отчетности уходило до 1,5 месяца - откладывалось принятие управленческих решений на основе фактов.
Для соответствия российскому законодательству нужна интеграция с системой маркировки товаров «Честный ЗНАК».
Перейти на новую систему без остановки работы. Компания работает и отгружает товар 24/7. Нет возможности остановить часть автоматически выполняемых бизнес-процессов более, чем на 4 часа. А интеграционные процессы с маркетплейсами невозможно протестировать на большом объеме данных.
Решение
По итогам обследования выбрали «1С:Комплексная автоматизация» с приоритетом на максимальное сохранение типового функционала. Внедрение системы заняло чуть больше года и потребовало участия команды из семи специалистов: руководителя проекта, трех аналитиков и трех разработчиков.
В результате была полностью переработана интеграция с WMS-системой, и обмен данными стал абсолютно прозрачным. Заказы в автоматическом режиме стали попадать в базу 1С, проходить проверку на наличие товара и отправляться в WMS-систему. После это на складе стали собираться заказы и отмечаться готовность. На основе статуса готовности «1С: Комплексная автоматизация» сама стала формировать первичные документы.
Интеграция с WMS
Статусы расходных ордеров при обмене данными с WMS
Для этикеток и документов было создано хранилище на сервере, а в базе 1С стали храниться только ссылки на них.
Согласование заявок на расходование денежных средств было перенесено в одну систему 1С, где был прописан автоматический контроль заявок по лимитам. При этом для сверхлимитных заявок был внедрен отдельный алгоритм согласования.
Для работы с маркетплейсами в управлении ассортиментом были созданы автоматические функции расчета остатков и управление открытием/закрытием позиций. Например, если остаток менее 50 шт., то позиция сама скрывается с сайта. Для каждого маркетплейса были настроены свои особенности по ассортименту в зависимости от требований площадки.
Аналогично был реализован обмен с собственным сайтом компании, где заказы, как правило, крупные, в отличие от маркетплейсов, где чаще всего речь идет о заказе одной-двух позиций. Теперь клиенты компании видят информацию по каждому товару в режиме онлайн: сколько в наличии свободного остатка, а если количества им не хватает, когда ожидается поступление. Кроме того, процесс обмена с сайтами был ускорен: его разделили на три алгоритма. Первый занимается только остатками, второй – только ценами, третий – информацией о номенклатуре.
Важным моментом при переходе со старой системы на новую была необходимость сделать это в максимально короткие сроки и без остановки, чтобы заказчики «Прайм Cпорт Рус» ничего не заметили. При этом компания работает и отгружает товар 24/7, и нет возможности остановить часть автоматически выполняемых бизнес-процессов более чем на 4 часа.
Так как наименьшее количество заказов обычно приходит в выходные, было принято решение, что до конца воскресенья они будут приниматься в старую систему, а с понедельника – уже в новую.
Автоматическая интеграция с Маркетплейсами
В итоге переключиться на новую систему удалось всего за один день, причем работа компании вообще не останавливалась, и все обязательства перед клиентами были выполнены.
Отзыв клиента
Результат
В «горячий» сезон, перед началом учебного года, сотрудники компании отлично справились с обработкой более 1,5 тысяч заказов за день
1% сбоев системы. Оперативное исправление ошибок при сбоях. Конечный пользователь часто их даже не замечает
Ноль репутационных рисков и конфликтов. Компания гарантирует клиентам актуальные данные по наличию товара, ценам, срокам доставки
Траты под контролем. Созданы лимиты на расходование ДС. Простой и прозрачный процесс согласования оплат
Оперативное получения данных по управленческому финансовому результату – в разработке
Другие кейсы по теме
Внедрение 1С:Документооборот и разработка нестандартного интерфейса для Daichi
