Решение
Этап 1. Бухгалтерский контур
Бухгалтерский учет в агентстве вёлся в трех разных базах. Необходимо было перенести данные из трех баз в единую. Из-за большого риска задвоения справочников (одинаковые позиции могли по разному называться в разных база) были запланированы следующие последовательные шаги:
- Обеспечить нормализацию справочников, чтобы не было дублирования.
- Перенести остатки и документы, настроив корректное сопоставление.
- Обновить структуру документов под формат «Комплексной автоматизации».
- Настроить алгоритмы автоматического закрытия месяца и проверок.
Этап 2. Настройка управленческого учета и казначейства
Когда поняли, что бухгалтерский контур готов — начали внедрять комплексную автоматизацию и адаптировали бюджетные формы. Rush работает по проектной модели. Один человек может одновременно участвовать в 5–10 проектах. У сотрудников фиксированная зарплата.
Нельзя просто разделить сумму поровну между проектами: в одном специалист провёл пару часов, в другом — неделю. Если не учитывать это, формы и отчёты становятся бесполезными. Управление финансовыми средствами становится неэффективным.
Мы доработали модуль расчёта зарплаты
Добавили документы с долями участия по каждому направлению. Ввели учет нескольких способов выплат: у одного сотрудника может быть два-три канала перечислений.
Внедрили казначейство и систему заявок на оплату:
- Инициаторы формируют заявки на основе заказов поставщикам.
- Заявки автоматически заполняются по проектам и подразделениям.
- При исполнении заявок данные о платеже автоматически попадают в ПДДС — платежный календарь.
- Бухгалтерия планирует платежи, опираясь на согласованные заявки.
Настроили механизм учета агентских выплат:
При наличии агента в договоре система автоматически начисляет ему вознаграждение по заданной формуле. Начисления происходят в конце месяца — на основе фактических продаж. Данные обрабатываются автоматически, выплаты контролируются через отдельный механизм взаиморасчётов.
Такой подход исключает путаницу и помогает заранее понимать, сколько денег понадобится и когда. Это стало основой для финансового планирования: заявки, выплаты, бюджеты собираются в одном окне. Если сотрудник задействован в нескольких направлениях — система корректно это распределяет. Если в проекте есть несколько юрлиц — данные по ним не смешиваются, вознаграждения рассчитываются точно.
Настроили в системе планирование ДДС и БДР
Это позволило Rush Agency выстроить прозрачную систему бюджетирования: сотрудники планируют и согласовывают бюджет доходов и расходов, а также движение денежных средств в системе. Все данные по плану и факту (например, плановые и скорректированные бюджеты) автоматически собираются и сводятся в отчёты — это помогает руководству контролировать финансовые потоки, видеть отклонения от бюджета и принимать управленческие решения на базе реальных цифр.
Для внесения изменений в утвержденные бюджеты организаций (например, с целью исправления ошибок) можно использовать документ «Корректировка бюджета».
Адаптировали все бюджетные формы под задачи агентства. Список форм внесен в систему и порядок работы с ними подробно описан в регламенте. Чтобы бухгалтерия уверенно работала в новой системе, мы провели обучение. Сотрудники смогут быстро и уверенно вести документооборот.
Результат работы
У клиента появилась удобная кастомная система финансового учета. Данные передаются автоматически и подтягиваются в 1С. Обеспечена прозрачность информации. Можно быстро найти все расходы, заявки, фонд оплаты труда, агентские в одном месте. Rush Agency не теряет время. Видит, где средства, как они тратятся, и что будет через месяц.
Если вы управляете агентством, где в работе десятки проектов и людей — вам нужна не просто бухгалтерия. Важно понимать: кто чем занят, сколько вы тратите на проекты, когда и кому должны заплатить, сколько денег останется в конце месяца.
Без этих данных управлять компанией — как водить машину вслепую. Система «1С:Комплексная автоматизация» и настройка «БИТ.ФИНАНС» дают чёткую картину: по людям, по проектам, по бюджету и платежам. Не в многостраничных Excel, а в одной системе, где всё видно сразу. Это даёт спокойствие, контроль и отсутствие хаоса.
