Объединили финансовый и строительный учёт

Команда WeJET внедрила комплексное решение на базе двух продуктов: БИТ.Финанс для управленческого учёта и казначейства и БИТ.Строительство для отраслевого учёта в строительстве.

БИТ.Финанс: управленческий учёт и казначейство

Команда WeJET настроила БИТ.Финанс для ведения управленческого учёта по БДДС.

На первом этапе использовались три основных аналитических разреза. По мере работы с системой клиент расширял детализацию учёта: добавлял новые индивидуальные аналитики, а также использовал стандартные разрезы — контрагентов, договоры и другие параметры.

В отдельных сценариях количество аналитических разрезов доходило до 12.

Одна из особенностей проекта — необходимость распределять одну финансовую операцию сразу по нескольким аналитикам. Внутри одного документа сумма могла относиться к нескольким проектам, направлениям деятельности или другим разрезам.

Поэтому операции в системе распределялись по нескольким строкам с разными наборами аналитических параметров.

Так клиент получил возможность анализировать одни и те же денежные потоки в разных разрезах без создания отдельных таблиц под каждую задачу.

Автоматизация заявок на расходование средств

Дополнительно к БДДС автоматизировали работу с заявками на расходование денежных средств.

Инициатор создаёт заявку, указывает необходимые параметры и способ оплаты, после чего документ проходит согласование.

Заданные на этапе заявки аналитики затем автоматически используются при отражении расхода — их не нужно каждый раз заносить заново вручную.

Таким образом, аналитика появляется уже на этапе возникновения планируемого расхода и сохраняется при дальнейшем движении данных в системе.

БИТ.Строительство: отраслевой контур учёта

Для строительного направления использовали БИТ.Строительство — отраслевое решение на базе «1С». Оно дополнило БИТ.Финанс инструментами для ведения строительного учёта и работы с отраслевой аналитикой.

В результате два решения сформировали общий контур для финансовых и строительных процессов компании.

Методология внедрения

1. Обследование. Провели ускоренное обследование за две встречи: разобрали финансовые процессы клиента, требования к БДДС и необходимую аналитику.

2. Настройка решений. Настроили финансовый контур на базе БИТ.Финанс и подключили БИТ.Строительство для задач строительного направления.

3. Точечная доработка. Масштабной разработки не потребовалось. Была выполнена небольшая доработка, необходимая для корректной загрузки данных по денежным средствам вместе с нужными аналитиками.

4. Тестовая эксплуатация. Работу проверяли непосредственно в рабочей базе клиента — возможности БИТ.Финанс позволяли вести настройку на отдельных регистрах без создания отдельного тестового контура.

5. Обучение. Финансового директора обучили самостоятельной работе с системой, в том числе добавлению новых аналитик и изменению настроек отчётности.

6. Запуск в промышленную эксплуатацию.

Основная настройка системы заняла около 2,5 месяцев. После этого продолжились выверка данных и тестовая эксплуатация: финансисты проверяли результаты на реальных операциях, а команда WeJET подключалась к возникающим вопросам на регулярных встречах.

Общая работа в рамках проекта продолжалась около года.

Многоуровневая аналитика

По мере развития управленческого учёта клиенту требовалась всё более глубокая детализация денежных потоков.

Одну операцию нужно было анализировать сразу в нескольких разрезах: например, сначала распределить сумму между проектами, затем внутри каждого проекта — между направлениями деятельности, после чего использовать дополнительные аналитические параметры.

В Excel такая структура требовала бы всё более сложной ручной разноски и значительно усложняла поддержку единой модели данных. В БИТ.Финанс аналитические разрезы удалось собрать внутри одной системы.

Разграничение прав доступа при сложной аналитике

Отдельной задачей стало разграничение доступа к финансовым данным. Клиент хотел, чтобы сотрудники видели информацию только в рамках своих зон ответственности — например, определённых ЦФО, подразделений, филиалов или проектов.

Сложность возникла из-за структуры документов: одна операция могла содержать несколько строк с разными аналитическими разрезами. При стандартном ограничении прав на уровне документа возникала ситуация, когда пользователь видел итоговую цифру в отчёте, но не всегда мог открыть документ, если часть содержащихся в нём данных выходила за пределы его зоны ответственности.

В результате клиент отказался от сложной схемы точечного разграничения и выбрал более практичный вариант: полный доступ к финансовым документам сохранили для ограниченного круга пользователей.

Эта ситуация стала одной из важных методологических особенностей проекта: при большом количестве аналитических разрезов модель прав доступа необходимо проектировать вместе со структурой управленческого учёта.

Внутригрупповые операции и границы типовой методологии

В ходе проекта возник запрос на консолидацию операций между компаниями группы непосредственно внутри системы. Для полноценной внутригрупповой консолидации недостаточно учитывать только движение денежных средств — необходимо корректно отражать взаимосвязанные операции и исключать внутригрупповые обороты.

Эта задача выходила за рамки первоначального контура проекта. Команда WeJET не стала создавать обходные механизмы, которые могли бы нарушить корректность управленческого учёта. На этом этапе сохранили первоначальный контур автоматизации, а полноценную внутригрупповую консолидацию в него не включали.

От Excel — к единой системе управленческого учёта

Финансовый и строительный учёт объединены в общем контуре. БИТ.Финанс закрывает задачи управленческого учёта и движения денежных средств, а БИТ.Строительство дополняет систему инструментами для отраслевого учёта.

Данные по компаниям группы и денежным потокам собраны в единой системе. Информация, которая раньше сводилась из разных источников в Excel, теперь может анализироваться в единых аналитических разрезах.

Управленческая отчётность по движению денежных средств формируется в системе. После того как операция распределена по нужным аналитикам, информация сохраняется вместе с историей учёта. Финансистам не нужно каждый отчётный период заново восстанавливать логику предыдущей разноски.

Система поддерживает более глубокую аналитику, чем прежняя модель в Excel. Денежные потоки можно последовательно анализировать по проектам, направлениям деятельности, подразделениям, контрагентам, договорам и другим параметрам без создания отдельных таблиц под каждый разрез.

Сократился объём ручной разноски операций. В заявках на расходование средств аналитические параметры задаются на этапе создания заявки и затем используются при отражении расходов.

Финансовый директор может самостоятельно развивать систему. После обучения со стороны WeJET клиент может добавлять новые аналитики и менять настройки отчётности без постоянного привлечения команды внедрения.

Система сохраняет историю распределения данных. Если операция была распределена по определённым аналитическим разрезам, эта логика остаётся зафиксированной и доступной для последующего анализа.

Общая история сотрудничества WeJET с клиентом насчитывает около двух лет.