Построили каталог недвижимости на базе CRM

Первая сложность возникла с самим каталогом.

Стандартный товарный каталог Битрикс24 не позволял реализовать нужную логику: у товаров нет необходимых для проекта стадий и статусов, возможностей автоматического движения между ними и требуемого разграничения прав доступа.

Поэтому мы построили собственную структуру на базе CRM.

Для недвижимости создали отдельную воронку «Объекты», для работы с покупателями — воронку «Продажи». Объекты получили свои статусы, сделки — свои стадии, а их взаимосвязь организовали с помощью роботов и бизнес-процессов.

При создании новой сделки система копирует нужный объект в воронку продаж, дополняет необходимые поля и формирует взаимную связь «объект — сделка».

Так Битрикс24 стал не только CRM для работы со сделками, но и рабочим каталогом недвижимости.

Разграничили доступ для 80 брокеров из разных агентств

Следующая задача — права доступа.

Брокеры партнёрских агентств должны были работать в одной системе, но видеть только ту недвижимость, которая закреплена за их агентством. При этом один объект мог быть доступен сразу нескольким агентствам.

Стандартных возможностей CRM для такой модели было недостаточно: Битрикс24 не позволял дать нескольким пользователям из разных подразделений необходимые права на один объект.

Мы представили партнёрские агентства в структуре Битрикс24 как подразделения отдела продаж, а брокеров — как пользователей соответствующих подразделений.

Для совместной работы с объектами использовали модуль «Соисполнитель CRM». Система по заданному алгоритму назначает соисполнителями брокеров тех агентств, за которыми закреплена конкретная недвижимость.

В результате каждый брокер получает доступ к нужным объектам и может запустить процесс создания сделки и бронирования.

Разделили подготовку объектов и продажи

Прежде чем квартира становится доступна брокерам, сотрудники «Спитрим» должны подготовить её к продаже: назначить цену, определить агентства и заполнить необходимые данные.

Для этой работы мы создали отдельную воронку «Подготовка», доступную только кураторам «Спитрим».

Когда объект готов, куратор переводит его в статус «В продажу!». Дальше его автоматически подхватывает робот и переносит в воронку «Объекты» со статусом «Свободен». После этого недвижимость становится доступна брокерам уполномоченных агентств.

Таким образом, внутренний процесс подготовки недвижимости отделён от непосредственной работы брокеров.

Автоматизировали работу с объектами и сделками

Для основных операций настроили роботов и бизнес-процессы.

Они связывают объекты со сделками, автоматически вычисляют значения необходимых полей, управляют переходами между стадиями и финализируют успешные и провальные сделки. На стадиях также настроена защита от недопустимых действий пользователей.

Один из важных результатов этой логики — контроль бронирования. Если объект уже забронирован, другой пользователь не может по ошибке забронировать его повторно.

Для процесса продаж недвижимости, в котором одновременно работают десятки брокеров из нескольких компаний, это позволяет убрать один из наиболее рискованных сценариев человеческой ошибки.

Разработали собственную интеграцию с «Инталев»

Финальная продажа фиксируется после поступления денег покупателя. Эта информация хранится в «Инталев: Корпоративный менеджмент».

Но используемая система не поддерживала стандартный модуль интеграции 1С с Битрикс24. Поэтому готового способа связать оплату со сделкой в CRM не было.

Мы реализовали собственный механизм обмена.

Создали отдельную таблицу в базе данных Битрикс24, куда «Инталев» напрямую передаёт информацию об оплатах. Когда сделка доходит до соответствующего этапа, запускается бизнес-процесс, который проверяет наличие платежа и сверяет сумму.

Если оплата найдена и суммы совпадают, сделка автоматически закрывается как успешная, а связанный объект переводится в статус «Продан».

Так из процесса исключили дополнительный ручной перенос информации об оплате между системами.

Перенесли существующие объекты и сделки

Новую систему нужно было запустить без потери истории и текущего состояния продаж.

Данные об объектах и сделках выгрузили из Google-таблиц, предварительно обработали с помощью MS Power Query и импортировали в Битрикс24.

Затем специальный бизнес-процесс создал сделки для уже проданных и находящихся в работе объектов и автоматически довёл их до фактических стадий.

Таким образом, после запуска пользователи продолжили работу уже в новой системе с актуальными данными.

Подключили и обучили 100 пользователей

В Битрикс24 добавили сотрудников «Спитрим» и брокеров партнёрских агентств, распределили пользователей по подразделениям и настроили политики доступа.

После запуска провели групповые и индивидуальные занятия. Базовые инструкции разместили в общем чате, который также стал площадкой для рекомендаций и оперативного решения возникающих вопросов.

Создали единую систему для управления продажами недвижимости

1508 объектов — в единой системе

Работа со сделками первого этапа проекта полностью переведена в Битрикс24. Вместо общей Google-таблицы компания получила централизованную систему, в которой связаны объекты, сделки и действия участников процесса.

Исключили двойное бронирование квартир

Забронированный объект нельзя по ошибке забронировать повторно. Система контролирует статус недвижимости и защищает процесс от конфликтующих действий пользователей.

80 брокеров работают с разграниченными правами

Для партнёрских агентств настроен механизм назначения доступа к объектам и сделкам. Брокеры получают возможность работать с недвижимостью, закреплённой за соответствующими агентствами.

Убрали ручной перенос данных об оплате

Данные об оплате поступают из «Инталев» в Битрикс24. После проверки платежа система автоматически закрывает сделку как успешную и переводит объект в статус «Продан».

Сделали действия пользователей прозрачными

Все действия участников процесса протоколируются. Если что-то пошло не так, сотрудники могут определить точку возникновения ошибки и разобраться в ситуации.

Создали основу для аналитики продаж

Информация о работе с объектами и сделками накапливается в одной системе. Это создаёт базу для анализа не только состоявшихся продаж, но и процессов, которые происходят до заключения сделки.

Создали основу для дальнейшего развития CRM

Первый этап проекта занял два месяца. Но архитектура изначально предусматривает дальнейшее развитие системы.

На втором этапе запланированы визуальная «шахматка» объектов, автоматическая очередь бронирования освободившихся квартир, расширенная аналитика, более детальное разграничение прав, перевод каталога на смарт-процессы, групповая обработка объектов и сделок, алгоритмическое управление ценами и использование мобильной CRM.

В результате первого этапа «Спитрим» получил не просто настроенный Битрикс24, а основу специализированной системы продаж недвижимости: с каталогом из 1500+ объектов, работой нескольких партнёрских агентств, автоматизацией бронирования и связью CRM с финансовым контуром.