Решение

На старте работы мы учитывали длительность жизненного цикла сделок компании и их вариативность. Аналитики со стороны заказчика помогли составить схемы бизнес-процессов. С учетом не привязанных к сделкам процессов, их получилось не менее 92 (!).

После глубокого погружения в проблему решили сделать кастомную реализацию раздела со сделками. Разбили все из них на несколько очевидных логических этапов, чтобы вести каждый в отдельной воронке:

• Анализ возможностей
• Аккредитация (период до участия в тендере)
• Тендер
• Исполнение обязательств.

Для удобной навигации и наблюдения за изменением показателей в начале работы с клиентом в отдельной воронке создаётся Основная Сделка. Затем в неё транслируются ключевые показатели из дочерних.

Каждый из этапов работы по проекту имеет свои стадии. Успешное завершение этапа порождает дочернюю сделку на следующем этапе. Она заполняется в следующей воронке. Все сделки в «дереве» имеют ссылки друг на друга, благодаря чему гораздо проще изучать дополнительную информацию.

Основная сделка движется по стадиям по мере продвижения дочерних. Наглядно виден единый таймлайн, обеспечена связь по задачам внутри многолетнего проекта.

В системе хранится чувствительная для бизнеса информация, поэтому на каждой стадии сделок разместили роботов, обеспечивающих защиту от недозволенных действий. Назначили политику доступа к CRM и другим разделам Bitrix24.

Мы дополнили сделки кастомными полями, нужными для линейной работы, и служебными полями. Значения части полей вычисляются автоматически. Обеспечена поддержка алгоритма работы по финализации связанных сделок, включая провальные.

Изменился общий вид представления сделок. Он динамический. Каждое рабочее место настроено под сотрудника, реализованы кастомные виджеты с аналитическими дашбордами.

В ходе работы с системой наша команда решала проблему с коннекторами к корпоративным приложениям, с которыми важно обмениваться данными. Было важно увязать много интеграций, чтобы ни одна не выключала другие.

Решили написать кастомные коннекторы к Navision, 1С:ЗУП, Directum и Power BI. Обеспечили связь Bitrix24 со всеми системами, с которыми нужна интеграция. В качестве мастер системы (где данные вводятся и хранятся) выбрали Navision. Интеграция с Navision стала особым вызовом, расскажем о ней подробнее.

Преодоление ограничений Битрикс24 при взаимодействии с Navision

Изначально сделки в Bitrix24 использовались Миррико для долгосрочного планирования. На ранних этапах товарная таблица сделки заполнялась не конкретными товарными позициями, а товарными группами из отдельного справочника Navision. Они имели определённую иерархию. Эти группы на поздних этапах заменялись на конкретные товары.

В товарную таблицу сделки нельзя было поместить ничего, кроме товара.

Как мы решили эту проблему? Теперь иерархический справочник товарных групп импортируется в B24 и перерабатывается в раздел каталога товаров. Каждая группа представлена как товар, который можно вставить в таблицу сделки. Цены вычисляются на основании статистических данных о ценах на «настоящие» товары в составе группы.

Можно в нужный момент заменить абстрактную товарную позицию на конкретную. В результате фактические показатели продаж будут правильно соотноситься с плановыми.

Результаты внедрения системы

Вся работа по ведению сделок в Миррико организована в Bitrix24. Сотрудники импортированы в систему из Active Directory и распределены по подразделениям.

Любые действия участников процесса протоколируются. Сотрудники видят, что происходит, и могут вовремя среагировать на события. Возникающие вопросы быстрее решаются в чатах. Если что-то пошло не так, можно найти точку ошибки и исправить ее. Исключён ручной перенос данных в цепочках информации.

Головные сделки и связанные с ними дочерние сделки синхронизируются. Главные сделки служат дашбордами, отражающими общий таймлайн и ключевые процессы. На каждом этапе действует алгоритм работы со сделкой. Система учитывает, что не все договоренности проходят по тендеру. Обеспечена вариативность форматов.

Для создания вспомогательных сущностей используются смарт-процессы. Реализованы умные сценарии, которые обеспечивают групповую обработку объектов и сделок без перемещения на служебные стадии.

Использование переливных воронок позволило нам автоматизировать актуализацию товарного наполнения между этапами. Отмечается статус: не взято в работу, в работе, исполнено, проиграно/отменено. Такой подход позволит не упускать возможности для повторной попытки продажи товара, участвовавшего в отменённом тендере. Его можно будет разместить в следующем тендере.

Доработанная система помогает работе руководителей. Например, есть функция Красный монитор. Это кастомный раздел, отображающий для руководителя подразделения сделки, требующие его особого внимания. Также обеспечили возможность создавать удобные отчёты Power BI с размещением в Bitrix24. Руководство холдинга будет уделять больше внимания приоритетным направлениям работы.

Мы продолжаем развивать систему. Реализуем права доступа в раздел CRM на уровне полей. Дорабатываем дерево сделок, чтобы улучшить визуальное отображение взаимосвязей между сделками. В ближайшее время планируется рефакторинг жизненного цикла Сделки (всё от обобщенного планирования до аккредитации к тендерам и исполнения обязательств). То, что непосредственно приносит деньги, останется в разделе Сделки. Все вспомогательные процессы переедут на смарт-процессы.

Также продолжим усовершенствовать рабочие столы для сотрудников холдинга. Они станут еще удобнее в управлении.