Бюджетирование и казначейство для «Транспортных Технологий»

Как мы внедрили Бит.Финанс и автоматизировали финансовые процессы компании

Сайт: tehtrans.com

О клиенте Транспортные Технологии

Компания «Транспортные Технологии» работает на рынке услуг по перевозке грузов железнодорожным транспортом с 2015 года. Предприятие предоставляет комплекс услуг по транспортировке широкой номенклатуры грузов.

В компании действует большой штат сотрудников с многолетним опытом поиска оптимальных методов решения транспортно-логистических задач. Это обеспечивает высокий уровень сервиса. За короткий срок компания сформировала грузовую базу, достигнув среднемесячного объёма перевозок свыше 400 тысяч тонн. Предприятие стабильно увеличивает присутствие на транспортном рынке, как в сегменте перевозок нефтеналивных, так и универсальных грузов.

Задача

C чем пришел клиент

У клиента уже была попытка внедрить у себя продукт Бит.Финанс на платформе 1С. Сначала инхаус-команда хотела закрыть задачу своими силами. По итогу проделанной работы специалисты остались недовольны результатом: не все было реализовано корректно, не использовался на всю мощь функционал, заложенный в продукте.

Бизнесу было очевидно, что внедрять решение, подобное Бит.Финанс критически необходимо, причем, в сжатые сроки. Каждый день сотрудники компании работают с большим объемом платежных документов — около 300-500. С брендом сотрудничает не менее 200 поставщиков и порядка 70 перевозчиков.

За сутки система клиента должна проводить 100-150 платежей. Корректно планировать расходы бизнеса, учитывая поступления по контрагентам, поможет вовремя получаемая оперативная информация. Руками такое планировать проблемно, да и расчеты получаются недостаточно точными.

В компании трудится не менее 10 финансовых специалистов, работу которых нужно упростить, облегчить и сделать эффективнее с помощью технологий. Иначе они продолжат вести задачи в объемных таблицах Excel, что больше не удовлетворяет ни команду, ни клиента. Вести контроль средств в подобных средах тяжело и тратит много времени.

WeJET часто внедряет данный продукт в крупных компаниях, поэтому обычно мы иначе видим процесс запуска и настройки решения, чем инхаус-команды заказчиков. Предложили клиенту адаптировать продукт под его актуальные запросы и стартовали.

Согласованиефинансовых процессов компании

Задачи по проекту

Автоматизация бюджетирования и финансового контроля

Нам предстояло внедрить Бит.Финанс, настроить систему под бизнес-процессы компании и обеспечить быстрый запуск проекта с использованием штатного функционала. Особое внимание уделялось автоматизации казначейства, бюджетирования и контролю движения денежных средств.

Заказчик поставил следующие задачи:

запустить Бит.Финанс в максимально сжатые сроки без доработки типового функционала;
автоматизировать работу блока «Казначейство» и настроить процессы согласования заявок на оплату;
настроить финансовые отчеты и обеспечить удобную аналитику для руководства;
организовать контроль движения денежных средств и прозрачное согласование платежей;
настроить ввод плановых бюджетов и автоматизировать сбор план-факт данных;
реализовать контроль лимитов по бюджетам;
обеспечить прогнозирование денежных потоков для предотвращения кассовых разрывов.

Решение

Адаптация Бит.Финанс под бизнес-процессы компании

Мы разобрались, какие потребности новое решение должно закрыть для руководства и сотрудников компании, и учли их при внедрении продукта Бит.Финанс.

Актуализировали все справочники. Привели в порядок структуру ЦФО (Центр Финансовой Ответственности). Были актуализированы и настроены статьи ДДС. Мы настроили соответствие статей бухгалтерского учета (РСБУ) и статей бюджетирования. Произвели настройку алгоритма согласования заявок на оплату (от 7-8 маршрутов согласования).

Команда настроила согласование реестра платежей, форм ввода плановых бюджетов, а также согласование бюджетной формы по форме заказчика. Кстати, мы повторили привычную клиенту форму в новой системе, чтобы команде было привычнее работать.

Ранее многие подразделения клиента работали в Excel — планировали бюджеты, поступления и расходы в разрезе дня. Период планирования в компании составляет день. Учитывая эти данные, мы разработали загрузочные формы. В шаблоны в программе удобно заносить данные по бюджетам.

Также мы записали инструкции по всем ролям: казначей, финансист, бухгалтер, специалист ЦФО. Решили провести обучение специалистов компании работе с новой системой. Для удобства команды настроили под каждую роль рабочие места, упрощающие часть рутинных задач, и отчеты (платежный календарь, план-факт по заявкам, план-факт по бюджету). Пусть работа финансового отдела и не станет легче, но поменяется и ускорится.

На примере ноября 2024 наша команда сделала выверку сбора фактических данных по движению денег за месяц. Протестировали систему на реальных, а не вымышленных данных, и убедились, что процессы реализованы корректно, все цифры сошлись.

Сделали доработку отчета, позволяющего в разрезе банковских счетов собирать плановые платежи, которые должны проходить по контрагентам в конкретную дату. В отдельной колонке будут указаны пришедшие поступления. Можно онлайн отследить график платежей, например, могут ли сотрудники что-то ещё оплатить благодаря полученным финансовым средствам. Выстроенная цепочка позволит команде избегать кассовых разрывов.

Похожая задача стоит и перед вашей компанией?

Расскажите о проекте — предложим решение, опираясь на наш опыт и реализованные кейсы

Единая система управленияплатежами и бюджетами

Результат

Единая система управления финансами и бюджетированием

Запуск системы

Система запущена в минимальные сроки, как просил заказчик. На время до запуска ушло не более 3 недель. Клиент и его команда активно использует Бит.Финанс: отрабатывает заявки, согласовывает документы, проводит оплаты через систему, собирает аналитику.

Централизация финансовых процессов

В компании произошла централизация управления денежными средствами. Все, что касается финансов, собрано воедино, а процессы бюджетирования автоматизированы. Руководству проще принимать управленческие решения.

Контроль бюджета и денежных потоков

Благодаря внедрению блока Казначейство и бюджетирования сотрудникам удобно быстро посмотреть ДДС и понять движение денег в общей структуре.

Финансисты вносят плановые данные в бюджетирование. Продукт позволяет выстраивать одинаковую структуру по деньгам: план, факт, отклонение от плана. Мы настроили формы ввода бюджетов, сбор информации в системе и процессы так, чтобы данные обрабатывались целиком и без сбоев.

Решение позволяет избегать кассовых разрывов и снижать финансовые риски. Система обеспечивает надежный контроль расхода денег: сотрудникам ясно, сколько гарантированно можно заплатить посредникам в определенный период времени. Контроль исполнения бюджета повысился до 100%, все цифры детализированы до мелочей.

Повышение эффективности работы

Время согласования заявок на оплату сократилось до одного дня. Cистема сводит воедино данные по заявкам на оплату, и сотрудники могут прозрачно управлять каждой из них.

Еще одним преимуществом стало то, что теперь сотрудники клиента смогут легче готовиться к планеркам и обсуждению результатов работы с коллегами. Бит.Финанс поможет им быстрее выгружать огромные отчеты, качественно готовиться к рабочим встречам и планированию задач. Продукт позволяет уменьшить бумажный документооборот.

Развитие проекта

Следующим этапом станет интеграция Бит.Финанс с корпоративной информационной системой заказчика для автоматического создания заявок на оплату, внедрения БДР и формирования управленческого баланса.